5.4.5. Примеры реализации бизнес-процессов

Функциональность модуля позволяет выполнять следующие бизнес-процессы формирования бюджета:

• планирование (составление бюджета) и моделирование различных его показателей;

• согласование и утверждение бюджета;

• формирование фактических показателей бюджета;

• проведение корректировок бюджета;

• анализ исполнения бюджета.

Рассмотрим, как формируется информационное обеспечение для вышеперечисленных бизнес-процессов.

Планирование бюджета. Плановые данные по различным статьям бюджета могут формироваться на основе следующих видов информации:

• статистических и экспертных данных (это данные прошлых периодов, информация, содержащаяся вне системы "Галактика", экспертные оценки, специальные статистические исследования и пр., ввод этих данных осуществляется вручную);

• данных прошлого периода с поправкой на динамику внешнего фактора, влияющего на данную статью бюджета (примерами внешних факторов являются индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы сезонных колебаний цен и спроса и др.; модуль позволяет привязывать внешний фактор к периоду и статье, на которую он влияет; предусмотрено задание различных вариантов динамики внешних факторов);

• плановых данных модуля "Управление договорами" (например, на основании календарных планов отгрузок и платежей по заключенным договорам);

• выполнения расчетов (по отдельным статьям предусмотрена возможность рассчитать плановые показатели по другим показателям бюджета, в основном, это касается статей бюджета денежных средств).

Согласование и утверждение бюджета. Этот этап представляет собой итерационную (циклическую) процедуру. Последовательность процессов одного цикла можно представить следующим образом:

• формирование бюджетов в подразделениях;

• агрегирование этих бюджетов в аппарате управления;

• получение критических показателей бюджета движения денежных средств и принятие решения об их корректировке (например, для сокращения расходов в бюджетах подразделений);

• исправление некоторых показателей бюджета;

• передача скорректированного варианта бюджета в подразделения;

• корректировка данных бюджетов в подразделениях с тем, чтобы они удовлетворяли цифрам, сформированным в аппарате управления;

• утверждение определенного варианта бюджета, полученного в результате описанных итераций.

Система позволяет хранить и сравнивать различные варианты бюджета (например, варианты, сформированные "внизу"), сопоставлять с вариантами, скорректированными "сверху".

Формирование фактических показателей бюджета. Источники формирования фактических данных бюджетов следующие:

• данные, формируемые на бумажных носителях в неавтоматизированных подразделениях (эти данные вводятся в модуль вручную);

• бухгалтерская информация системы "Галактика" (эти данные рассчитываются с помощью алгоритмов обработки бухгалтерской ин-формации с использованием языка PAT-форм);

• оперативные данные системы "Галактика", в основном, это информация из модуля "Управление договорами" (предусмотрена возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета);

Корректировка бюджета. Корректировка бюджетов производится на основе предварительных плановых данных о наличии материальных и финансовых ресурсов в плановом периоде. Источником этой информации служит объединение потоков планового потребления ресурсов по хозяйственным операциям в плановых периодах.

Процесс корректировки заключается в последовательной доработке составных элементов плана таким образом, чтобы запланированное потребление материальных, трудовых и финансовых ресурсов соответствовало их образованию. В результате должен получаться бюджет, удовлетворяющий предъявляемым руководством требованиям с учетом существующих ограничений. Получаемые в процессе корректировки варианты бюджета могут быть сохранены для целей сравнения и анализа.

Анализ исполнения бюджета. Для проведения анализа исполнения бюджета предусмотрена возможность сравнения плановых и фактических данных. Для этого выполняется расчет процентного отклонения плановых и фактических данных по статьям.

Рассмотрим несколько типичных бизнес-процессов в рамках описанной ранее системы бюджетов:

1. Формирование плановых показателей в Плане сбыта и Бюджете доходов на основе договоров на поставку готовой продукции.

2. Формирование фактических данных о доходах на основе платежных документов за поставленную продукцию.

3. Сравнение плановых и фактических доходов.

Формирование плановых показателей доходов. Формирование плановых показателей в Плане сбыта и Бюджете доходов осуществляется на основании договоров на поставку готовой продукции. Эти договоры регистрируются в модуле "Управление договорами". Перенос данных на статьи бюджета осуществляется с помощью специально настроенной ТФО, которая создается в модуле "ХозОперации". При привязке этой ТФО к договору формируется финансовая операция, регистрирующая перенос суммы договора на статью бюджета. Затем с помощью функции формирования показателей бюджета по финансовым операциям указанная сумма поступает на заданную статью в текущем периоде планирования.

Формирование фактических показателей доходов. Рассмотрим, как организовать автоматизированное поступление фактических данных на статьи бюджета, плановые значения которого формировались на основании договоров. Предполагается использование следующей упрощенной схемы обработки документов:

Договор – Документ-основание на продажу (ДО) – Входящее платежное поручение – Накладная на отпуск.

Сумму входящего платежного поручения предполагается разносить по статьям бюджета в соответствии со спецификацией накладной, привязанной к этому платежному поручению. Последовательность выполнения бизнес-процесса следующая:

1. Вначале в модуле "ХозОперации" создается ТФО Доходы от реализации готовой продукции, факт для формирования операций в Книге фактических финансовых операций по входящему платежному поручению.

2. Для формирования ДО на основе договора необходимо в модуле "Управление договорами" или "Управление сбытом" создать ДО на продажу и в окне расширенной информации выбрать указанный договор. При этом спецификация договора, содержащая перечень реализуемой продукции, переносится в спецификацию ДО.

3. В модуле "ФРО" по ДО формируется оплаченное входящее платежное поручение.

4. В модуле "Управление сбытом" по ДО формируется накладная на отпуск, при этом спецификация ДО переносится в накладную.

5. выполняется распределение платежа по позициям спецификации накладной.

6. Разноска входящего платежного поручения по финансовым операциям выполняется модуле "ХозОперации", где настроенная ТФО связывается с входящим платежным поручением. При этом в Книге фактических финансовых операций формируются операции по одной на каждую позицию спецификации накладной, привязанной входящему платежному поручению. При правильной настройке в окне редактирования финансовой операции во вкладке Аналитика операции значения аналитики по операции и по статье должны совпадать.

7. Формирование фактических показателей на основе созданных финансовых операций выполняется в модуле "Управление бюджетом" с помощью функции Операции / Расчет показателей бюджета.

Сравнение плановых и фактических показателей доходов. Сравнение плановых и фактических данных бюджета осуществляется путем расчета процентов выполнения плана. Одна из задач анализа исполнения бюджета — определить значение аналитики статьи, при котором наблюдается наибольшее отклонение плановых и фактических данных. Бизнес-процесс проходит в следующей последовательности:

1. С использованием типовой формы План сбыта и Бюджет доходов загрузить Умеренный вариант планового бюджета для заданного центра ответственности и периода планирования.

2. Включить режим сравнения бюджетов путем нажатия кнопки Панель управления и в открывшемся диалоге Панель управления перейти во вкладку Сравнение. Установить флажок Режим сравнения включен и включить появившуюся кнопку-опцию Результат сравнения (например, %(Кол1/Кол2)). С помощью кнопки Выход возвратиться в окно Редактируем бюджет.

3. Во вкладке Сравнить с включить кнопку-опцию Факт. Загрузить Умеренный вариант фактического бюджета. При этом для каждого периода планирования отображается значение плана, факта и процента плана по отношению к факту.

4. Проанализировав полученную информацию визуально или с помощью отчета, можно определить ту материальную ценность, для которой наблюдается наибольшее отклонение фактических доходов от плановых.

Принципиальная схема работы модуля приведена в приложении 1.