Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов

Лекция 2

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу.

В организациях заявления пишутся по кадровым вопросам: прием, увольнение, отпуск, материальная помощь, перемена фамилии и др.

Заявление адресуется руководителю организации.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, личная подпись.

Текст заявления начинается с изложения существа вопроса: прошу перевести, уволить и т.д. Затем излагаются детали.

Заявление может иметь приложения: подлинники или копии документов об образовании, автобиографию и др.

Заявление подписывается составителем. Датой заявления является дата его составления и подписания.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта. Если документ поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, приказа), то он называется пояснительная записка.

Объяснительная записка составляется, как правило, по указанию вышестоящего должностного лица. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит изложение факта, события, послуживших основание для составления объяснительной записки, вторая – причины, объясняющие эти факты, события.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка служит средством информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст внешней докладной записки состоит, как правило, из трех частей. В вводной содержится аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. В аналитической – анализ ситуации, в заключительной формируются выводы, предложения, рекомендации. Аналитическая часть может отсутствовать.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Внутренняя докладная записка составляется по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и адресуется вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст внутренней записки строится аналогично внешней: вводная, аналитическая и заключительная части.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий представление о назначении, перемещении и поощрении сотрудника.

Представление составляется руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст представления обязательно должен содержать Ф. И. О., дату рождения, образование, занимаемую должность с наименованием структурного подразделения, стаж работы представляемого лица, оценку его служебной деятельности, профессионального уровня, деловых и моральных качеств, мотивы назначения, перемещения или поощрения, а также должность и структурное подразделение на которую предполагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход заседаний и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: собрания акционеров, заседания органов законодательной и исполнительной власти, разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем коллегиального органа по должности.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограмм или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (повестки дня, списков членов коллегиальных органов, список приглашенных, текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений).

Составленный черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Расшифрованная стенограмма оформляется и прилагается к протоколу.

По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков и выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, место составления, дата и номер, заголовок к тексту, текст, подписи. В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний оформление протокола начинается с наименования структурного подразделения.

Заголовок к тексту протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания и согласуется с названием коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола строго формализована и оформляется одинаково в полной и в краткой форме. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии и общее количество присутствующих и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности (инициалы следуют за фамилией). Если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка «список участников прилагается».

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «приглашенные». Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т. е. в них входит полное или сокращенное наименования предприятия или организации по алфавиту фамилии.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». После записи вопроса указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «разное» в повестку дня включать не рекомендуются. В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов, оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания. Тогда в текст протокола она не включается, а перед основной частью делается пометка «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Раздел «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки в родительном падеже оформляются фамилии и инициалы докладчика (кого?) ставится тире, после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Допускается после указания темы выступления в скобках делать пометку «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в полных протоколах указываются фамилии и инициалы и, при необходимости, должности выступивших при обсуждении вопросов и их выступления, включая вопросы к докладчику. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших при обсуждении вопросов.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Слово «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» оформляется от границы левого поля прописными буквами с красной строки. Постановление или решение формулируются кратко, точно, лаконично. Указывается количество голосов поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также лица, не участвовавшие в голосовании.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указываются также количество и процент голосующих акций.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Первый экземпляр (беловик) отредактированного и сверенного протокола подписывается председателем и секретарем заседания. Некоторые разновидности протоколов визируются выступавшими и подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящего органа. Утверждение оформляется грифом. Датой протокола является дата заседания.