Загальні відомості

База даних – це організована структура, яка призначена для зберігання інформації. Системи управління базами даних (СУБД) – це комплекс програмних засобів, які використовуються для створення нової структури бази даних, наповнення її змістом, редагування і візуалізація інформації. Візуалізація інформації передбачає відбір даних у відповідності з заданим критерієм, їх впорядкування, оформлення і передача на будь-який носій або на друк.

Для бази даних характерним є наявність джерела інформації, до якого є доступ і яким можна управляти із OpenOffice.Org. Джерелом даних може бути база даних, електронна таблиця або текстовий документ.

В базі даних можна створювати і редагувати таблиці, форми, запити, звіти, зв’язки між таблицями і використовувати наступні формати бази даних: dBase, Microsoft Access, MySQL, Oracle, а також деякі сумісні з нею бази даних.

Після входу до OpenOffice.org Base відкривається вікно МАСТЕР БАЗ ДАННЫХ (рис.1).

Вибрати пункт СОЗДАТЬ НОВУЮ БАЗУ ДАННЫХ, натиснути на кнопку ДАЛЕЕ і вибрати варіант реєстрації бази данних і місце її збереження (рис. 2). Файл з базою даних має розширення old.

Після натиску на кнопку ГОТОВО можна переходити до створення таблиць бази данних в режимі дизайну (рис. 3), що дозволяє створювати свої поля і задавати їм характеристики.

Рисунок 1 – Вікно для створення баз даних

Рисунок 2 – Вікно для реєстрації бази данних

Після цього відкривається вікно (рис. 3) з чотирма основними кнопками: таблиці, запити, форми, звіти.

Рисунок 3 – Головне вікно бази

Таблиця – це об’єкт, який призначено для зберігання даних в рядках і колонках.

Запит – об’єкт, який призначено для вибірки із однієї або декількох зв’язаних таблиць конкретної інформації.

Форма – об’єкт, який призначено для введення, редагування і перегляду табличних даних в зручному вигляді. В формі можна розташовувати елементи управління, що застосовуються для введення, зображення і зміни даних в полях таблиці.

Звіт – це об’єкт бази даних OpenOffice.Org ВАSE, призначений для виведення на носій або друк даних.

Таблиці створюють основу бази даних і зберігають записи. В таблиці присутні назва поля, тип поля і опис(не обов’язковий). Складовою таблиці є поля. Поле – елемент таблиці, який має дані визначеного типу –чисельного, текстового, тощо. Для представлення поля використовуються колонка або комірка, в такому випадку ім’я поля являється заголовком колонки таблиці.

Для створення таблиць бази даних в OpenOffice.Org ВАSE існує декілька способів (рис. 3):

розробити таблицю в режимі дизайну (вся робота по визначенню структури таблиці і її створення лягає на плечі розробника бази даних);

використання для створення майстра для створення таблиці (дозволяє частково автоматизувати процес):

створити представлення.

При створенні таблиці в режимі дизайну після натиску на значок таблиці і вибору режиму СОЗДАТЬ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ ДИЗАЙНА відкривається вікно конструктора таблиць (рис. 4), в яке необхідно занести назви і типи полів. Тип поля встановлюється за допомогою спадаючого списку, із якого вибирається потрібний тип (рис. 5,а) і у формі задаються властивості полів у відповідних вікнах. Можна також зробити коментарі в пункті ОПИСАНИЕ.

Рисунок 4 – Таблиця для заповнення бази даних

Зберегти таблицю, задавши ключове слово (ключ). Для цього натиснути правою кнопкою миші зліва від назви поля, в контекстному меню вибрати команду ПЕРВИЧНЫЙ КЛЮЧ, з’явиться зображення ключа. У верхній частині вікна натиснути кнопку або звернутися до меню ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ. Назва таблиці, яка була збережена, з’явиться у головному меню бази (рис. 3) в розділі ТАБЛИЦА. Для заповнення таблиці використовується контекстне меню при натисканні правою клавішею миші по її назві виборі пункту ОТКРЫТЬ (рис. 6).

а)

б)

Рисунок 5 – Вибір типу поля і його властивостей

Рисунок 6 – Контекстне меню для заповнення таблиці бази даних

Якщо створено декілька таблиць бази даних, то між ними можна встановити зв’язки. Для цього треба звернутися до меню СЕРСИС/СВЯЗИ. У вікні, що відкриється, вибрати ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦЫ, використавши меню ВСТАВКА або піктограму , послідовно додавши ті, для яких створюються зв’язки. Потім натиснути кнопку СОЗДАТЬ СВЯЗИ або скористатися меню ВСТАКА/СОЗДАТЬ СВЯЗИ, вибрати відповідні поля і пункти ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ і КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ, після чого натиснути на кнопку СОЗДАТЬ. За умовчанням встановлюється тип зв’язку один до одного. Встановлені зв’язки відображаються графічно.

OpenOffice.Org ВАSE підтримує чотири типи відносин (зв’язків) між таблицями:

один до одного, коли кожен запис в одній таблиці відповідає тільки одному запису в іншій таблиці;

один до багатьох, коли кожен запис в одній таблиці відповідає багатьом записам в таблиці;

багато до одного аналогічно запису один до багатьох;

багато до багатьох, коли один запис із першої таблиці може бути зв’язаний більш ніж з одним записом із другої таблиці або один запис із другої таблиці може бути зв’язаним більш ніж з одним записом із першої таблиці.

Для редагування зв’язків можна двічі натиснути на лінію зв’язку, видалення зв’язків можна виконати за допомогою правої клавіші.

В деяких випадках зручніше вводити дані не в таблицю, а у форму, в який кожен запис можна представити в окремому вікні.

Форма є зовнішнім інтерфейсом для введення і редагування даних. Замість списку записів на формі можуть бути розташовані додаткові списку вибору, текстові, графічні поля і інші елементи.

Для створення форми необхідно перейти в розділ ТАБЛИЦА на панелі бази даних, потім використати праву кнопку миші на назві потрібної таблиці і вибрати пункт МАСТЕР ФОРМ (рис. 7). Можна також звернутися на панелі бази даних до розділу ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАТЬ МАСТЕР ДЛЯ СОЗДАНИЯ ФОРМЫ.

Рисунок 7 – Вікно для виклику майстра форм

У вікні, що з’явиться (рис. 8), заповнити відповідні поля, виконати всі кроки майстра форм, задати ім’я створеній формі, відредагувати її.

Рисунок 8 – Діалогове вікно для роботи з майстром форм

Для створення форм в OpenOffice.Org ВАSE використовуються елементи управління (рис. 9,а), які можна викликати в меню ВИД/ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ/ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ (рис.9, б).

а)

б)

Рисунок 9 – Елементи управління

Для одержання даних із специфічною інформацією (сортування, фільтр, тощо) в базі даних можна звернутися до МАСТЕРА ЗАПРОСОВ (рис. 11,а), заповнити відповідні поля, виконати всі кроки майстра запитів, створивши нову таблицю в базі даних у відповідності з порядком сортування (рис. 11, б) або умовами пошуку (рис. 11, в).

а)

б)

в)

Рисунок 11 – Діалогове вікно для роботи з МАСТЕРОМ ЗАПРОСОВ

Для збереження або для друку створених таблиць і запитів у базі даних можна використовувати режим ОТЧЕТЫ. Звіти створюються на основі таблиць або запитів, вони схожі на запити і можуть мати всі поля таблиць або запитів, або мати тільки вибрані групи полів. Звіти можуть бути статичними, тобто такими, які мають дані, що існують на момент їх створення, або динамічними, в яких представлені останні дані.

Для створення звітів використовується МАСТЕР СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ (рис. 12).

Рисунок 12 – Вікно для створення звітів

Приклад

Створити базу даних про студентів «Облік успішності студентів», в якій повинні бути таблиці, зв’язки між таблицями, форми, запити, звіти.

Порядок виконання

1 Ввести в базу даних таблиці з назвами: СТУДЕНТИ (рис. 13 а, б) , ВИКЛАДАЧІ (рис. 13, в,г), ПОСАДА, ПРЕДМЕТИ, УСПІШНІСТЬ (рис. 13, д-ж).

1.1 Створити таблиці в режимі дизайну, для чого натиснути на значок таблиці і вибрати режим СОЗДАТЬ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ ДИЗАЙНА, відкривається вікно конструктора таблиць (рис. 13).

Заповнити для кожної таблиці назви, типи, властивості полів, вибрати ключ для збереження таблиць.

1.2 Заповнити змістом кожну таблицю, для чого використати контекстне меню (рис. 6) і вибрати пункт ОТКРЫТЬ.

1. Використати меню ВСТАВКА/СОЗДАТЬ СВЯЗИ (піктограма СОЗДАТЬ СВЯЗИ ).

2.3 Вибрати відповідні поля і пункти ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ і КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ/ СОЗДАТЬ.

2.4 Створити зв’язок типу один до одного між таблицями ВИКАЛАДАЧІ і ПОСАДА (рис. 14).

а)

б)

в)

г)

д) е)

ж)

Рисунок 13 – Таблиці для бази даних «Облік успішності студентів»

2.5 Звернутися до меню СЕРСИС/СВЯЗИ. У вікні, що відкриється, вибрати ВСТАВКА/ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦЫ (піктограма ). послідовно додавши таблиці ВИКАЛАДАЧІ і ПОСАДА.

2.6 Використати меню ВСТАВКА/СОЗДАТЬ СВЯЗИ (піктограма СОЗДАТЬ СВЯЗИ ).

2.7 Вибрати відповідні поля і пункти ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ і КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ/ СОЗДАТЬ.

Рисунок 14 – Зв’язок між таблицями

3 Створити форму для заповнення за допомогою майстра форм бази даних «Облік успішності студентів» (рис. 15).

3.1 Вибрати із списку ТАБЛИЦА пункт Студенти і вибрати меню МАСТЕР ФОРМ.

3.2 Перемістити із вікна СУЩЕСТВУЮЩИЕ ПОЛЯ поля у вікно ПОЛЯ В ФОРМЕ (рис. 15,а), для чого скористатися значенням кнопки (рис. 15,б). Натиснути кнопку ДАЛЬШЕ.

а)

Кнопка	Призначення
	Вибір поля для таблиці
	Вибір всіх полів для таблиці
	Відміна вибору поля
	Відміна вибору всіх полів
	Переміщення виділеного поля вверх або вниз по списку

б)

Рисунок 15 – Вибір полів для форми

3.3 Перейти до кроку майстра форм РАСПОЛОЖИТЬ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ (рис. 16) і вибрати відповідну схему розташування. Якщо необхідно, перейти до кроку ПРИМЕНИТЬ СТИЛИ.

3.4 Задати ім’я створеній формі і натиснути кнопку ГОТОВО (рис.17).

Рисунок 16 – Крок майстра форм РАСПОЛОЖИТЬ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Рисунок 17 –Форма для бази даних «Облік успішності студентів»

3.5 Модифікувати вигляд форми для більшої зручності про роботі з нею.

3.5.1 Зробити меншими поля і перемістити їх, розташувати в три колонки, в першому рядку першої колонки – ID; в другій колонці розташувати вікна з прізвищем, ім’ям, датою народження, статтю, в третій – номер групи і номер залікової книжки. Для цього в ФОРМЕ в списку ТАБЛИЦА/ СТУДЕНТИ натиснути праву клавішу миші і вибрати ИЗМЕНИТЬ і на створеній формі клацнути на ім’я поля переміщувати елементи і змінювати їх вигляд.

3.5.2 Створити перемикач для визначення статі студента. Для цього на панелі елементів управління вибрати елемент ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ і інструмент ГРУППА (рис.18)

Рисунок 18 – Додаткові елементи для модифікації форми

3.5.3 Визначити місце розташування на формі групи і за допомогою майстра групового блоку (рис. 19) у вікні діалогу ввести значення «ч» і «ж». Натиснути кнопку ДАЛЕЕ і ввести в поля необхідні дані для групи. Змінити підпис поля група.

Рисунок 19 – Майстер групового діалогу

3.5.4 Змінити колір фону форми і додати графічний об’єкт. Використати контекстне меню і вибрати СТРАНИЦА/ФОН/ЦВЕТ, а також СТРАНИЦА/ФОН/ГРАФИЧЕСКИЙ ОБЪЕКТ.

4 Створити за допомогою майстра запитів запит для створення списку СТУДЕНТИ. (рис. 23).

4.1 Відкрити майстер запитів у головному вікні бази даних (рис. 3), для чого двічі натиснути на значок ИСПОЛЬЗОВАТЬ МАСТЕР ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЗАПРОСА.

4.2 На першому кроці мвйстра запитів необхідно вибрати поля із таблиці СТУДЕНТИ (рис. 20) і перемістити їх за допомогою конопки у ПОЛЯ ЗАПРОСОВ. Натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

4.3 Виконати сортування на другому кроці майстра запитів (рис. 21) по прізвищу, іменам, номеру групи, номеру залікової книжки. Натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

4.4 Вибрати умови пошуку (рис. 22) за номером групи і номером залікової книжки. Натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

Рисунок 20 – Перший крок майстра запитів

Рисунок 21 – Сортування даних таблиці СТУДЕНТИ

Рисунок 22 –Умови пошуку даних таблиці СТУДЕНТИ

4.5 Перейти до кроку майстра запитів ОБЗОР, надати ім’я запиту і зробити вибір дії після створення запросу, вибравши пункт ИЗМЕНИТЬ ЗАПРОС. Натиснути кнопку ГОТОВО.

4.6 Встановити ИЗМЕНЕНИЕ ЗАПРОСА. Для чого зв’язати таблиці СТУДЕНТИ і УСПІШНІСТЬ, вони будуть працювати як одна.

4.7 Зробити запит післі зв’язування таблиць, натиснувши на кнопку ВЫПОЛНИТЬ ЗАПРОС . Остаточний вигляд запиту приведено на рис.23

Рисунок 23 – Запит для бази даних «Облік успішності студентів»

5. Створити звіт для бази даних (рис. )

5.1 Відкрити майстер звітів у головному вікні бази даних (рис. 3), для чого двічі натиснути на значок ОТЧЕТЫ і вибрати запит ЗАПРОС_СТУДЕНТИ.

5.2 Перемістити існуючі поля в таблиці в ПОЛЯ в ОТЧЕТЕ. Натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

5.3 Виконати дії майстра звітів і модифікувати, в разі необхідності, звіт, використавши команди із головного меню (рис. 24).

Рисунок 24 –Звіт для бази даних «Облік успішності студентів»