- •Розділ 2 історія архівної справи в україні
- •§ 1 Початок архівів в україні. Центри зосередження писемних матеріалів у київській русі та галицько-волинській державі
- •§ 2 Архіви адміністративних та судових установ литовсько-польської доби (15 ст. – 1-а половина 17 ст.)
- •2.1 Архіви центральних установ Великого князівства Литовського та Речі Посполитої. Литовська та Коронна метрики. Волинська метрика
- •2.2 Архіви судових установ. Магістратські архіви
- •§ 3 Архіви та архівна справа козацько-гетьманської україни (середина 17–18 ст.)
- •3.1 Український державний архів 17 ст.
- •3.3 Монастирські архіви
- •3.4 Формування фамільних архівів в Україні-Гетьманщині
- •§ 4 Архів коша нової запорозької січі
- •§ 5 Архіви та архівна справа в правобережній україні та в західноукраїнських землях у 18 ст.
- •5.1 Архіви адміністративних та судових установ Правобережної України
- •5.2 Церковні архіви. Доля митрополичого архіву Греко-Католицької церкви
- •5.3 Магнатські архіви
- •5.4 Заснування історичного архіву у Львові
- •5.5 Розвиток архівної справи на Закарпатті
- •§ 6 Архіви та архівна справа в україні кінця 18-19 ст. Архівне законодавство російської імперії та його вплив на архівну справу в україні
- •6.1 Адміністративні зміни кінця 18-19 ст. Та утворення нових архівів
- •6.2 Порядкування у відомчих канцеляріях та архівах. Поточне діловодство і архіви. Нищення архівних матеріалів
- •6.3 Архівне законодавство і відомчі архіви
- •§ 7 Організація історичних архівів та формування наукових документальних колекцій в україні
- •7.1 Заснування Центрального архіву давніх актів у Києві
- •7.2 Створення Харківського історичного архіву
- •7.3 Документальні колекції науково-історичних товариств в Україні 19 – початку 20 ст.
- •7.4 Приватні наукові архіви та колекції рукописних матеріалів
- •§ 8 Архіви україни в контексті проектів архівних реформ у росії 19 – початку 20 ст.
- •8.1 Спроби реорганізації архівної справи
- •8.2 Діяльність губернських учених архівних комісій
- •§ 9 Архіви та архівна справа доби визвольних змагань і відновлення української держави (1917-1920 рр.)
- •§ 10 Архівна справа в західній україні, на буковині та закарпатті у 1920-1930-х рр.
- •§ 11 Архівне будівництво в україні за часів радянської влади (1919-1990 рр.)
- •11.1 Централізація управління архівною справою
- •11.2 Зміцнення командно-адміністративної системи управління архівами та їх підпорядкування нквс
- •11.3 Формування системи партійних архівів
- •11.4 Архівна справа в Україні в роки другої світової війни
- •11.5 Архіви України 1945-1990 рр.
- •§ 12 Розвиток національної архівної справи в незалежній україні в 90-х рр.
- •Розділ з архівна система та мережа архівних установ
- •§ 1 Поняття “архівна система”, її основні види
- •§ 2 Система архівних установ, її структура та мережа
- •Розділ 4 наф україни, його структура та правові засади
- •§ 1 Поняття наф
- •§ 2 Структура наф
- •§ 3 Право власності на документи наф
- •Розділ 5 зарубіжні архіви та зарубіжна архівна україніка
- •§ 1 Зарубіжні архіви
- •§ 2 Зарубіжна архівна україніка
- •2.1 Український комплекс
- •2.2 Зарубіжний комплекс
- •2.3 Проблеми повернення зарубіжної україніки
- •Розділ 6 організація роботи архівів
- •§ 1 Завдання, права, структура архівів
- •§ 2 Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології
- •§ 3 Планування, звітність та економічна діяльність архівів
- •Розділ 7 класифікація архівних документів
- •§ 1 Класифікація документів у межах архіву
- •1.1 Особливості визначення меж фондів особового походження
- •1.2 Визначення фондової належності документів
- •1.3 Утворення об'єднаних архівних фондів
- •1.4 Утворення архівних колекцій
- •§ 2 Класифікація документів у межах архівного фонду
- •Розділ 8 експертиза цінності документів та комплектування державних архівів
- •§ 1 Поняття експертизи цінності документів та її завдання
- •§ 2 Принципи експертизи і критерії цінності документів
- •§ 3 Організація і методика експертизи цінності документів та оформлення її результатів
- •§ 4 Переліки документів
- •§ 5 Комплектування архівів
- •§ 6 Робота з джерелами комплектування державного архіву
- •Розділ 9 архівне описування та обліково-пошукові засоби архівів
- •§ 1 Архівне описування: поняття, види, принципи і методи
- •§ 2 Обліково-охоронна робота архіву
- •Індивідуальний і сумарний облік архівних документів
- •§ 3 Архівні довідники в системі нда: функції та структура
- •Зразок картки з описанням для каталогу:
- •Розділ 10 забезпечення збереженості документів
- •§ 1 Особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації
- •1.1 Документи на паперових носіях
- •1.2 Документи на плівкових носіях
- •1.2.1 Кінодокументи
- •1.2.2 Мікрофільми
- •1.2.3 Фотодокументи
- •1.2.4 Фонодокументи
- •1.2.5 Машиночитані документи
- •1.2.6 Відеодокументи
- •§ 2 Старіння документів
- •2.1 Фізико-хімічні фактори руйнування документів
- •2.2 Термічне старіння
- •2.3 Вицвітання барвників
- •2.4 Старіння плівкових матеріалів
- •2.4.1 Старіння кінофотодокументів
- •2.4.2 Старіння магнітного запису
- •2.5 Біологічне ушкодження документів
- •3 Технологія зберігання документів
- •3.1 Фізико-хімічне оброблення документів
- •3.1.1 Знепилювання
- •3.2 Режим зберігання
- •§ 4 Реставрація
- •4.1 Відновлювання механічної цілісності
- •4.2 Нейтралізація і стабілізація кислотності методом забуферування
- •4.3 Відновлювання текстів, що згасають
- •4.4 Методи реставрації фотозображень
- •4.5 Відновлювання якості записаного звуку
- •4.6 Реставрація кольорових документів
- •4.7 Консервація шляхом нанесення полімерного покриття
- •Розділ 11 інформатизація в архівній справі
- •§ 1 Інформатизація архівної справи: поняття, мета і завдання
- •§ 2 Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід
- •§ 3 Стан та завдання інформатизації архівної справи в україні
- •§ 4 Архівознавчі аспекти інформатизації
- •Розділ 12 науково-дослідна та методична робота архівних установ
- •§ 1 Поняття про науково-дослідну роботу архівних установ
- •1 Веретенников в.І. До питання про підготовку архівних робітників // Архівна справа. – 1927. – Кн. 2-3. – с. 43.
- •2 Див.: Архівознавство: Елементарний підручник. — ч. І.— двоу “Радянська школа”, 1932. — с. 30.
- •§ 2 Система архівної науково-технічної інформації
- •§ 3 Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах
- •§ 4 Семінари, конференції як форми науково-методичної роботи
- •Розділ 13 користування архівними документами та архівна евристика
- •§ 1 Класифікація потреб і споживачів архівної інформації
- •§ 2 Основні напрями і форми використання архівної інформації
- •§ 3 Роль архівної евристики у використанні документної інформації
- •§ 4 Форми організації використання архівної інформації
- •§ 5 Особливості організації використання архівної інформації на різних носіях
- •§ 6 Ефективність науково-інформаційної діяльності. Архівний маркетинг
- •7 Зв'язок організації використання архівної інформації з іншими напрямами роботи архівних установ
§ 2 Обліково-охоронна робота архіву
Під обліком розуміють комплекс заходів/операцій, що мають забезпечити фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про обсяг і склад архівних зібрань та їх місцезнаходження. Облік належить до основних функцій архівної установи разом із завданнями зберігання і використання архівних документів. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у специфічній документації (у системі спеціально створених облікових форм); у реєстрації в обліковій документації фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух архівного зібрання.
До обліку архівних документів ставляться такі вимоги.
По-перше, в ході обліково-охоронних процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, виконану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку стають групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру – архівних фондах і одиницях зберігання – фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.
По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається ще у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, зосереджуватися, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого – справи, і далі узагальнюватися по фонду, а потім по архіву. Дані архівів надходять до головної архівної служби, де концентруються у Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів по утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів. Донедавна ця система зосередження даних у масштабах регіону, держави мала назву централізованого обліку архівних документів.
По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду використання, а також самі реєстраційно-облікові документи, зокрема описи.
Достеменність і точність обліку забезпечуються надійністю вихідних початкових даних, тобто добротністю інформації, яку переносять у форми обліку з первинних документів, в основному з різних актів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.
Важлива й оперативність обліку. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.
Ще одна вимога – уніфікація і стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю – архівний фонд, до якої дорівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. Як бачимо, це досить великі комплекси архівних документів. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є “аркуш”, “документ”, але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.
У зарубіжній практиці в облікових документах теж забезпечується первинний облік об'єднаних за походженням великих комплексів документальних матеріалів, які зберігаються в державних архівах. У Франції одиницями обліку є сери, у Великобританії – архівні групи, у США – документальні групи. Хоча за назвами вони відрізняються, але за змістом являють собою комплекси документів, прирівняні до нашого архівного фонду, і є класифікаційними та обліковими одиницями. Поряд з ними одиницями обліку є і “метрополиця” (довжина стелажних полиць), фізичний обсяг документів тощо.
Таким чином, за одиницю обліку архівних документів прийнято одиницю виміру кількості документів (аркуш, документ, справу, архівний фонд, проект, комплект кінофільму чи фонодокумента, погонний метр тощо).
Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер, постійно змінюється: в архіви постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні довідники, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Зміни, що відбуваються з архівними документами, фіксуються у формах обліку.
Форми обліку – це система спеціальних документів, необхідних і достатніх для правильного відображення кількісних параметрів архівних зібрань в їх динаміці, пояснюваних за допомогою якісних характеристик. У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їхнє дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці, і представляють, як правило, у “актах”. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у встановлених формах обліку.
В документах установленої форми фіксують: приймання і вибуття документів, кількість, склад і рух архівних документів/груп документів. Ця документація архіву має назву облікової і призначена для контролю за збереженістю архівних документів. Крім цього, облікові документи закріпляють організацію архівних документів за певними класифікаційними групами (фондами, справами), визначають їхнє місце знаходження в архіві, забезпечуючи цим самим можливість адресного пошуку архівних документів. Облікові документи допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів і навіть усього НАФ. Статистичні дані про величину і склад архівних зібрань використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, а також інші види робіт по зберіганню архівних документів і користуванню ними.
Отже, обліку належить виконати функції: контрольно-охоронну, зорієнтовану на організацію дієвої охорони документів і контролю їхньої наявності і стану, та регулюючу, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівного зібрання та його вдосконалення.
Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони проходять обов'язковий облік у книзі надходжень, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа матеріали надійшли, найменування, роки, обсяг і стан цих матеріалів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду установи вони долучені). Записи у книзі дозволяють встановити, які надходження відбулися до архівних фондів протягом року, показати динаміку зростання архіву за певний період часу і, крім цього, правильно проводити звітність про приймання документів до архіву.
Однією з головних форм обліку є список архівних фондів, що являє собою перелік їх найменувань у порядку номерів, які вони отримують при надходженні в архів у хронологічній послідовності. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду. Список фондів фіксує усі назви фондоутворювача у хронологічній послідовності, якщо вона змінювалась, а також зазначає установу, до якої, у разі передавання фонду, його передано.
Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші фонду, призначеному для сумарного обліку, котрий закріплює рух документів у його межах. Аркуш фонду містить його назву та номер, вказує місце зберігання (архів), склад документів фонду, кількість та хронологічні межі.
Важливе значення у практиці роботи архівів мають описи документів. Це обліково-довідковий документ, призначений для поодиничного обліку документальних матеріалів фонду (для особових фондів – і подокументного і поаркушного). Він відтворює заголовки справ з крайніми датами та кількістю аркушів і використовується як основний посібник про зміст документів фонду.
Після запису справи до опису встановлюють її архівний шифр, що являє собою сукупність відомостей про місцезнаходження справи – назву архіву, номер фонду, опису, справи. Архівний шифр–це пошуковий образ кожної справи, на нього роблять посилання і при користуванні архівними документами.
На архівні фонди складаються картки фонду, на базі яких формують фондові каталоги у державних архівах, а також Центральний фондовий каталог – в Головному архівному управлінні. У картці фонду, яка надходить з держархівів, проставляють номер і назву фонду із зазначенням усіх його перейменувань, назву архіву, в якому зберігається фонд, обсяг фонду, його склад. Інформація про зміни у фондах відтворюється на картках фондового каталогу на підставі щорічних повідомлень з архівів у відомостях про зміни в складі та обсязі архівних фондів. Сумарні відомості про фонди та одиниці зберігання по кожному архіву відображаються у паспорті архіву за станом на 01.01 кожного року.
На кожний фонд, що зберігається в архіві, заводять справу фонду, де зосереджуються всі документи про історію і стан архівного фонду: історична довідка про фондоутворювача, довідки про його перейменування та інші документи.
Особливо цінні документи (ОЦД) реєструються у внутрішньому описі справ, які отримують позначку ОЦД, на ОЦД виготовляються страхові копії. Облік документів, що мають в зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності, ведеться у відповідній інвентарній книзі у порядку номерів фондів і описів.
Таким чином в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах – індивідуальний і сумарний.