3. Письменная деловая речь

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

Документы являются одним из основных средств делового общения. Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благожелательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых результатов. Документационное обеспечение управления требует внимания руководителя и понимания им важности и особенностей этой работы. Правила делового общения разрабатываются примерно на том же уровне, что и правила правописания для русского (и любого другого) языка, т.е. специалистами. Уровень этих правил — утвержденные постановлениями Госстандарта России Государственные стандарты РФ¹, т.е. статус на уровне Закона. Знание этих правил и их применение — залог правильного понимания вами и вашим партнером деловой переписки между вами. Деловая переписка является не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей сторон.

Деловое письмо — это еще и самопредставление, элемент имиджа организации, поэтому оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на успех или сиюминутную выгоду. Содержание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Правильно организованное делопроизводство — один из факторов делового успеха. Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Постановка этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы — целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Форма служебного документа — это совокупность элементов его офор­мления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой до­кументацией — ее составление, оценку, обработку и т. д. Напротив, нару­шение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно осложняет работу. Так, отсутствие в документе нужной под­писи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие до­кументы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств. Неправильное расположение обусловлен­ного типовым формуляром материала очень затрудняет использование до­кумента.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Незави­симо от того, простой это документ или сложный, он не должен содер­жать тематически разнородных, логически не связанных между собой све­дений.

Задачи, стоящие перед менеджером при составлении деловых писем, обычно следующие:

1. Привлечь внимание адресата к какой-либо ситуации или проблеме.

2. Дать читающему без труда понять написанное.

3. Побудить его поступить так, а не иначе.

Служебные записки Деловыми письмами называются те послания, которые ухолят к людям вне фирмы: словосочетание служебная записка означает послание, адресованное работнику' компании. Форматы писем и служебных записок различны: на служебной записке отсутствуют такие детали, как обратный адрес, адрес получателя, приветствия и лес­тные заключения. Вместе с тем на любой служебной записке, можно найти следующие элементы: (1) имя человека, которому адресовано данное по­слание, (2) имя лица, от которого исходит записка, (3) дату, (4) тему послания. Если служебная записка адресована более чем одному человеку, все имена пишутся в строке "КОМУ". Если этот список слишком длин­ный, то обычно в строке '"КОМУ" пишут слово ''Распространить'' и по­вторяют его в конце с полным списком всех имен адресатов. Алфавитный порядок устраняет вероятность того, что кто-нибудь подумает, что имена поставлены в соответствии с "важностью" человека.

Принципы написания служебных записок схожи с принципами написания писем. Исключение здесь составляет лишь использование во внутрифир­менных посланиях специального технического жаргона. Люди, работаю­щие в одной команде, гораздо лучше понимают технические термины, употребляемые в сфере их деятельности.

Как и письма, служебные записки должны быть структурированы в соответствии со стандартными деловыми форматами.

Особыми видами письменных деловых документов являются заявления и обращения.

Заявление — письменная просьба о чем-либо (например, об отпуске). Оно предусматривает вынесение резолюций, т. е. решение (распоряжение) начальника, в форме надписи на той же бумаге, где изложена просьба.

В том же значении, что и "заявление", иногда употребляется слово "обращение". Но чаще этот термин имеет значение письменной речи, предназначенной для широкой публики, и является синонимом слова "по­слание" ("Обращение Президента к гражданам Российской Федерации").

1 В настоящее время Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии.