- •Лекция 6 План
- •Понятие и принципы документооборота
- •Работа с входящими, исходящими и внутренними документами
- •Работа с входящими документами
- •1.Понятие входящих документов
- •2.Этапы обработки входящих документов
- •3.Порядок работы с входящими документами
- •Работа с исходящими документами
- •Работа с внутренними документами
- •1.Понятие внутренних документов
- •2.Этапы и порядок работы с внутренними документами
Лекция 6 План
-
Понятие и принципы документооборота
-
Работа с входящими, исходящими и внутренними документами
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
-
Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
-
Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
-
Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
-
Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
-
Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
-
Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта) .
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Схема движения документов в учреждении:
Секретарь-референт
руководителя
---------------------- -документы, отправляемые из организации;
.............................. – внутренние документы
Объем документооборота зависит:
-
от значимости организации;
-
от ее функций и уровня решаемых задач;
-
от связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении существуют три основные группы документов:
-
входящие (поступающие в организацию документы);
-
исходящие (отправляемые из организации документы);
-
внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
-
первичную обработку;
-
предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
-
составление исполнителем проекта документа;
-
проверка правильности оформления проекта документа;
-
согласование проекта документа;
-
подписание документа руководителем.
Общими для всех групп являются следующие операции:
-
рассмотрение документов руководителем (подписание — для исходящих и внутренних документов и резолюция — для входящих документов);
-
регистрация документов;
-
передача документов исполнителям;
-
контроль исполнения документов;
-
исполнение документов;
-
подшивка исполненных документов в дела;
-
использование документов в справочно-информационных целях;
-
подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).