- •Тема 2: Формуляр текстового документа хv1-хvп вв. Обозначение вида, автора,
- •Тема 3: Оформление текста, места составления, даты, удостоверяющих реквизитов в документах хv1-хv11 вв.
- •Вводную часть (наррация);
- •Диспозиция (основная часть).
- •Тема 10: Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.
- •Тема 11: Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.
- •II) Графические сокращения делятся на:
- •Тема 12: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы.
- •Унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;
- •Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
- •Тема 13: Организационное обеспечение унификации текстов документов.
- •Тема 14: Формы представления текстов унифицированных документов.
- •Анкеты;
- •Тема 15: Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации
- •Тема 16: Понятие «система документации». Признаки системы документации.
- •Тема 20: Основные требования к построению формуляра-образца.
- •Тема 21: Методы содержательной и формальной унификации документов.
- •Тема 22: Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые уфд, уфд предприятия, альбом унифицированных форм документов.
- •Общегосударственные;
- •Отраслевые / ведомственные;
- •Формы документов предприятий.
Тема 21: Методы содержательной и формальной унификации документов.
При проведении унификации документов применяются методы содержательной и формальной унификации.
♦ Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относятся:
установление ограничительных номенклатур действующих форм;
создание типовых форм;
построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца);
унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
В масштабе Республики Беларусь такой ограничительной номенклатурой является ОК РБ «Унифицированные документы» (ОКУД). ОКУД представляет собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех организациях.
В масштабе отрасли или конкретной организации такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые или ведомственные классификаторы унифицированных документов, табели. Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками табелей, с указанием статуса документов, пользователей, технологии подготовки. Такие табели разрабатываются на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности. Например: управление, кадры, финансирование.
Табель применяемых форм документов обеспечивает решение комплексных задач:
оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
унификация и нормативное (правовое) закрепление процедуры подготовки управленческих документов организации.
Для разработки табеля создается классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации. При этом, глубина классификации, т.е. степень детализации
функций, может быть различна. Этот классификатор функций и закладывается в основу классификационной схемы табеля.
Внутри классификационных группировок на последней ступени классификации табеля документы располагаются по категориям: вначале указываются общегосударственные формы, затем - отраслевые, в конце - формы документов конкретной организации.
Такой табель форм документов может заменяться отраслевым или ведомственным классификатором унифицированных документов или классификатором унифицированных документов предприятия (под классификатором управленческих документов понимается категория классификаторов, которые разрабатываются и используются в организациях и включают документы, используемые в этих объектах).
Заголовочная часть классификатора имеет следующий вид
наименование формы документа |
код формы |
кем и когда утверждена форма |
периодичность составления |
составитель документа |
внутреннее согласование |
внешнее согласование |
подпись |
утверждение |
печать |
Куда представляется |
примечания |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
При необходимости могут вводиться дополнительные графы, некоторые из граф могут отсутствовать.
♦ Унификация текстов унифицированных документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность более оперативной подготовки документов. В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств (выражение содержания документа), разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты и таблицы.
Методами формальной унификации документов являются:
унификация структуры документов;
создание общих синтаксических правил построения документов;
унификация методов контроля информации (речь идет о кодах и зонах кодирования информации);
унификация типов носителей и форматов документов.
Важнейшее направление унификации документов - их машиноориентация. Ма-шиноориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами электронно-вычислительной техники. Важнейшими признаками машиноориентации документа являются:
наличие в нем кодовой зоны для проставления кодов реквизитов заголовочной части;
присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны использоваться коды общегосударственных классификаторов технико-экономической информации;
выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зона перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обработке средствами вычислительной техники;
> наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.
Разновидностью машиноориентированных документов являются машиночитаемые документы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информации.