27. Документальное оформление операций по движению материалов. (10 и 9)

Документальное оформление операций по поступлению материалов. Все операции по движению материалов должны оформляться первичными документами. Основным источником поступления материалов является поступление материалов от поставщиков на основании договоров купли-продажи или договоров поставки. Поставщик должен предоставлять следующие документы: 1. расчетные документы (счета-фактуры, платежные требования, товарно-транспортные накладные и т.д.). 2. сопроводительные документы (сертификаты, спецификации, качественные удостоверения). Другими источниками поступления материалов являются: 1. от подотчетных лиц на основании счетов, чеков, квитанций, приходно-кассовых ордеров, актов и т.д. 2. возврат материалов из производства. 3. оприходование материалов от ликвидации основных средств. 4. оприходование материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Первичные документы по поступлению материалов: 1. Журнал учета поступающих грузов М-1. Журнал предназначен для регистрации сопроводительных документов и осуществления контроля за выполнением условий поставки. 2. Доверенность на получение материалов М-2 или М-2а. Доверенности регистрируются в журнале учета выданных доверенностей М-3 в бухгалтерии в 1 экземпляре и выдается ответственному лицу под расписку. Доверенность, в которой не указана дата, ничтожна. Срок действия доверенности – 15 дней. 3. Приходный ордер М-4. Ордер оформляется при отсутствии расхождений данных документов и данных фактического поступления материалов. Применяется для материалов, поступающих от поставщиков и из переработки. В целях сокращения документооборота приемки материалов вместо приходного ордера может оформляться проставлением на документе поставщика штампа, в оттиске которого содержаться те же реквизиты, что и в приходном ордере. 4. Акт о приемке материалов М-7. Применяется для оформления: - приемки материалов, имеющих количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика; - приемки материалов, поступающих без документов. Акт оформляется в 2-х экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица или иного представителя от поставщика. Является юридическим основанием для предъявления претензий и исков поставщику. 5. Требование-накладная на внутреннее перемещение М-11. Требование оформляется на возврат материалов или отходов из производства, оприходование материалов от ликвидации основных средств и передачи материалов от одного материально ответственного лица к другому. Требование составляется в 2-х экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материалы. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей сдающему складу, а второй для оприходованием материалов принимающего складу. 6. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений М-35. Акт Составляется в 3-х экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. 1 и 2 экземпляр остаются у заказчика, 3 – у подрядчика. Первый экземпляр заказчик прилагает к предъявленному счету. Документальное оформление операций по отпуску (списанию) материалов. Отпуск материалов оформляется следующими документами:

1.Лимитно-заборные карты М – 8. Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнение работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимита. Отпуск материалов со складов организации на производства (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных на основе соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организаций, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода. Внесение изменений в лимиты производится с разрешения тех же лиц, которым предоставлено право их утверждения. Лимитно – заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в 2х или 3х экземплярах сроком на один месяц. При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно – заборная карта. Один экземпляр лимитно – заборной карты до начала месяца ( квартала ) ее действия передается подразделению организации – получателю материалов, второй экземпляр – соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции для контроля. Лицо, осуществляющее отпуск мат-в, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество опущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установленных лимитов. Лимитно-заборная карта может выписываться и в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материала со склада. По лимитно-заборной карте может производитьсмя также возврат неиспользованных материалов на склад. В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

2.Требование-накладная на внутреннее перемещение (М-11). Требованиями оформляется разовый отпуск мат-в, отпуск мат-в сверх установленного лимита. В случае отпуска мат-в сверх лимита в первичных учетных документах проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск мат-в сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска мат-в. К сверхлимитному отпуску мат-в относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением рака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е.расходов сверх норм). При получении мат-в для производства изделий (продукции) взамен забракованной и для исправления брака к первичным документам на отпуск мат-в прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция. При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену. Накладная на внутреннее перемещение материалов ценностей, как правило, выписывается в 3х экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему ценности, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материальных ценностей подписываются руководителями передающего и принимающего подразделений организации.

3.Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15). Накладными оформляется реализация мат-в. Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров т других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в 2х экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска мат-в, второй-получателю мат-в.

4.Акт расхода мат-в. Акт составляется при осуществлении отпуска мат-в или их отдельных групп, видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель мат-в составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма расхода сверх норм и их причины, в необходимых случаях указывается кол-во изготовленной продукции либо объемы выполненных работ. Списание мат-в с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимомти от того, на какие цели израсходованы мат-лы) производится на основании указанного выше акта. Конкретный порядок составления акта списания мат-в, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

5.Акт на списание мат-в. Актом оформляется списание мат-в в следующих случаях: а) пришедшие в негодность по истечении сроков хранения; б) морально устаревшие; в) при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий. Списание осуществляется Комиссией с участием материально ответственных лиц. Комиссией осуществляются следующие функции:

а)непосредственный осмотр мат-в; б)установление причин непригодности к использованию мат-в (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.); в)выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению; г)определение возможности использования материалов на другие цели или их продажи; д) составление Акта на списание мат-в (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам); е)представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу; ж) проведение совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств (других случаев оценки, например, моральный износ мат-в, изменение рыночной цены) и определение стоимости отходов (утиля, лома и т.п.); з) осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию мат-в. В акте на списание мат-в указывается: наименование списываемых мат-в и их отличительные признаки, количество, фактическая себестоимость, установленный срок хранения, дата (месяц, год) поступления мат-в, причина списания, информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц. Конкретный порядок составления акта списания акта списания мат-в, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.