Тема 4: «Табличный процессор Excel»

-Назначение и возможности табличных процессоров

Табличные процессоры предназначены для ввода, хранения, обсчета и выдачи больших объемов данных в форме удобной для анализа и восприятия. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять, добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. На диске вся книга сохраняется в виде отдельного файла.

Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом, программное средство для проектирования электронных таблиц. Функции табличных процессоров..

-Ввод и редактирование данных

Ввод данных. В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст, число, формула. Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Общие правила ввода данных

1)Выделите ячейку.

2)Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.

3)Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул; выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Редактирование данных

Изменение содержимого ячейки (способы):

-активизировать ячейку, ввести новое значение;

-активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки формул, внести изменения;

-дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор), внести изменения.

Удаление содержимого ячейки (диапазона):

-активизировать ячейку (выделить диапазон), нажать клавишу <Delete>;

-контекстное меню ячейки (диапазона)  Очистить содержимое;

- для текущей ячейки (диапазона) выполнить на вкладке Главная группа Редактирование  Очистить Очистить содержимое.

-Форматирование данных:

Форматирование с помощью панелей инструментов:

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.

Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".

Форматирование отдельных символов:

Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку "Ок". Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.

-Абсолютные и относительные адреса ячеек:

Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд).

Для указания абсолютной адресации вводится символ $.

Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами.

Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

-Использование абсолютных и относительных адресов ячеек:

Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.

Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки.

Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором - перед наименованием столбца.

Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

-Правила записи формул для вычислений в EXCEL:

Формула — это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

-Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как текст или число, если они образуют правильное числовое значение.

-Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции.

По умолчанию вычисление по .формуле осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

В Excel включено 4 вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

-Необходимость представления таблиц в формульном виде.

Основное отличие формул от других способов представления информации состоит в том, что информация представлена в них в наиболее "свёрнутом", наиболее компактном виде. В формулах практически нет избыточно информации - не только каждый знак, но и их взаимное расположение несёт важную смысловую нагрузку.

-Применение встроенных функций при вычислениях в Excel.

Осн. Назначение электронных таблиц-упрощение назначений. Очень часто в вычислительных процессах применяются различные функции. Для помощи польз. электронные таблицы содержат примерно 400 встроенных функций. Они разделяются примерно по 12 категориям и может быть используются по команде вставка-функция или путём нажатия кнопки ф F(х).Для работы с функциями можно записать формулу, записать с выше приведёнными правилами метку Excel. Мастер функции выполняет работу в 2шага.На 1-ом шаге-вымеряет категорию, в кот. Расположена данная функция, и после этого в соседнем окне открывается перечень функций в этой категории. После выбора категории и функции выполнены; команда-далее, и на экран вывод. 2-е окно (шаг 2 из 2)Окно для всех функций индивидуально, т.к. оно предназначено для ввода аргумента.

Обращение к каждой функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов в круглых скобках.

-Вложенные функции.

При вычислении с помощью функции используется вложенная функция-функция ,которая является аргументом других функций.

-Функции БД.

При выполнение таких действий как сортировка, фильтрация данных, создание таблиц, подведение промежуточных итогов и т.д. таблица обрабатывается как список(база данных).Правила создания списка:

-на рабочем листе следует располагать не более одного списка

-между списком и другими данными рабочего листа должна быть хотя бы одна пустая строка или пустой столбец. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов

-строка в списке называется записью, а столбец-поле

-в полях списка должны располагаться данные одного типа.

-Задание критериев в функциях БД.

1)БД СУММ( )-суммируются числа в столбцах БД, удовлетворённые условием.

2)БД ПРОИЗВЕДЕНИЕ( )-перемножаются знач. В данном столбце в соответствии с данным критерием.

3)Б ИЗВЛЕЧЬ( ) =-извлекается из табл 1 запись, удовлетворённая условием.

4)Б СЧЁТ( )-опред. кол-во записей по соотв. Критерию в числовых полях.

5)Б СЧЕТА( )-опред. Кол-во непустых клеток в столбцах по заданному критерию.

6)Д МАКС( )

Д МИН( )

Д СРЕДНЕЕ ЗНАЧ. –

Определяется максимальное, минимальное или среднее значение по заданному критерию.

-Как задать два значения в одном столбце.

1.Выберите столбец в диапазоне ячеек, содержащий два или более столбцов.

2.Для выбора необходимого столбца щелкните его заголовок.

3.На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выберите одну из команд для сортировки.

4.Отобразится диалоговое окно Обнаружены данные вне указанного диапазона.

5.Выберите вариант сортировать в пределах указанного выделения.

6.Нажмите кнопку Сортировка.

7В диалоговом окне Сортировка задайте остальные параметры сортировки, а затем нажмите кнопку ОК.

8.Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить

-Назначение и способы сортировки данных.

Назначение: Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Способы сортировки: Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наиб к наим), а также датам и времени (от старых к нов или от нов к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щёлкнуть на одной из кнопок сортировки(по взрост. или по убыв.)расположенных на стандартной панели инструментов.

-Сортировка по множеству критериев (больше 3).

1.Выделите ячейку в диапазоне, который требуется отсортировать.

2.В меню Данные выберите команду Сортировка.

3.В окне Сортировать по сначала укажите столбец наименьшей важности.

4.Нажмите кнопку OK.

5.В меню Данные выберите команду Сортировка.

6.В полях Сортировать по и Затем по укажите три других сортируемых столбца, начиная с самого важного.

7.Выберите остальные параметры сортировки и нажмите кнопку OK.

-Отличие сортировки по столбцам и строкам.

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам или строкам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце или строке и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы «Отдел» и «Сотрудник», сначала можно отсортировать строки по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

-Порядок сортировки по строке.

Выберите строку с данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы.

На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

Нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.

В группе Столбец в поле Сортировка по выберите строку для сортировки.

Выполните одно из следующих действий:

По значению

В группе Сортировка выберите вариант Значения.

В группе Порядок выполните одно из следующих действий:

Для текстовых значений выберите от А до Я или от Я до А.

Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.

Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.

По цвету ячейки, цвету шрифта или значку

В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

Нажмите стрелку рядом с кнопкой, а затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок.

В группе Порядок выберите вариант Слева или Справа.

Примечание. При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы высшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, даже если они скрыты.

-Цели и способы фильтрации данных.

Цели: В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После отбора данные в

этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Способы:

Фильтрация текста

Фильтрация чисел

Фильтрация значений даты и времени

Отбор наибольших или наименьших чисел

Отбор чисел, которые больше или меньше среднего значения

Отбор пустых ячеек или ячеек со значениями

Отбор по цвету ячеек, цвету шрифта или набору значков

Фильтрация по выделению.

-Достоинства и недостатки различных способов фильтрации

-Требования, предъявляемые к таблицам для работы с фильтром

-Автофильтр, его возможности (пример) -Автофильтр с условием

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.

Чтобы выполнить поиск одного Цеха, необходимо воспользоваться Автофильтром. Для этого выполняем следующие действия : Выделяем таблицу вместе с названиями столбцов - Меню -Данные - Фильтр - Автофильтр(ячейки с названиями становятся списками с кнопками разворачивания) - Выбираем нужное значение (1).

3) Чтобы выполнить фильтрацию, необходимо осуществить следующие действия : Выделяем необходимый столбец (Зарплата в месяц) - Меню -Данные - Фильтр - Автофильтр(ячейка с названием становится списком с кнопкой разворачивания) - Выбираем условие(>100 и<200) - Ок.

Автофильтр (AutoFilter) незаменим при обработке большого массива данных. Например, Вы выгрузили из 1С список проводок за месяц. Тысяч 5-10. Как найти нужную информацию в такой массе?

На помощь придет автофильтр.

Сначала сформируйте список так, как это было описано в выпуске про сортировку.  Затем выберите пункт меню <Данные - Фильтр - Автофильтр> (menu Data - Filter - AutoFilter).

Совет! Если задать список через меню <Данные - Списки - Создать список> (menu Data - List - Create List) или клавиши Ctrl+L, в списке автоматически включится автофильтр.

В результате в заголовке списка появятся <флажки> с выпадающими меню автофильтра. Здесь Вы увидите несколько вариантов отбора строк нашего списка.

Во-первых, Вам предложат выбрать одно из значений столбца. Тогда Excel скроет все строки списка, кроме строк с выбранным значением. Например, все проводки за определенную дату или все продажи определенного менеджера.

Во-вторых, автофильтр может показать первые несколько записей (например, десятку лучших менеджеров; предварительно отсортируйте список по убыванию объемов продаж).

В-третьих, можно отобрать строки по сложным критериям, выбрав пункт <Условие:>.

В появившемся диалоге можно задать до двух условий отбора записей списка. Условия, как и в функции =ЕСЛИ(), могут относиться как к текстовым значениям, так и к числам. Например:

* Чтобы показать все записи, начинающиеся на букву А, выберите тип условия <равно> и значение <А*>; * Чтобы показать все записи, объем продаж в которых больше 2000 руб., выберите тип <больше или равно> и значение 2000.

Последнее условие нужно задавать в столбце объема. Фильтры по разным столбцам можно комбинировать. Например, можно настроить фильтр для показа всех проводок по Дт сч. 20 за определенную дату. Для этого настройте фильтр в полях Дата и Дт.

О том, что список отфильтрован, свидетельствует надпись в строке состояния:

и отображение номеров строк ячеек синим цветом:

Обратите внимание: на рисунке вторая строка скрыта. Это можно заметить по более жирной границе между подписью первой и третье строк.

Чтобы снова показать все записи, выберите соответствующий пункт в выпадающем меню автофильтра в каждом столбце или просто отключите автофильтр. Для этого снова войдите в меню <Данные - Фильтр - Автофильтр> (menu Data - Filter - AutoFilter) и снимите галочку.

Совет! Вынесите кнопку включения автофильтра на стандартную панель инструментов. Ее вы найдете в категории Данные диалога настройки панелей инструментов. Подробнее о настройке панелей инструментов мы говорили в одном из предыдущих выпусков.

 Новые возможности Excel 2007: возможность множественного выбора; возможность фильтровать и сортировать ячейки не только по их значениям, но и по цвету

-Расширенный многокритериальный фильтр, область применения (пример) -Расширенный вычисляемый фильтр, область его применения(пример)

Данный фильтр так же работает со списком, как и автофильтр, но, не создавая при этом раскрывающиеся списки для столбцов. Для фильтрации используется диапазон условий, который создается над списком, что позволяет задавать более сложные варианты отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовок столбца и над ним должно быть не менее трех пустых строк.

Условия отбора, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

• разные условия для одного столбца;

• одно условие для разных столбцов, например :собаки в Вологде;

• несколько условий для разных столбцов;

• выборочные наборы условий для двух столбцов.

Если присвоить диапазону имя «Критерии», то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в графе «Диапазон условий».

Как отбирать значения с помощью расширенного фильтра?

1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек.

2. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Сортировка и фильтрация» выберите пункт «Дополнительно».

3. В окне «Расширенный фильтр» в группе «Обработка» выберите:

   • «Фильтровать список на месте»;

   • «Копировать результат в другое место».

4. В графе «Диапазон условий» нажмите кнопку «Свернуть диалоговое окно» и выберите в книге отдельный диапазон условий, а затем нажмите кнопку «Развернуть диалоговое окно».

5. Закройте окно кнопкой «ОК».

Вариант ответа 2:

Расширенный фильтр позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора для одного или нескольких столбцов. Кроме того, результат фильтрации можно разместить в указанной области текущего или нового листа.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. Если строк нет, их надо вставить. Для использования расширенного фильтра выполните следующие действия.

1. Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов в первую пустую строку диапазона условий отбора.

2. Введите в строки под заголовками столбцов требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.

3. Укажите ячейку в списке и дайте команду Данные => Фильтр => Расширенный фильтр.

4. В открывшемся окне установите переключатель Обработка в положение либо Фильтровать список на месте (чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки), либо Скопировать результаты в другое место (чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа). Во втором случае перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

5. Введите в поле Диапазон условий ссылку на ячейки, содержащие условия отбора, включая заголовки столбцов. Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свертывания диалогового окна.

6. Щелкните по кнопке ОК.

Условия отбора записываются в отдельном диапазоне, который рекомендуется поместить выше или ниже фильтруемого списка, отделив от него, хотя одной пустой строкой.

Примеры условий отбора расширенного фильтра

Диапазон условий состоит, по крайней мере, из одной строки подписей условий и, по крайней мере, одной строки собственно условий.

Если на листе существует диапазон с именем Критерии, то в поле Диапазон условий автоматически появится ссылка на этот диапазон.

В условия отбора расширенного фильтра может входить

• несколько условий, накладываемых на один столбец,

• несколько условий, накладываемых на несколько столбцов,

• условия, создаваемые как результат выполнения формулы.

При вводе условий отбора в диапазоне условий расширенного фильтра можно использовать элементы условий аналогично настройке автофильтра. Чтобы отобрать строки с ячейками, имеющими значения в заданных пределах, следует использовать оператор сравнения (>,<,=,<>). Условие отбора с оператором сравнения следует ввести в ячейку ниже заголовка столбца в диапазоне условий.

Несколько условий для одного столбца.

При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Приведенный диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Продавец» значения “Белов”, “Батурин”, “Сушкин”.

ПРОДАВЕЦ

Белов

Батурин

Сушкин

Одно условие для нескольких столбцов.

Чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения “Продукты” в столбце «Товар», “Белов” в столбце «Продавец» и объем продаж более 1000р.

Товар	ПРОДАВЕЦ	Продажи
Продукты	Белов	>1000

Разные условия для разных столбцов.

Чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, ведите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора.

Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение “Продукты” в столбце «Товар», “Белов” в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1 000р.

Товар	ПРОДАВЕЦ	Продажи
Продукты
	Белов
		>1000

Один из двух наборов условий для двух столбцов

Чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия для более чем одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки.

Чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия для более чем одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки.

Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение “Белов” в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3 000р., а также строки по продавцу Батурину с продажами более 1 500р.

ПРОДАВЕЦ	Продажи
Белов	>3000
Батурин	>1500

Таким образом можно сформулировать правила соединения условий следующим образом:

- условия, записанные на одной строке, считаются соединенными логическим оператором И (будут отобраны строки, для которых выполняются оба условия);

- условия, записанные на разных строках, считаются соединенными логическим оператором ИЛИ (будут отобраны строки, для которых выполняются хотя бы одно из условий).

Условия, создаваемые как результат выполнения формулы

В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка условия; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца на листе.

Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце L значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона L8: L24; заголовок условия отбора не используется.

=L8>СРЗНАЧ($L$8:$L$24)

Внимание! В этом случае условия отбора должны содержать ДВЕ ячейки.

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать для ссылки на подпись столбца (например, «Продажи») или на соответствующее поле в первой записи относительную ссылку. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ. В примере формулы “L8″ является ссылкой на поле (столбец L) первой записи списка.

При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо ссылки или имени диапазона в ячейке будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.

-Правила создания критериев многокритериального фильтра

!Совпадают с критериями Баз Данных

.должен содержать не менее 2-х строк

.в 1-й стр. содержится точное указание наименования столбцов,в которых будут условия

.во 2-й стр. само условие

.все, что записано во второй строке критерия связано логически «И»

.3-яя и последующие строки критерия связаны логическим «ИЛИ»

.критерии желательно не располагать под таблицей

-Правила создания критериев вычисляемого фильтра

!не совпадают с критериями многокритериального фильтра

.критерий начинается с «=» и наименования ячейки

.имя не должно совпадать ни с одним именем столбцов таблицы

.во 2-й стр.после «=» записывается относительный адрес верхней ячейки столбца, по которой будут вестись вычисления

.затем <,>,=

.затем формула в абсолютных адресах

Пример: =C2>СРЗНАЧ($C$2:$C$100)

-Графическое представление данных ЭТ

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления — наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Можно даже определять скорость изменения тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов — все это легко можно увидеть на графиках.

Всего Microsoft Excel для Windows предлагает вам 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных. Эти 15 типов включают 102 формата. Если вам их не достаточно, вы можете создать собственный пользовательский формат диаграммы.

Для построения диаграммы выполните команду Вставка | Диаграмма или нажмите кнопку  Мастер диаграмм.

Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Если вы не включаете метки строк в область построения диаграммы, то на 4 шаге построения диаграммы нужно указать, что под метки строк отводится 0 строк.

Метки столбцов являются текстом легенды. Легенда представляет собой прямоугольник, в котором указывается каким цветом или типом линий выводятся на графике или диаграмме данные из той или иной строки.

*Диаграммы группируются по способу отображения показателей, типу системы координат, ее свойствам(размерность, тип и число осей, тип шкал)

*Д.в прямоугольной системе координат(гистограмма, линейная диаграмма, график); в полярной системе координат(кольцевая, секторная диаграмма); в производных диаграмм(пузырьковая)

Ряд данных - В строках – имя рядов в первом столбце. В столбцах – имя ряда в первой строке.

Числовые оси - оси значений из столбцов или строк таблицы. Располагаются вертикально (гистограмма),горизонтально (линейчатая диаграмма)под углом 2П/N(лепестковая диаграмма)

Оси категорий – имена колонок или строк таблицы на одной из осей, соответствующий числам на другой оси.

Легенда - обозначение элементов диаграмммы.

-Работа с мастером диаграмм

*Первая версия Excel – Работа с Мастером за 5 шагов.

*Excel2003 - работа с Мастером за 4 шага(на любом можно выполнить команду «Готово»)1ш. – тип, формат; 2 ш. способ расположения диаграммы*строки , столбцы); 3 ш . – для оформления; 4ш. – место расположения диаграммы

*Excel 2007 – вкладка «Вставка» - «Диаграмма"

Готовая диаграмма может иметь 3 состояния:

Состояние просмотра, состояние перемещения, состояние редактирования

- Форматирование диаграмм

Основные правила форматирования

Чтобы иметь возможность задать параметры форматирования для элемента диаграммы, выполните двойной щелчок на нужном элементе. Вы можете также выделить нужный элемент и в меню “Формат” выбрав первую по списку команду. Имя этой команды изменяется в зависимости от выделенного элемента диаграммы. Команду для форматирования элемента диаграммы можно выбрать также из контекстного меню элемента.

Диалоговое окно для задания параметров форматирования содержит вкладки с параметрами, которые могут быть применены для выделенного элемента. Одни вкладки отображаются при задании параметров форматирования для нескольких элементов диаграммы, другие – только для одного определенного элемента.

На вкладке “Диаграмма” диалогового окна “Параметры” можно задать отдельные параметры для активной диаграммы. Активизируйте нужную диаграмму, выполните команду Сервис – Параметры и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку “Диаграмма”.

Опции группы “Для пустых ячеек” имеют значение, как правило, только для типа диаграммы “График”, поскольку при других типах диаграммы пустые ячейки по умолчанию не будут отображены.

Параметр “Отображать только видимые ячейки” имеет значение для рабочего листа, в котором создана структура или в котором определенные данные скрыты.

Параметр “Масштабировать диаграмму по размеру окна” следует использовать для подгонки размера диаграммы, помещенной на листе диаграмм, к размерам окна.

В диалоговом окне “Параметры” можно на вкладке “Цвет” также определить используемые программой по умолчанию цвета для отображения диаграммы. Кроме того, вы можете изменить цвета и создать тем самым пользовательскую палитру цветов.

Узор и цвета

При форматировании любого элемента диаграммы в диалоговом окне форматирования будет отображена вкладка “Вид”.

На этой вкладке вы можете, как правило, задать цвет и узор для форматируемого элемента диаграммы. Кроме того, вы можете изменить тип, цвет и толщину линии, определяющей границу (рамку) элемента диаграммы.

Цвет и узор, заданные для значка ключа легенды, будут применены также к соответствующему ряду данных. С помощью этого способа можно задать параметры форматирования для отдельных уровней объемной диаграммы типа “Поверхность”, которые нельзя выделить и отформатировать обычным путем.

Изменение цветов, используемых для отображения данных в диаграмме

Для изменения палитры нужно выполнить команду Сервис – Параметры и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку “Цвет”. Выберите цвет, который хотите изменить. Нажмите кнопку “Изменить” или дважды щелкните на нужном цвете, после чего внесите соответствующие изменения.

Существует несколько способов достижения поставленной цели. Можно на вкладке “Обычные” щелчком мыши в палитре выбрать один из цветов. В поле “Новый” будет показан выбранный цвет. На вкладке “Спектр” вы можете сконструировать собственный цвет:

- Щелкнув в поле выбора цвета, поместите представленный в поле крестик (селектор цвета) на нужный цвет.

- Щелкнув на столбике яркости или перетаскивая ползунок выбора уровня яркости, можно изменить яркость цвета.

- В полях “Оттенок”, “Яркость”, “Насыщение” и “Красный”, “Зеленый”, “Синий” можно ввести нужные значения с клавиатуры. Вы можете установить также нужные значения в этих полях с помощью кнопок счетчика. В поле “Новый” будет показан выбранный цвет.

Изменение цветов относится только к диаграммам в текущей рабочей книге. Чтобы скопировать пользовательскую палитру цветов из другой рабочей книги, в списке “Копировать цвета из” выберите имя соответствующей открытой рабочей книги.

Чтобы восстановить исходную палитру, следует на вкладке “Цвет” диалогового окна “Параметры” щелкнуть на кнопке “Сброс”.

Оси и сетка

При создании диаграммы в нее автоматически добавляются оси с соответствующей шкалой. Вы можете задать отображение или сокрытие осей, а также различные дополнительные параметры форматирования.

Добавление второй (вспомогательной) оси

Щелкните дважды на ряде данных, для которого хотите добавить собственную (вторую) ось. Если вторая ось должна быть добавлена для группы элементов определенного типа, выберите команду для форматирования группы элементов нужного типа в меню “Формат”. Перейдите на вкладку “Ось” и в группе “Построить ряд” установите переключатель в положение “по вспомогательной оси”, после чего щелкните по кнопке “ОК”.

Для выбранного ряда данных или группы элементов определенного типа будет отображена в диаграмме вторая ось. По умолчанию ось расположена по правому краю области построения с автоматически добавленной шкалой. Именно в случае смешанной диаграммы довольно часто целесообразно задать отображение собственных осей с различной шкалой для отдельных групп.

Отображение и сокрытие осей

Выделите диаграмму и из ее контекстного меню выберите команду “Параметры диаграммы”. Перейдите на вкладку “Оси”. Установите (сбросьте) флажки осей, которые должны быть отображены на экране (скрыты).

Форматирование легенды

Содержимое легенды (ключ легенды) изменить нельзя – оно будет представлено в легенде на основе соответствующих заголовков строк или столбцов.

Форматирование легенды или элемента легенды

Вы можете отформатировать саму легенду, текст и значок ключа (элемента) легенды.

1. Форматирование легенды.

Щелкните дважды на самой легенде. В открывшемся диалоговом окне “Формат легенды” на вкладке “Вид” можно определить цвет и узор для рамки и заливки легенды. На вкладке “Шрифт” следует задать параметры шрифта для текста ключа легенды, а на вкладке “Размещение” – позицию легенды в диаграмме.

2. Форматирование текста ключа легенды.

Выделите щелчком элемент легенды, а затем щелкните на его тексте дважды: в открывшемся диалоговом окне Вы можете задать параметры шрифта для текста элемента легенды.

3. Форматирование значка (условного обозначения) ключа легенды.

Выделите щелчком элемент легенды, а затем щелкните дважды на значке (условном обозначении) ключа легенды. В открывшемся диалоговом окне определите параметры для рамки и заливки значка.

Параметры форматирования, заданные для значка ключа легенды, окажут влияние на формат маркеров данных соответствующего ряда.

С помощью этого способа можно задать различные параметры форматирования для отдельных уровней диаграммы типа “Поверхность”. Выделение самих уровней в диаграмме и их форматирование обычным путем невозможно.