23. Обработка числовой информации. Области применения электронных таблиц. Программа Microsoft Excel

(краткая характеристика, возможности) Ответ: Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые с ней связаны

формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную Области применения ЭТ:

Электронные таблицы успешно применяются при проведении учёта материальных ценностей,

планово-финансовых и инженерно-научных расчётов, в бухгалтерском учёте и при оформлении различных документов,

в конструировании и при обработке результатов социологических опросов населения или всевозможных наблюдений.

ЭТ может использоваться также для моделирования и расчёта многих временных процессов

: равноускоренное движение (физика), размножение (биология), скорость реакции (химия), ее можно применять

для ведения, например, домашней бухгалтерии и планирования использования денежных средств.

Программа: Программа Microsoft Excel предназначена для работы с

таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании

таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование

текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств

автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может

быть выведена на печать.

24. Табличный процессор Microsoft Excel: структура окна, адресации ячеек, ввод данных и формул, автоматизация ввода, форматы данных, вставка функций. Математические и логические функции

Microsoft Excel

Ответ:

Структура окна: Окно-приложение (окно, в котором представлена отдельная программа в среде Windows) содержит так называемую строку заголовка, которая находится наверху и обычно содержит название программы, в нашем случае это Microsoft Excel, и название файла который в данный момент обрабоатывается.

Когда вы первый раз запустили Excel для Windows, вы увидите в заголовке название КНИГА 1. Число «1» говорит, что Excel может обрабатывать одновременно несколько файлов, переключаясь с одного на другой. А название «Книга» присваивается автоматически каждому новому файлу, пока вы не сохранили его под другим именем.

Основные пункты горизонтального меню Excel и многие кнопки панелей инструментов совпадают с пунктами меню и кнопками окна редактора Word. Отличие горизонтального меню Excel от Word состоит в том, что в Excel имеется пункт меню ДАННЫЕ. В этом пункте меню можно осуществить различные операции с данными колонок или строк таблицы, например, отсортировать данные по какому-либо признаку.

Под панелями инструментов Стандартная и Форматирование располагается Строка формул, которой не было в Word. В этой строке дублируется содержание текущей ячейки.

Рабочая область Excel представляет из себя размеченную таблицу, состоящую из ячеек одинакового размера. В одном файле находится несколько таблиц, образующих рабочую книгу. Внизу рабочего поля расположена строка закладок ЛИСТ 1, ЛИСТ 2 и ЛИСТ 3.

Адресация ячеек: Рабочее поле Excel представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов, с заголовками А, В, С, D и так далее, и пронумерованных строк. У каждой ячейки на листе есть свою имя (адрес), например самая верхняя левая ячейка имеет адрес А1. Эта ячейка

выделена рамочкой. Любая ячейка, выделенная рамочкой, является активной, то есть именно в эту ячейку можно ввести данные с клавиатуры.

Адрес выделенной ячейки появляется в Поле имени, расположенном выше заголовка столбца А на одном уровне со Строкой формул.

В Excel существует понятие интервала ячеек. Интервал ячеек представляет собой прямоугольный участок таблицы из нескольких ячеек. Интервал задается посредством указания адреса верхней левой и нижней правой ячейки прямоугольного блока ячеек. Адреса этих двух ячеек при задании интервала разделяются двоеточием, например -В7-.Е11.

Таким же образом можно задавать интервалы, состоящие из определенного количества столбцов, указывая через двоеточие имена первого и последнего столбцов, например - C:F. В адресе интервала строк указывается номера первой и последней стоки интервала, например - 11:112.

Ввод данных и формул: Для того, чтобы ввести данные в одну из ячеек таблицы, необходимо ее выделить и, не дожидаясь появления текстового курсора, начать вводить данные с клавиатуры.

Основным отличием работы электронных таблиц от текстового редактора является то, что после ввода данных в ячейку их необходимо зафиксировать, то есть дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку. Зафиксировать данные можно одним из способов:

Нажать клавишу Enter.

1. Щелкнуть мышью по другой ячейке.

2. Воспользовавшись кнопками управления курсором на клавиатуре, перейти к другой ячейке. Итак, недостаточно ввести данные в ячейку, необходимо их еще и зафиксировать

Автоматизация ввода: в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики , раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т.д.) для автоматизации ввода.

Форматы данных: Общий, числовой, денежный, финансовый, дробный, процентный и т.д.

Вставка функций: Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш |Shift+l<'3|. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Диалоговое окно Мастер функций (рис. 2.8) используется довольно часто. Поэтому опишем его подробнее. Окно состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в списке Функция появляется соответствующий ему перечень функций.

В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того, какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию

Полный алфавитный перечень Финансовые Дата и время *1 Математические Статистические Ссылки и массивы Работа с базой данных Щ Текстовые Логические ч| Проверка свойств и значений

Категория Полный алфавитный перечень содержит список всех функций Excel. Остальные категории функций будут рассмотрены по мере их применения.

При выборе какой-либо функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Нажав кнопку ОК или клавишу (Enter], вы можете вызвать панель выделенной функции (описание подобных панелей приведено далее).

Математические и логические функции: математические функции Excel-это возможность производить как простейшие, так и достаточно сложные математические действия: вычисления абсолютной величины числа, суммы определенного диапазона ячеек, производить округление чисел и прочее.

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<>Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)Следующая формула возвращает значение 10, если значение в ячейке А1 больше 3, а в противном случае - 20: =ЕСЛИ(А1>3;10;20)В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции.

В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например: =ЕСЛИ(А1>=4;"Зачет сдал";"3ачет не сдал")

Можно использовать текстовые аргументы в функции ЕСЛИ, чтобы при невыполнении условия она возвращала пустую строку вместо 0.

Например:

=ЕСЛИ(СУММ(А1: АЗ)=30;А 10;"")

Аргумент логическое выражение функции ЕСЛИ может содержать текстовое значение. Например: =ЕСЛ И( А1 =" Динамо"; 10;290)

Эта формула возвращает значение 10, если ячейка А1 содержит строку "Динамо", и 290, если в ней находится любое другое значение. Совпадение между сравниваемыми текстовыми значениями должно быть точным, но без учета регистра.

Функции И, ИЛИ, НЕ

Функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT) - позволяют создавать сложные логические выражения. Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют синтаксис:

=И(логическое_значение1;логическое_значение2...) =ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2...)

Функция НЕ имеет только один аргумент и следующий синтаксис: =НЕ(логическое_значение)

Аргументы функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения.

Приведем пример. Пусть Excel возвращает текст "Прошел", если ученик имеет средний балл более 4 (ячейка А2), и пропуск занятий меньше 3 (ячейка A3). Формула примет вид:

=ЕСЛИ(И(А2>4;АЗ<3);"Прошел";"Не прошел")

Не смотря на то, что функция ИЛИ имеет те же аргументы, что и И, результаты получаются совершенно различными. Так, если в предыдущей формуле заменить функцию И на ИЛИ, то ученик будет проходить, если выполняется хотя бы одно из условий (средний балл более 4 или пропуски занятий менее 3). Таким образом, функция ИЛИ возвращает логическое значение ИСТИНА, если хотя бы одно из логических выражений истинно, а функция И возвращает логическое значение ИСТИНА, только если все логические выражения истинны.

Функция НЕ меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение и обычно используется в сочетании с другими функциями. Эта функция возвращает логическое значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ, и логическое значение ЛОЖЬ, если аргумент имеет значение ИСТИНА.

1. Основные операции над элементами электронных таблиц. Форматирование содержимого ячеек. Построение диаграмм и графиков.

Ответ: Копирование, перемещение, удаление, и т.д. Копирование, вырезание и вставка выделенного содержимого ячеек производится также как и в Word 6.0 через пункт меню Вставка или соответствующих кнопок в панели инструментов.

Для передвижения по таблице, кроме мыши, можно используя следующие комбинации клавиш:

<ТаЬ> - переход в следующую ячейку этой строки; <Shift + Tab> - переход в предыдущую ячейку этой строки; <Alt + Home> - переход в первую ячейку текущей строки; <Alt + Page Up> - переход в верхнюю ячейку текущего столбца; <Alt + End> - переход в последнюю ячейку текущей строки;

<Alt + Page Down> - переход в последнюю ячейку текущего столбца. Прежде чем приступить к изменению содержимого ячеек, необходимо их выделить. Выделение с помощью мыши: Чтобы выделить

Ячейку - щелкните левый край ячейки.

Строку - щелкните документ слева от строки

Столбец - Щелкните линию сетки сверху столбца или его границу.

Несколько ячеек, строк или столбцов - переместите указатель при нажатой кнопке мыши через ячейку, строку или столбец.

Таблицу целиком - щелкните маркер перемещения таблицы

Выделение с помощью клавиатуры

Для того чтобы выделить текст в ячейке с помощью клавиатуры необходимо, удерживая клавишу Shift нажимать клавиши перемещения курсора II, И, II и I 1. Когда выделение пересекает границу ячейки, то выделяется вся ячейка и при последующем нажатии одного из сочетаний Shift+I I, Shift+i I, Shift+Г I и Shift +1.1 будет выделяться соседняя ячейка.

Также для выделения текста в следующей ячейке можно нажать клавишу TAB, в предыдущей ячейке - клавиши SHIFT+TAB.

Кроме того, можно выделить ячейку, строки, столбцы или таблицу целиком, если использовать команду Выделить в меню Таблица.

В некоторых ячейках иногда целесообразнее располагать текст не горизонтально, а вертикально. Для изменения направление текста необходимо выделить ячейки таблицы, ориентацию текста в которых требуется изменить, в меню Формат выбрать команду Направление текста, а затем выбрать нужную ориентацию текста.

Построение диаграмм и графиков:

Диаграмма- средство графического изображения данных, предназначенных для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде.

Графики помогают увидеть динамику изменений.

В Excel возможно использование встроенных инструментов: Мастера Диаграмм для построения графиков, Мастера Функций для производства математических вычислений, программы для создания рисунков (как и в Word).

Для вызова Мастера Функций надо взять Меню Вставка, Функция, выбрать необходимую функцию в списке встроенных функций.

Для вызова Мастера Диаграмм надо взять Меню Вставка, Диаграмма. Но сперва выделяют столбец чисел.

Для вызова программы для создания рисунков надо взять Меню Вставка, Объект, выбрать MS Draw в списке объектов. Для вызова указанных объектов можно также использовать соответствующие кнопки в панели инструментов. Excel есть и собственная программа создания рисунков.

Для вставки в электронную таблицу Excel графического файла *.bmp, *.wmf и др. надо указать мышью Меню Вставка, Рисунок, выбрать на диске необходимый графический файл, содержащий рисунок, и ОК.

Для выравнивания текста в ячейке используется кнопка Выравнивание на панели инструментов Таблицы и границы.