Вопрос 20 Правила оформления документов.

Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Существуют пять типов записи для деловых документов:

1. Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

2. Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

3. Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

4. Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

5. Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

Вопрос 22 речевой этикет в документе

Официально-деловой стиль является частью нормативного русского языка. В нем есть свои правила употребления слов и речевой этики.

Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Что касается людей, работающих в системе, то степень владения деловым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам и так далее, т. е. к тем, кто по роду своей деятельности должен в совершенстве владеть официально-деловым стилем. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно.

Речевой этикет – это прежде всего система устойчивых формул общения. К этому можно добавить, что речевой этикет – это еще и умение правильно и грамотно составить документы – от простой справки до деловых писем и документов.

При составлении деловых бумаг, документов нужно следовать некоторым условиям. Понятия и термины должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает необходимость для делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы выразить весь смысл документа. Лексика просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой написания любого официального документа. В тексте должны содержаться только факты. Речевой этикет документа в официально-деловом стиле не допускает рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).

К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.