(Схема 3) Складская форма товароснабжения децентрализованным методом с использованием услуг транспортно-экспедиционных предприятий

Недостатки децентрализованного товароснабжения (для магазинов):

- рост издержек обращения по статье «транспортные расходы»;

- рост расходов на оплату труда;

- рост командировочных расходов;

- затраты труда персонала компании на выполнение погрузочно-разгрузочных работ;

- затратами времени на оформление документов;

- затраты времени на доставку товаров.

Определение размера поставки и частоты завоза товаров в розничную торговую сеть

Эффективный порядок заказа товаров можем оказаться решающим условием для успешной работы магазина.

Чрезмерные запасы товаров:

- связывают капитал,

- делают убыточными отделы, в которых продается скоропортящаяся продукция,

- затрудняют движение ходовой продук­ции,

- мешают управлению запасами,

- приводят к уменьшению полезной площади магазина

- повышают издержки торгового предприятия в целом.

Но и заказ недо­статочного количества товаров также приводит к серьезным послед­ствиям:

- отсутствие товара на складе магазина означает уменьшение продаж, потерю прибыли и клиентов.

Поэтому важнейшим элементом заказа является определение оптимального количества заказываемых товаров.

Оптимальное количество товаров означает качественное обслужи­вание покупателей, минимум инвестиций в товары и высокий оборот запасов. Дополнительные выгоды включают уменьшение случаев не­хватки товара, сокращение времени, уходящего на инвентаризацию, уменьшение инвентарного списка (на полках и в подсобках), а также сокращение операций по маркировке товаров при изменении цены.

Поскольку процессы товародвижения и товароснабжения имеют оп­ределенные количественные взаимоотношения, существует широкая возможность управлять этими процессами с помощью экономико-ма­тематических методов, предполагающих использование компьютеров.

В мировой практике торговли такие методы используются доста­точно давно для определения оптимального размера заказа товаров для каждого торгового предприятия, периодичности и времени пода­чи такого заказа, максимальных и минимальных уровней необходи­мых товарных запасов.

Целью планирования закупок товаров является выработка такой ситуационной модели, которая бы обеспечивала оптимальное инвестирование средств в товарные запасы. Эта задача решается путем определения необходимого уровня запасов, позволяющего минимизировать расходы на их приобретение и содержание.

Планирование закупок (поставки товаров) лежит в основе формирования заказа поставщику.

В практике деятельности предприятий розничной торговли чаще используют приведенные далее виды заказа товаров.

Обычный порядок заказа: магазин предоставляет поставщику список не­обходимых товаров с указанием их количества, на складе формируется заказ, отмечаются отсутствующие товары, и груз доставляется в ма­газин. Такой порядок заказа используется при централизованной доставке товаров в сетевые магазины с распределительного склада.

Двойной заказ. Согласно данной процедуре заказанный товар вы­возится со склада в различные дни, чтобы обеспечить получение и по­полнение запасов. Первая доставка состоит из пользующегося большим спросом высокодоходного товара, требующегося в больших количе­ствах. Второй заказ включает обычные и медленно раскупаемые товары.

Заказ полочного запаса. Многие магазины отказываются от заказа медленно расходящихся товаров, пока для них не освободится место на полках. Это сокращает расходы на оплату труда в соответствующих отделах и повышает эффективность использования помещений для хранения товаров.

Модульный заказ. Исследование показало, что объем продаж ходо­вых товаров (товаров устойчивого спроса) колеблется незначительно. При модульном заказе ходовой товар включается в список автомати­ческих заказов. По этой системе усредненный заказ отсылается на склад, где он фиксируется, проверяется, систематизируется. Пере­смотр графика доставки производится через заранее оговоренные про­межутки времени. Этот порядок освобождает менеджера от рутинной работы и сводит к минимуму возможность нехватки нужного товара. Компьютеризация модульных заказов еще больше снижает риск. Пе­риодически производится корректировка усредненных заказов на ос­нове фактических продаж.

Усредненный заказ - это перечень товаров, в которых нуждается магазин, формулируемый компьютерной программой на основе хро­нологии продаж. Концепция усредненного заказа может быть чрезвы­чайно эффективной и экономить время и усилия персонала магазина и склада, если пользоваться ею должным образом. Эффективная си­стема должна включать в себя автоматическое исправления ошибок в усредненном заказе с учетом особых условий при изменении модели покупательского спроса.

Вариантом усреднения заказа является «загруз под завязку», кото­рый применяется в целях повышения эффективности использования грузового транспорта. Однако в последнее время наметилась тенденция к сокращению площади подсобных помещений. Розничные торговцы пришли к выводу: «В подсобке никаких товаров не продать». Некоторые магазины фактически избавились от подсобных помещений, где держа­ли запас товаров, а резервы стати складировать на дополнительных стел­лажах, расположенных выше торговой зоны. Но такое сокращение площади подсобных помещений и, соответственно, размера товарных за­пасов привело к возникновению новой проблемы; необходимости пра­вильно определить оптимальный размер и частоту заказа по каждой груп­пе товаров с тем, чтобы избежать нехватки товаров в торговом зале.

Прямой заказ. Поставки таких товаров, как молочные продукты и хлебобулочные изделия, обычно производятся на основе прямой до­ставки. Торговый представитель-мерчандайзер компании-поставщика резервирует и заполняет места на полках, в результате чего происхо­дит ротация поставляемых продуктов. Такой порядок требует точных поставок продуктов в необходимом количестве, исключения просро­ченных товаров, размещения товаров на выделенных полках и свое­временной оплаты.

Частота заказа (завоза) различных товаров зависит от:

• физико-хи­мических свойств товаров;

• предельных сроков их хранения и реализации;

• сред­недневного объема продажи;

• размера установленных неснижаемых товарных запасов;

• емкости кладовых помещений;

• емкости установочного оборудования в тор­говом зале;

• минимальной нормы доставки;

• уровня расходов по доставке и прочих факторов.

Например, скоропортящиеся продукты следует за­казывать как можно ближе ко времени их продажи. Более крупные за­казы приходятся, как правило, на конец недели и выходные дни. Наи­более важным для учета является фактор времени, в течение которого производится обработка скоропортящейся товарной продукции. Поэто­му продукты желательно заказывать на ежедневной основе.

Для решения задачи планирования закупок в предприятиях торговли с автоматизированным учетом движения товаров, используется отчет «Планирование закупок» в системе «1 С: Предприятие» конфигурации «Торговля + склад».

Данный отчет предназначен для анализа продаж и плани­рования необходимого объема закупок товаров на определенный период. Необходимый объем закупок рассчитывается с учетом минимального остатка, остатка товарно-материальных ценностей на начало периода продаж и средней скорости продаж. Минимальный остаток задается для каждого товара в его форме.

В данном отчете можно также получить полную информацию о скорости продаж товарно-материальных ценностей (т.е. о среднем объеме продаж товарно-материальных ценностей за день) в те дни, когда товары имелись в наличии, и о числе таких дней.

В отчете «Планирование закупок» задаются период анализа про­даж и период планирования покупок.

Период анализа продаж - это тот период, на основании продаж за который рассчитывается средняя скорость продаж товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за день. На основании этой скорости продаж вычисляется предполагаемый объем продаж товаров на период планирования закупок. По предпола­гаемому объему продаж и начальному складскому остатку рассчиты­вается количество товаров, которое следует купить, чтобы к концу периода планирования закупок па складе осталось оптимальное ко­личество товаров, равное минимальному остатку.

Правильный выбор границ периода анализа продаж позволяет достигать наиболее точной оценки предполагаемого объема продаж. Так, для ТМЦ, уровень продаж которых не подвержен сезонным колебаниям, и в среднем в течение всего времени остается на одном и том же уровне, следует выбрать максимально большой период, например, за один год.

Объем продаж может зависеть от фактора времени, например, для сезонных товаров. В этом случае лучшим выбором был бы период, аналогичный по «сезонному времени» периоду планирования заку­пок. Если же объем продаж зависит от фактора времени не цикличе­ски, например, вследствие изменения покупательной способности из-за процессов в экономике, наиболее оптимальным выбором был бы небольшой период, например, месяц или две недели, по времени максимально приближенный к периоду планирования закупок.

Помимо расчета необходимого объема закупок отчет «Планиро­вание закупок» позволяет также выявить факт потери прибыли тор­говой компанией, вызванный отсутствием на складе пользующегося спросом товара. В отчете формируются данные о реальном количестве дней продажи ТМЦ, то есть дней, когда товар присутствовал на складе, и об общем количестве рабочих дней в периоде анализа про­даж. Проанализировав эти две величины можно сделать выводы о величине потерь из-за отсутствия товарных запасов. С помощью параметров настройки отчета можно произвести раз­личный отбор и группировку параметров отчета.

В отчет можно отобрать информацию по конкретным товарам, группам, а также по произвольному списку товарных категорий и их свойств (множест­венный фильтр).

Можно выбрать один из трех вариантов расчета остатка товаров на начало интервала планирования закупок:

1) Взять из итогов - будет получено фактическое значение ос­татка (наличия товара) из итогов на дату начала периода закупок.

2) Рассчитать по заказам (заявкам) - при расчете остатка будут учитываться зарезервированные товары (выписанные по документам «Заявка на склад» и «Заявка на поставку») и ожидаемые товары (вы­писанные по документу «Заказ поставщику).

3) Равен минимальному остатку предполагается, что к началу закупок на складах останется заданный в справочнике номенклатуры минимальный остаток товаров.

Количество дней, в течение которых продавался товары, рассчиты­вается с учетом числа рабочих дней в неделе у фирмы. Число рабо­чих дней в неделе настраивается в окне настроек отчета. Для того, чтобы показать только те товары, для которых необходи­мый объем закупок больше нуля, в настройках отчета требуется установить переключатель «Показать только необходимые закупки».

Порядок округления необходимого объема закупок можно задать в списке «Округлить объем закупки до…».

Таким образом, в отчёте компьютерной базы «Планирование закупок» представлена следующая информация:

1) о реализации - количестве товаров, проданных за период анализа продаж;

2) о числе рабочих дней за период анализа продаж, в течение которых товары продавались (либо были в наличии);

3) о средней продаже за 1 день - скорость продажи за день, полу­чаемая как отношение общего объема продажи за пе­риод анализа продаж к числу дней продажи;

4) об остатке на «дату начала закупок» - остатке товаров на начало периода планирования закупок. Остаток рассчитыва­ется в соответствии с заданным в настройках алго­ритмом расчета.

5) необходимый объем закупки - рассчитанное количество товаров, которое следует приобрести для того, чтобы товары можно было продавать в течение периода планирова­ния закупок, заданного в настройках отчета. Предпо­лагается, что в течение этого периода товар будет продаваться по рабочим дням со скоростью, равной средней скорости продажи за период анализа продаж и на момент начала продаж имеется остаток, указан­ный в предыдущей графе.

6) планируемый объем продаж - количество товаров, которое пла­нируется продать в указанном периоде. Рассчитыва­ется исходя из средней скорости продаж за один день и количества рабочих дней в периоде планирования за­купок.

На основании информации, содержащейся в компьютерной базе, в предприятиях торговли ведется журнал заказов, в который включены такие сведения, как: название товарной секции, но­мер заказа, количество товара, ассортимент, категория прибыльности, упаковка, цена, регистрация недельного заказа.

Оптимальное число частоты поставок товара можно определить по формуле:

N опт = Q / qопт

где:

N опт - оптимальное число поставок товара;

Q - объем поставки товара, предусмотренный договором, руб.;

qопт - оптимальный размер одной партии поставки.

Оптимальный интервал между поставками рассчитывается на основании оптимального числа частоты поставок товара:

t опт = 360 / N опт

Периодичность завоза (и оптимальных размеров) по скоропортящимся товарам определяется исходя из однодневного оборота и срока продажи товара, определенного в соответствии с условиями его хранения. По товарам, имеющим длительные сроки реализации, периодичность завоза товаров определяется как разница между средним и неснижаемым запасам товаров в днях:

И = 2 * (З_с — З_н),

где:

И — интервал завоза в днях;

З_с и З_н — средний и неснижаемый запас товаров в днях.

Например, если средний запас товаров (в днях) растительного масла равен 20 дням, а неснижаемый — 15, то интервал завоза составит 10 дней, а частота завоза — 3 раза в месяц. Если месячный оборот по данной группе товаров составляет 9000 руб., то размер равен 3000 руб. (9000 : 3).

Данная методика расчета распространяется на товары простого ассортимента, когда в каждой партии поступает полное число разновидностей.

В каждой завозимой партии товаров сложного ассортимента поступает лишь часть разновидностей, предусмотренных ассортиментным перечнем Интервал завоза в этом случае определяется с учетом коэффициента комплексности (к), который рассчитывается отношением среднего числа разновидностей товаров, посту­пающих в одной партии, к общему количеству разновид­ностей, указанному в ассортиментном перечне.

Например, в магазин «Продовольственные товары» за пять завозов поступило 40 разновидностей кондитерских изделий (8 раз­новидностей в одной партии), а по ассортиментному переч­ню в продаже должно находиться 24 разновидности. Коэффициент комплексности составит 0,33 (8:24), а формула по определению интервала завоза приобретает следующий вид:

И=2 * (З_с - З_н) * 0,33

Выполненные расчеты по периодичности завоза отдель­ных групп товаров группируются по источникам поступ­ления, и устанавливается рациональная частота завоза по общему объему поставок товаров с учетом максимального использования грузоподъемности автомобилей и разрабо­танных маршрутов завоза товаров.

Эффективный порядок заказа товаров можем оказаться решающим условием для успешной работы магазина. Оптимальное количество товаров означает качественное обслужи­вание покупателей, минимум инвестиций в товары и высокий оборот запасов. Дополнительные выгоды включают уменьшение случаев не­хватки товара, сокращение времени, уходящего на инвентаризацию, уменьшение инвентарного списка (на полках и в подсобках), а также сокращение операций по маркировке товаров при изменении цены.

Введение автоматизации с использованием системы штрихового кодирования позволило упростить порядок заказов, поскольку ком­пьютер учитывает продажи всех товаров и хранит информацию о те­кущих остатках. Это позволяет осуществлять автоматические заказы товаров и хранить информацию о текущих остатках.

ПЛЮС !!! Формулы из задачи 8, а также можно использовать экономико-математические модели из «Логистики» (если изучали):

• модели экономичного (оптимального) размера заказа (ЭРЗ) – модель Уилсона;

• модели точки возобновления заказа;

• модели определения резерва запасов.