Оповещение и приглашение сми
Начать работу со СМИ следует с подготовки и рассылки пресс-релизов. Содержание этого документа складывается из двух компонентов — информации о том, где и конкретно что будет происходить и почему журналисту стоит на эту пресс-конференцию прийти.
Когда время позволяет, первый анонс стоит дать за десять дней — неделю, продублировать его за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до начала мероприятия приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является «горячей». Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматической рассылки по факсу с дублированием по электронной почте. Не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно позвонить в СМИ, находящиеся в списке приглашенных. Во-первых, чтобы узнать, получено ли приглашение, а во-вторых, напомнить о себе.
Встреча гостей
Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников из числа вспомогательного персонала принято назначать в группу по приему и регистрации гостей и участников. Часть группы размещается за столом с надписью «Регистрация участников», часть — встречает приходящих у входа в офисное здание (при этом таблички-указатели на место проведения пресс-конференции должны присутствовать обязательно. И чем больше их будет, тем лучше — среди журналистов встречается немало рассеянных). Задача встречающих- способствовать созданию хорошей атмосферы, в которой должна проходить пресс-конференция.
Проведение пресс-конференции
Отступление от назначенного времени начала пресс-конференции на 5—10 минут допустимо и даже желательно (за это время приходят опоздавшие журналисты).
Продолжительность пресс-конференции не должна превышать полутора часов, не более двух, если предусмотрены фуршет и неформальные беседы с представителями СМИ.
Вступительная речь спикера длится максимум 15 минут, но лучше ограничиться 7—8 минутами. Задача речи спикера —настроить журналистов на нужную эмоциональную волну. Спикер только обозначает тему и задает правильный эмоциональный настрой.
…
После пресс-конференции
Фуршет, почти всегда проходящий после пресс-конференции (это современная тенденция), выполняет две функции:
позволяет журналистам в неформальной обстановке пообщаться со спикерами (поэтому спикер должен присутствовать на нем);
компенсирует журналистам затраты на потраченную энергию (позволяет им плотно закусить, а то и выпить. В определенном смысле это элемент налаживания будущих хороших отношений.