Структура кс может включать

• Назначение и область применения стандарт; •Нормативные ссылки; • Определения терминов, обозначения и сокращения; • Принципы организации системы управления деятельностью компании; • Основные процессы компании; • Организационная структура управления процессами; • Распределение функций, полномочий и ответственности в рамках процесса;

• Нормативная база управления процессом; • Ведение реестра процессов; • Назначение приоритетов процессов; • Документирование процессов ; • Информационная система управления процессом • Порядок внесения изменений в стандарт ; • Классификация документов; • Система кодирования документов; • Приложения (шаблоны основных рабочих документов); • Конфиденциальность.

Менеджеры компаний, понимая всю важность и необходимость создания и применения корпоративных стандартов, часто не верят в то, что созданные документы будут работать. Данные опасения несостоятельны, если созданные документы качественны. А для этого необходимо выполнить ряд правил.  

Пример:

Рассмотрим кратко ситуацию с корпоративной стандартизацией, сложившуюся в российской бизнес-практике.

На предприятиях наблюдаются существенные пробелы во внутренних нормативных документах. Только некоторые (и не всегда наиболее важные) аспекты деятельности компании описаны в них. Часто отсутствуют Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников. Даже имеющиеся локальные акты могут содержать весьма существенные изъяны. Часто это связано с тем, что они были заимствованы по случаю у коллег, поэтому носят сугубо формальный характер, то есть документы есть, но фактически ими никто не пользуется.

Бывает, что документы написаны таким «чудовищным языком», а информация в них представлена в настолько невнятной и ненаглядной форме, что даже самые лояльные сотрудники не в силах этими документами пользоваться.

Или другой достаточно распространенный недостаток. Многие привыкли, когда внешние нормативные документы, посвященные одной и той же теме, могут трактовать ее, мягко говоря, по-разному. Противоречивое российское законодательство уже никого не удивляет. Такая же ситуация имеет место и на уровне предприятий, когда внутренние документы являются противоречивыми, поскольку содержат разные нормы в отношении одного объекта описания.

Например, в бухгалтерии компании для калькулирования себестоимости выпускаемой продукции используется одно Положение о калькулировании, а в планово-экономическом отделе — свое, альтернативное. Схема формирования себестоимости в обеих методиках калькулирования может быть заложена одна и та же, но подходы, например к оценке запасов и способам распределения косвенных расходов, разные. Соответственно и результаты получатся разные. Или еще характерный пример, относящийся к базам данных (справочникам) объектов управления. Например, Справочник материалов. Совсем не исключительной может быть ситуация, когда в отделе главного технолога используется свой справочник, в отделе снабжения — другой, в производственных подразделениях — третий. Подобная нормативная «анархия» в той или иной степени имеет место на большинстве предприятий.

Но даже изначально близкие к идеалу документы со временем стареют и приобретают формальный характер, поскольку нет процедур их актуализации.

Каким же требованиям должны соответствовать документы, чтобы их в полной мере можно было назвать качественными? Ответить на данный вопрос несложно, если исходить из того, что главным критерием качества документов является их «работоспособность». То есть документы можно считать качественными, если они работают, выполняют предписанные им задачи. «Рабочими» же они будут в случае соответствия следующим основным требованиям:

·         бесконфликтность — каждый из документов не должен вступать в противоречия с другими документами;

·         удобство для пользователей — документ должен быть удобен как для первичного ознакомления с ним, так и для последующего постоянного применения;

·         гибкость — документ должен быть таким, чтобы его актуализация не требовала значительных затрат времени и сил.

Для того чтобы было обеспечено выполнение указанных требований, необходимо придерживаться нескольких правил.