2 Учет расчетов с подотчетными лицами
Если те или иные расходы не могут быть оплачены из кассы или с расчетного счета, то для этого выдают под отчет авансы наличными деньгами.
Выдача денег под отчет осуществляется только работникам предприятия на следующие цели:
на административно-хозяйственные расходы;
расходы по служебным командировкам;
Деньги под отчет выдаются при условии, что за работниками нет задолженности по ранее полученным суммам.
Выдача денег под отчет производится по расходным кассовым ордерам.
Расходовать деньги, полученные под отчет, допускается лишь по целевому назначению; передача подотчетных сумм одним лицам другому запрещается.
Лица, получившие деньги под отчет, обязаны представить в установленные сроки в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих указанные в отчете расходы.
Учет расходов по служебным командировкам
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его работы.
Порядок и условия командирования работников устанавливаются Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ (пост. Минфина РБ № 35 в редакции от 29.02.2008 № 29).
Направление работников предприятия в командировку производится руководителями предприятий и оформляется приказом с выдачей командировочного удостоверения. В нем указываются фамилия, имя, отчество и должность командируемого, наименование предприятия, выдавшего удостоверение, пункты назначения и наименования организации, в которую направляется работник, № и дата приказа о командировке, ее срок и цель. Командировочное удостоверение подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью, отмечается дата выбытия (печать).
Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, на предприятии выдается в специальных журналах.
По возвращению из служебной командировки работник сразу же приступает к составлению авансового отчета.
Работнику возмещаются расходы:
По проезду к месту командировки и обратно (согласно билетам);
По найму жилого помещения (по счетам гостиниц, одноместный номер; без документов – по нормам Минфина – 4500 руб. в сутки)
Суточные за все время командировки – по нормам, установленным Министерством финансов (с 2008 г. - 15 000 руб. в день; при однодневных командировках - 7 500руб).
Основанием для заполнения отчета служат счета гостиниц, билеты, квитанции и т.п. Эти документы, а также командировочное удостоверение и письменное задание, доклад о командировке прилагают к авансовому отчету.
Авансовый отчет представляется непосредственному начальнику на подпись. Затем он (с документами) сдается в бухгалтерию предприятия (в трехдневный срок).
Принимает отчет бухгалтер, который ведет учетные записи по счету 71. Он проверяет каждый приложенный к отчету документ, а затем и авансовый отчет. Он устанавливает:
- наличие всех документов, их подлинность;
- соответствие дат на документах отчетному периоду:
- соответствие сумм по документам записям в отчете:
- законность и необходимость произведенных расходов.
Отчет передается на утверждение руководителю предприятия. С подписью возвращается бухгалтеру. Им производится обработка отчета: против сумм расходов указываются проводки.
Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяется счет 71. Это активный счет, сальдо которого отражает или сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (по дебету), или задолженность предприятия перед ними (по кредиту).
По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет (на основании расходных кассовых ордеров). По кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам, и суммы, сданные по приходным кассовым ордерам как неиспользованные.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетам с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7.
Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. Форма записи в нем – линейная: каждой выданной под отчет сумме отводится в ж/о одна строка (линейка), которая открывается при выдачи авансов. По мере представления утвержденного авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получение денег в погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
В то же время ж/о №7 сохраняет шахматную форму записи, положенную в основу журнально–ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.
Основанием для заполнения ж/о №7 являются: 1) расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет; 2) авансовые отчеты – на израсходованные суммы; 3) приходные или расходные кассовые ордера на сумму расхождения между полученными или израсходованными деньгами (возврат остатка или возмещение перерасхода).