3. Этапы подготовки и проведения пк

РАССМОТРИМ ПО БЛОКАМ:

1. Подготовка (заранее)

2. Подготовка (накануне и в день проведения)

3. Встреча участников и гостей

4. Проведение ПК

5. Мероприятия по окончанию ПК

6. специальные рекомендации

БЛОК 1. Подготовка: ЗАРАНЕЕ

1. определить тематику и состав участников пресс-конференции.

2. утвердить команду и распределить ответственность

3. Разработать Сценарий/программу пк (содержит перечисление всех мероприятий с указанием длительности - примерный хронометраж):

• открытие

• представление хозяев-устроителей

• вступительное слово ведущего

• выступления (информ.сообщения)

• вопросы и ответы

• закрытие

• неофициальная часть

4. определить время проведения ПК, сверить – не совпадет ли ваша ПК с другими мероприятиями, интересными прессе

5. определить круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию.

6. разослать приглашения - факсы, e-mail в СМИ

7. напечатать и разослать приглашения

8. подготовить ведущего

9. определить ньюс-мейкеров (спикеров) - кто будет выступать (не более двух - трех выступающих)

10. подготовить тезисы к речи ньюс-мейкеров (если речь – то проверить на слух)

11. Подготовить q&a(anser): вопросы, которые могут быть заданы и достойные, по возможности лаконичные ответы на них.

В администрации президента США работает специальная команда, которая накануне конференции обобщает информацию об аккредитованных журналистах (их семейное положение, послужной список, их высказывания и поведение на других пресс-конференциях, их позицию по тому или иному вопросу). И на основании этих данных делает прогноз возможных вопросов. Сколько они вопросов угадывают в процентах? – до 80!!! На них заготовлены и отрепетированы ответы. Подготовлены остроты и отточена мимика. А у нас создается впечатление, что президент невозмутимый, но в то же время находчивый и остроумный человек.

12. подготовить пресс-релиз.

13. подготовить раздаточный материал (пресс-кит) - это дополнительная информация, статистические данные, цитаты, сувениры

14. выбрать помещение, желательно в центре города

15. таблички, указывающие как пройти в здании к месту пресс-конференции, если зал расположен далеко от входа

16. заказать (или проверить состояние) плакаты и баннеры с символикой организации (должны попадать в кадр)

17. продумать возможность демонстрации слайдов, видеоматериалов (техническое обеспечение - свое, арендодателя или напрокат)

18. Бланк для регистрации журналистов должен содержать графы:

• --наименование СМИ,

• --Ф.И.О. и контактный телефон пришедшего журналиста,

• --время выхода материала.

19. запланировать фуршет и заключить необходимые договоры на обслуживание

20. Подготовить команду коммуникабельных людей, которые будут работать с журналистами в течение всего мероприятия

Функции группы:

• поприветствовать пришедшего;

• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

• представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;

• указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

• раздать бейджи для аккредитованных журналистов

БЛОК 2. Подготовка НАКАНУНЕ и в день проведения

21. обзвонить СМИ и спросить кто точно будет присутствовать.

21. репетиция (роли, выступления, вопросы-ответы, последовательность)

22. подготовить зал для ПК (микрофоны, компьютеры, стаканы, минеральная вода, освещение, ваза для цветов, удлинители для розеток и т.д.).

23. подготовить стол для регистрации

24. таблички, указывающие как пройти в здании к месту

25. расставить таблички и с именами и названиями должностей выступающих

26. развесить плакаты и баннеры с символикой организации, чтобы это могло попадать в кадр.

БЛОК 3. ВСТРЕЧА участников и гостей

27. Работа команды с журналистами:

• встретить и зарегистрировать журналистов, вручить пресс-пакет

• раздать бейджи для аккредитованных журналистов