1. Сфера и виды деятельности, форма собственности предприятия

Закрытое Акционерное Общество «Современные технологии» создано в 1997 году. На сегодняшний день ЗАО «Современные технологии» осуществляет производство и оптовую поставку компьютеров, сетевого оборудования, офисной техники, расходных материалов, серверного оборудования. Это коммерческая организация. У организации нет филиалов и дочерних предприятий. На предприятии работает 12 человек.

ЗАО «Современные технологии» работает на рынке вычислительной техники РБ десять лет, специализируясь на поставке высококачественного оборудования brandname производителей - Intel (Intel Advanced Network Reseller/Intel Product Integrator), периферия и серверы Hewlett-Packard (HP Business partner), Epson, Philips, Hitachi, сетевое и коммуникационное оборудование Intel, 3Com, Schmidt Telecom, Nortel. Имеет большой опыт реализации сетевых и коммуникационных проектов (локальные сети, сети масштаба предприятия, распределенные сети, Internet/Extranet технологии).

Ведущим направлением деятельности ЗАО «Современные технологии» является оптовая поставка оборудования, технологий и решений ведущего мирового производителя - корпорации Intel. Сотрудничество с Intel дает возможность предоставлять огромный выбор аппаратного и программного обеспечения, способного максимально эффективно решить любые задачи бизнеса.

Предприятие специализируется на:

- Комплектация рабочих станций

- Комплектация и настройка серверов

В организации работает 12 человек, они изображены на организационной

структуре (Рисунок 1)

Рисунок 1– Иерархическая организационная структура предприятия

В таблице 1.1 представлены описания отделов.

Таблица 1.1– Описание отделов

Название отдела	Число сотрудников	Описание отдела
1	2	3
Бухгалтерия	1	Занимается составление бухгалтерской отчетности, проводок.
Отдел обслуживания	2	Сборка и тестирование компьютерной техники, установление операционных систем, гарантийное обслуживание, выдача товара заказчику, инвентаризация склада.
Отдел закупок	2	Занимается поиском поставщиков, заключением договоров, поиском необходимого товара по оптимальной цене и с оптимальным сроком доставки у поставщиков, подготовкой счетов для оплаты генеральным директором или коммерческим директором, организацией доставки товара.
Отдел продаж	3	Поиск покупателей, подготовка документации для участия в тендерах, заключение договоров, выписка счетов, передача информации о необходимом оборудовании в отдел закупок, подготовка документов для реализации, проведение рекламных мероприятий, доставка оборудования.

Также представлено описание должностей и должностных обязанностей(Таблица 1.2):

Таблица 1.2 – Описание должностей

Должность	Должностные обязанности
1	2
Генеральный директор	Принятие стратегических решений, поиск новых заказчиков, оплата счетов.
Коммерческий директор	Поиск новых заказчиков, оплата счетов.
Главный бухгалтер	Составление бухгалтерского баланса, ведение материального учета.
Менеджер по работе с Московскими поставщиками	Поиск новых поставщиков, получение из отдела продаж информации о необходимом товаре, поиск необходимого товара по оптимальной цене и с оптимальным сроком дооставки, подготовка счетов для оплаты, организация доставки товара до Уфы, организация доставки до офиса.
Менеджер по работе с Уфимскими поставщиками	Поиск новых поставщиков, получение из отдела продаж или от менеджера по работе с Московскими поставщиками информации о необходимом товаре, поиск необходимого товара по оптимальной цене, подготовка счетов для оплаты, организация доставки до офиса или непосредственно заказчику.
Инженер по обслуживанию компьютерной техники	Получение из отдела продаж информации для сборки, сборка серверов и рабочих станций, выдача товара заказчику, либо передача товара курьеру для доставки, принятие неисправного товара и устранение неисправностей, либо отправка товара поставщику. получение из отдела продаж информации для сборки
Продолжение таблицы 1.2
1	2
Инженер по обслуживанию ПО и офисной техники	Настройка операционных систем, заправка картриджей, прием офисной техники на гарантию и либо устранение неисправностей, либо отправка поставщику.
Менеджер	Поиск новых заказчиков, заключение договоров, выписка счетов, подготовка информации для отдела закупок, подготовка информации для отдела обслуживания, подготовка тендерной документации.
Курьер	Доставка товаров покупателю, доставка обедов в организацию, доставка товаров в организацию от поставщиков, с базы экспедиционной компании, от заказчиков по гарантии.
Секретарь	Отвечать на телефонные звонки, подготовка документов по реализации.
Кладовщик	Выдача товара со склада, оприходование товара, инвентаризация, обеспечение сохранности товара..

Предприятие размещается в четырех комнатах в двухэтажном здании. Офис находится на втором этаже и занимает 2 комнаты, там располагаются отдел закупок, отдел продаж, бухгалтерия, также там находится руководство организации, то есть генеральный и коммерческий директора и секретарь.

На первом этаже располагается склад организации, также там размещается отдел обслуживания и столовая, которая занимает отдельную комнату.

1.1.2 Основные бизнес-процессы предприятия

Так как деятельностью предприятия является оптовая торговля, то основными бизнес-процессами на предприятии будут бизнес-процесс закупки и бизнес-процесс продажи товара.

Перечень и детализация основных бизнес-процессов:

Бизнес-процесс закупки

Этот процесс ведется отделом закупок и отделом снабжения. Основными целями этого бизнес-процесса являются своевременное поступление на склад необходимых комплектующих и прочих товаров, поиск товаров для покупки на наиболее выгодных условиях, установление и развитие взаимовыгодных отношений с новыми поставщиками.

Детализация бизнес-процесса закупки:

- Определение потребности в комплектующих. Для удовлетворения потребности заказчиков из отдела продаж в отдел закупок поступает информация о необходимости приобретения новых товаров. Отдел закупок проверяет есть ли эти комплектующие на складе. Если комплектующих нет на складе возникает потребность в заказе этих комплектующих у поставщика.

- Выбор поставщиков. Для заказа комплектующих менеджеры из отдела закупок выбирают поставщика. Сначала из базы поставщиков выбираются поставщики с которыми наиболее давно и удачно работает организация (эта информация основывается на личном опыте менеджеров), далее выбираются поставщики у которых эти комплектующие есть на складе, если таких поставщиков нет выбираются те поставщики у которых данные товары находятся в транзите. Если у данной группы поставщиков нет товара, то выбираются остальные поставщики из списка, если поиск опять не увенчается успехом, то выбираются поставщики присылающие прайс-листы на ящик и из желтых страниц. В случае если один и тот же товар есть в наличии у нескольких поставщиков, то выбирается товар по более низкой цене, либо с лучшими условиями обеспечения качества. Если критичный срок доставки выбираются поставщики способные его удовлетворить. Если критично качество, а сроки доставки не критичны, то товар заказывается у надежного поставщика, даже если этого товара нет у него на складе, а поставщик в свою очередь тоже будет заказывать данный товар.

- Обработка заказов. После выбора товара и поставщика, менеджеры из отдела закупок, просят менеджеров поставщика выписать счет, счет присылается либо по факсу либо по электронной почте. Счет передается генеральному или коммерческому директору для оплаты.

- Контроль выполнения условий договора. После оплаты счета менеджеры из отдела закупок ждут когда придет товар, если товар не приходит в срок, выясняют причины задержки.

- Поступление материала. После оплаты счета поставщик отправляет нам товар, который через некоторое время поступает на склад вместе с необходимой документацией (накладная и счетфактура),

- Оприходование материала. Документация сопутствующая товару передается в бухгалтерию, там происходит оприходование товара.

- Контроль счетов. Периодически осуществляется сверка счетов с поставщиками.

Бизнес-процесс продажи

Этот процесс ведется руководством организации, отделом обслуживания и отделом продаж, секретарем. Основными целями этого бизнес-процесса являются получения максимальной прибыли, установление и развитие взаимовыгодных отношений с новыми заказчиками.

Детализация бизнес-процесса продажи:

- Поиск Заказчиков. Осуществляется практически всеми сотрудниками организации, для привлечения новых заказчиков проводятся конференции, семинары, обновляется сайт организации, поддерживается имидж компании.

- Отправка коммерческих предложений. После нахождения заинтересованного в приобретении товаров заказчика. Осуществляется рассылка коммерческих предложений и прочие мероприятия.

- Заключение/продление договора с Заказчиком. Если заказчик заинтересовался нашим предложением, с ним заключается договор на поставку товаров.

- Выполнение обязательств по договору. После заключения договора менеджеры из отдела продаж выписывают покупателю счет, передают информацию о необходимых товарах в отдел закупок, если необходима комплектация рабочих станций, то информацию передают также в отдел обслуживания. После подготовки товара для реализации, готовится секретарем пакет документов (накладная и счет-фактура), проверяется оплата счета, товар выдаётся, либо отвозится покупателю.

- Контроль выполнения условий договора. После передачи информации в другие отделы менеджеры из отдела продаж стараются контролировать сроки поставки и качество, оплаты покупателей.

- Контроль счетов. Периодически осуществляется сверка счетов с заказчиками.

Для выживания в нелегкой конкурентной борьбе компании нужно постоянно поддерживать имидж, как можно лучше удовлетворять потребности заказчиков. Совокупность результатов этих бизнес-процессов напрямую влияет на финансовое состояние организации и определяет её положение на конкурентном рынке. Четкое и своевременное выполнение всех операций, отсутствие избыточных материальных затрат позволяет компании держаться на плаву.

Возникает острая необходимость в сборе и анализе информации, появляющейся во время выполнения данных бизнес-процессов.

Предприятие работает с 100-200 контрагентами в месяц. То есть база контрагентов составляет порядка 500 юридических лиц, к ним относятся поставщики и заказчики.

Оборот предприятия за месяц составляет от 3 млн. рублей до 15 млн. рублей, оборот предприятия зависит от количества хозяйственных операций связанных с торговлей.

За месяц на предприятии происходит в среднем около 500 хозяйственных операций и создается около 1500 первичных документов. Сюда относятся такие документы как счета, счета-фактуры, накладные, договора, платежные поручения и так далее.

Перечень документов, определяющих функционирование организации в целом и регламентирующей выполнение данных бизнес-процессов:

- Устав.

- Постановление о регистрации.

- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

- Должностные инструкции.

- ГОСТы

- Закон РФ о сертификации продукции и услуг.

- Закон РФ о защите прав потребителя.

И так далее.