2. 3 Реализация базы данных на физическом уровне
2. 3. 1 Создание таблиц
В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами. Рассмотрим создание таблиц в режиме конструктора.
Для создания базы данных через конструктор, необходимо нажать кнопку Создать и выбрать позицию Конструктор.
С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набо
лей называют основным ключом. В результате создадим три таблицы с данными: рисунок 2, 3, 4.
Рисунок 4 – Таблица «Абоненты»
Рисунок 5 – Таблица «Коды городов»
Рисунок 6 – Таблица «Предприятия»
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах.
2. 3. 2 Создание запросов
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.
Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке <Создать>. Откроется окно «Новый 3апрос». В окне нужно выбрать один из пяти пунктов: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Результат создания запроса «Поиск абонента по ФИО» с помощью конструктора, представлен на рисунке 6.
Рисунок 6 – создание запроса «Поиск абонента по ФИО»
Заключение
Работа с базами данных и их объектами вначале может оказаться довольно сложной задачей. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.
В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса – так называемый «запрос по образцу» (query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос.