- •Управление офисом
- •Введение
- •Глава 1. Администрирование и административная служба
- •1.1. Структура бизнеса и субъекты управления
- •Административная теория организации и управления по а. Файолю
- •1.2. Административная служба и административная деятельность
- •Контрольные вопросы
- •Глава 2. Офис в современной системе управления
- •2.1. Теоретические модели офиса ( информационная, коммуникационная, системная)
- •2.2. Специфика деятельности офиса и виды офисных работ
- •2.3. Функции офиса
- •2.4. Роль руководителя офиса
- •Контрольные вопросы
- •4. Коммуникативные отношения в офисе
- •4.1.Служебный диалог
- •4.1.1. Типы речевых актов в деловом общении
- •4.1.2. Бизнес - аргументация. Методы убеждения собеседника
- •4.1.3. Психологические типы собеседников
- •4.1.4. Невербальные средства делового общения
- •4.1.5. Пространственные нормы делового общения
- •4.2. Деловой разговор и его виды
- •4.3. Деловая беседа
- •4.4. Переговоры
- •4.5. Интервью
- •4.6. Служебный телефонный разговор
- •4.6.1. Техника речи разговора по телефону
- •4.6.2. Правила ведения делового телефонного разговора
- •4.7.1. Дискуссия как вид спора
- •4.7.2. Этапы подготовки и проведения дискуссии
- •4.7.3. Правила ведения спора
- •4.7.4. Анализ дискуссии
- •4.8. Деловое совещание (собрание)
- •4.8.1. Совещание как вид организации делового общения группы
- •4.8.2. Этапы подготовки и проведения собрания
- •4.9. Общение в офисе как социально-психологическая проблема
- •4.9.1. Общение как обмен информацией
- •4.9.2. Общение как взаимодействие
- •4.9.3. Общение как восприятие людьми друг друга
Контрольные вопросы
Перечислите субъекты управления в развитой экономике и раскройте их функции.
Отметьте ключевую роль менеджера в управлении.
Дайте классификацию менеджеров.
Раскройте структуру бизнеса. Охарактеризуйте типы предпринимательских фирм.
Объясните смысл администрирования как самостоятельной функции предприятия и ее двойственный характер.
Охарактеризуйте структуру администрирования как важнейшей функции управления фирмой.
Обоснуйте необходимость создания самостоятельной административной службы на предприятии, фирме.
В чем заключается процесс функционализации?
Что представляет собой характер административной деятельности?
Осветите основные этапы развития административной службы.
Глава 2. Офис в современной системе управления
С развитием рыночных отношений в России интерес общества к проблемам организации офисов и их управления значительно возрос.
В дорыночные времена считалось, что офисы в основном выполняли вспомогательные функции, являясь второстепенной областью управленческой деятельности.
В настоящее время роль офиса в современной фирме стала по существу ведущей независимо от объемов и направлений ее деятельности.
Одновременно значительное увеличение масштабов управленческой деятельности, а также расходов на содержание аппарата управления требует вносить изменения в вопросы организации офисов для повышения эффективности конторского труда.
Большое значение при этом приобретает применение новейших информационных технологий, оказывающих существенное влияние на модернизацию офисов.
Существуют различные толкования самого понятия «офис»: и как «служба», «услуга», «обязанность», и как «место, где осуществляются деловые операции», и как служебное помещение, в котором заняты преимущественно служащие (клерки).
В деловой практике общепризнанным является определение офиса как аналога понятий «административная служба», «контора» и, если обобщенно, «аппарат управления». При этом современные офисы создаются и функционируют в различных сферах деятельности — хозяйственной, политической, общественной, социальной и пр.
Имеются некоторые различия в понимании офиса как центра административной деятельности. В частности, для представителей малого бизнеса офис видится в основном как помещение для деловых операций, а для представителей более крупного бизнеса офис — не только помещение, но и символ престижа фирмы, где трудится достаточно большой управленческий персонал.
Во всех случаях офис представляет собой обособленную административную единицу, организующую управление фирмой и оказывающую различные услуги информационного, консультационного и иного характера, используя труд квалифицированных специалистов.
2.1. Теоретические модели офиса ( информационная, коммуникационная, системная)
Принято выделять три модели офиса — информационную, коммуникационную и системную.
В информационной модели офис рассматривается как своеобразный цех, который «производит» информацию в различных видах. Основной акцент делается на анализ и рационализацию рабочих процедур. Социально - психологические проблемы либо игнорируются полностью, либо рассматриваются как ограничительный фактор. Элементарный информационный процесс представляется состоящим из четырех основных видов деятельности — генерирования информации, ее хранения, распространения и восприятия. В рамках каждого из четырех элементов модели производится множество операций над информацией. При этом осуществляется перевод информации в машинную форму или наоборот.
В коммуникационной модели элементарный коммуникационный процесс представляется состоящим из трех основных элементов: посылка сообщения, его прием и реакция «приемника» в обратной связи.
Офис в целом рассматривается в виде иерархии взаимосвязанных коммуникационных процессов. Процессы низшего уровня контролируются высшими, но они в свою очередь постоянно изменяются благодаря обратной связи. В коммуникационной модели офиса подчеркивается роль человека как основного элемента любой системы сообщений.
Анализ поведения людей в офисе — одна из центральных задач любого научного анализа. На рис. 2.1 и 2.2 даны схемы взаимосвязей в первой и второй моделях офиса.
Рис. 2.1. Информационная модель офиса
Рис. 2.2. Коммуникационная модель офиса
В системной модели офис представляется как социотехническая система. Это означает попытку анализа и синтеза рационалистического и поведенческого направлений в менеджменте офиса, выраженных в информационной и коммуникационной моделях, которые рассматриваются как крайние случаи, пригодные для решения частных проблем, возникающих в офисе. Поэтому разработчик автоматизированных систем для офиса не может ограничиваться только параметрами информационных потоков, общим характером решаемых задач или типами коммуникаций. Он принимает во внимание социально-психологические особенности организации, в которой с точки зрения социотехнических систем конечные результаты работы любой организации зависят не только от взаимоувязанной работы, но и от взаимоотношений между людьми, их ценностями, ориентациями и т.п.
В отличие от рационалистического направления автоматизации конторского труда социотехническая система считает, что информационная технология — это не просто ее применение к еще одной конкретной области человеческой деятельности, а нечто совершенно новое, и что она не может в полном объеме быть применена нигде, кроме офиса.
Традиционные концепции автоматизации конторского труда, основанные на разделении труда, пересматриваются в пользу создания высокоавтоматизированных рабочих мест, а не автоматизации процессов, что позволит каждому работнику с меньшими затратами труда и большей творческой отдачей выполнять различные работы.