2.4. Проблемы в финансовом состоянии предприятия

Анализ финансового состояния ООО «Ресторан Сервис» выявил достаточно низкий уровень финансовой устойчивости, что говорит о высокой степени зависимости предприятия от привлеченных средств и может негативно отразится на его платежеспособности.

При этом значения коэффициентов ликвидности подтверждают данный вывод, так как находятся ниже рекомендуемых значений.

Следовательно, предприятию необходимо изыскать резервы повышения финансовой устойчивости и платежеспособности.

Недостатком в финансовой деятельности предприятия является значительный рост дебиторской задолженности в 2011 году, анализ которой выявил высокий процент просроченной задолженности, что приводит к отвлечению средств из текущей деятельности и может повлечь за собой риск потери платежеспособности.

Управление оборотными средствами, дебиторской задолженностью, кредиторской задолженностью, начислениями и другими средствами краткосрочного финансирования (кроме производственных запасов), а также решение вопросов по этим проблемам требует значительного количества времени, и на этом направлении наиболее ярко проявляется основная проблема управления финансами: выбор между рентабельностью и вероятностью неплатежеспособности (стоимость активов предприятия становится меньше его кредиторской задолженности).

Следовательно, ООО «Ресторан Сервис» необходимо сконцентрироваться на управлении данным объектом для обеспечения возврата средств, которые могут быть направлены на финансирование ткущей деятельности.

Глава 3. Мероприяти по усовершенствованию хозяйственно деятельности ооо «ресторан сервис»

3.1. Создание системы управления дебиторской задолженностью ооо «Ресторан Сервис»

Для предприятия ООО «Ресторан Сервис» можно порекомендовать следующие предложения по управлению дебиторской задолженностью:

1. Необходимо решать задачу не только снижения дебиторской задолженности, но и ее сбалансированности с кредиторской. При анализе соотношения между дебиторской и кредиторской задолженностями необходим анализ условий коммерческого кредита, предоставляемого фирме поставщиками материалов.

2. Для обеспечения максимизации притока денежных средств предприятию следует использовать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями формы оплаты. При этом возможны различные варианты: от предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и банковской гарантии.

3. Целесообразно проведение предварительного изучения платежеспособности и надежности партнера, его кредитной истории, особенно при заключении крупных контрактов. Однако для этого необходимо располагать банками данных, знанием методики и возможных способов оценки обязательности контрагентов. Подобную работу способны выполнять специальные агентства, кредитные бюро, банки или аналитические службы самих предприятий. Кредитное бюро способно предоставить реальную оценку надежности заемщиков. Для кредитора это ведет к значительному снижению кредитных рисков, уменьшению резервов на возможные потери по ссудам, повышению ликвидности, снижению остроты проблемы дебиторской задолженности. Но все же, нельзя рассматривать кредитное бюро, как панацею для предприятия. Они могут обеспечить предприятие ответом лишь на один из тех вопросов, которые возникают при рассмотрении возможности кредитования заемщика. Окончательное решение предприятие должно принимать самостоятельно Если покупатель неизвестен и нет информации о его платежеспособности, целесообразно использовать аккредитивную форму расчетов, которая обеспечивает практически стопроцентную гарантию платежей. Если имеется информация о необязательности покупателя, то в качестве условия продажи товара могут быть выдвинуты предварительная оплата и авансовые платежи. Если информации о платежеспособности покупателя недостаточно и если покупатель не имеет возможности осуществить предоплату, авансовые платежи, выставить аккредитив, то можно использовать другие формы гарантированных платежей. В противном случае будут потеряны покупатели и рынки сбыта.

4. Поиск совместных решений по предотвращению нарушений условий контрактов в части платежей есть наиболее рациональный и цивилизованный путь упреждения просроченной задолженности. Таким образом, деловые партнерские отношения и сотрудничество продавца с покупателем способны обеспечить наиболее быстрое и эффективное решение проблем и сокращения просроченной задолженности.

Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность ресторана и определяет дисконтную и кредитную политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

У ООО «Ресторан Сервис» основными дебиторами являются поставщики сырья, с которыми заключены договора на поставку продуктов питания.

В результате предприятию рекомендуется следующая процедура работы с такими клиентами.

Первый этап работы – знакомство с клиентом. На основании информации, предоставленной коллегами, юрист готовит необходимый проект договора, оценивая и максимально снижая риски коммерческого кредита. Например, информацию о потенциальном клиенте можно получить исходя из анализа данных его бухгалтерской отчетности, изучения его методов работы, когда сам клиент представляет эти сведения, и тем самым показывает свою готовность и заинтересованность в тесном и взаимовыгодном сотрудничестве. Также для получения такой информации до заключения договора можно попытаться связаться с контрагентами потенциального клиента, проанализировать СМИ и Интернет-ресурсы.

В этом вопросе не помешает воспользоваться опытом работы кредитных организаций. Так, чтобы предоставить кредит, банки, используя скоринговую систему (система оценки заемщиков), максимально минимизируют свои риски, связанные с не возвратом выданных кредитов. При этом, оценивается любая информация о заемщике, вплоть до наличия высшего образования, не говоря уже о владении имуществом, достаточным для удовлетворения требования банка в случае ненадлежащего исполнения обязательств.

Целесообразно до подписания договора, обратиться в соответствующие государственные органы и организации (так называемые, третьи лица, владеющие информацией и не заинтересованные в совершении сделки) в целях получения сведений о потенциальном клиенте, содержащейся в единых государственных базах данных.

Так, в соответствии со ст. 6 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. №129-ФЗ содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы являются открытыми и общедоступными, за исключением:

• сведения о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица;

• сведения о банковских счетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы о конкретном юридическом лице или индивидуальном предпринимателе предоставляются в виде:

• выписки из соответствующего государственного реестр (выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП);

• копии документа (документов), содержащегося в соответствующем государственном реестре;

• справки об отсутствии запрашиваемой информации.

Что касается документов бухгалтерской отчетности по контрагентам – акционерным обществам, то их можно также запросить в отделениях статистики. Для этого необходимо подготовить и направить в эти учреждения письменный запрос. Предоставление вышеуказанных сведений осуществляется на платной основе. Счет на оплату выставляется соответствующим отделением статистики, после представления письменного запроса.

В запросе целесообразно указать:

• какого рода информация о контрагенте должна быть представлена;

• в каких целях запрашивается эта информация.

Не стоит забывать о том, что на сайте www.nalog.ru в общедоступном порядке (бесплатно) можно получить сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП и уточнить:

• точное наименование контрагента;

• ИНН, КПП, ОГРН;

• точный юридический адрес;

• в каком налоговом органе состоит на учете;

• когда и по какому поводу вносились сведения в единый государственный реестр.

Как уже отмечалось, если у потенциального контрагента действительно имеется интерес во взаимовыгодном и искреннем сотрудничестве, он сам до заключения сделки может предоставить запрашиваемые юристом организации сведения и документы. В противном случае юрист, в целях максимальной защиты интересов своей организации, должен поставить в качестве обязательных условий сделки для контрагента – предоставление дополнительных гарантий оплаты счетов, например, путем:

• поручительства;

• перечисления задатка;

• представления банковской гарантии;

• использования аккредитивной формы расчетов;

• представления ликвидного имущества в залог;

• возможности удержания имущества;

• штрафных санкций;

• иных инструментов, обеспечивающих исполнение договорных обязательств.

Таким образом, чем больше юрист будет знать о контрагенте, тем эффективней он сможет защитить интересы своей организации.

Второй этап работы – превентивные мероприятия. В целях совершенствования контроля за сохранностью активов организации рекомендуется в адрес контрагента за три рабочих дня до наступления сроков оплаты, направить письменное уведомление о необходимости исполнить обязательства в сроки, предусмотренные договором (напоминание об оплате), в котором целесообразно отразить:

• указание на основании возникновения денежного обязательства (договор, соглашение, накладные, акты выполнения обязательств и др.);

• указание на общую сумму задолженности по договору;

• указание на порядок оплаты;

• указание о наступлении сроков исполнения обязательств со стороны контрагента и необходимости оплатить задолженность в эти сроки;

• указание на возможную систему бонусов, скидок, действующих в отношении лояльных контрагентов.

К уведомлению также должен быть приложен акт сверки взаиморасчетов, в котором содержатся следующие сведения:

• наименование организаций;

• место составления и дата составления;

• период времени, за который производится сверка расчетов;

• суммы оплаты (задолженности) по календарным датам (срокам);

• основания оплаты (номер и дата договора);

• номер и дата документов, подтверждающих факт отгрузки (оплаты),

• общая сумма задолженности по указанным основаниям,

• подписи руководителей и главных бухгалтеров, скрепленные печатями организаций.

Акты сверки взаиморасчетов передаются на подпись непосредственно контрагентам, либо направляются в их адреса заказными письмами с уведомлением о вручении почтовой корреспонденции. После получения, акты сверок взаиморасчетов регистрируются в соответствии с принятым в организации документооборотом и прошиваются в специальные папки для хранения.

Третий этап работы – процесс переговоров. В случае неоплаты контрагентом задолженности в сроки, установленные договором, работники службы сбыта или финансисты должны поставить юриста в известность о данном факте, с тем, чтобы он приступил к следующему этапу работы с дебиторской задолженностью – переговоры с должником. В противном случае контрагент может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна или незначительна, у кредитора не налажен надлежащий контроль за долгами, или кредитор не хочет портить взаимоотношения с ним. Эти выводы позволят ему халатно отнестись к своей обязанности оплатить долг и постараться на долго задержать платеж.

Для выбора действенной тактики проведения переговоров с должником, прежде всего, необходимо выяснить, почему он не платит. В зависимости от установленных фактов и должны быть проведены переговоры с должником, с использованием основных инструментов «давления».

Так, типичными причинами неплатежей могут быть:

• мотив должника обеспечить себе более комфортные условия ведения бизнеса (получить, так называемый, беспроцентный кредит);

• финансовые трудности должника;

• у должника «страдает» система документооборота;

• кредитор добровольно никогда не платит.

Если должник относиться к последней категории, то не стоит терять время, ожидая, когда его обещания исполнятся, и перейти к претензионному и судебному порядку взыскания задолженности, а также штрафных санкций за несвоевременное исполнение обязательств.

При подготовке претензионного письма особое внимание следует уделить психологическому моменту. У должника должно сформироваться убеждение о том, что у кредитора в распоряжении имеются все необходимые документы для обращения в суд с исковым заявлением либо, исковое заявление уже подготовлено и будет направлено в суд по истечению определенного (минимального) промежутка времени.

Для того, чтобы претензионное письмо было действительно прочитано должником рекомендуется направлять его в ярком конверте, на котором можно разместить наклейки с предупреждением о необходимости срочно погасить задолженность. При этом также можно использовать различные метки, например, красные линии различной толщины по краям письма или, вообще, распечатать письмо на бумаге не стандартной формы (например, не на бумаге формата А4, а на бумаге формата А3). Тогда должник обязательно заметить претензионное письмо кредитора, ознакомиться с ним и примет соответствующие меры.

Четвертый этап работы – судебное взыскание долга. Если должник в добровольном порядке задолженность не погасил, целесообразно приступить к судебному этапу взыскания задолженности. Естественно, и при указанном развитии событий необходимо, опять же совместно с финансистами, провести соответствующий расчет и ответить на вопрос - покроет ли взысканная с должника сумма все судебные издержки. После этого анализа юрист может подготовить и направить в суд исковое заявление или предложить контрагенту один из способов прекращения обязательств:

• подписать соглашение об отступном или новации обязательства;

• уступить право требования задолженности третьей стороне;

• уведомить должника о зачете взаимных требований.

Одновременно с подготовкой искового заявления рассчитывается сумма штрафных санкций (договорная неустойка или проценты за неправомерное пользование чужими денежными средствами) и проводится работа по подготовке пакета документов, который будет приложен к исковому заявлению. При этом, необходимо:

а) ознакомиться с основным заключением по делу (при его наличии), материалами дела, уяснить правовую ситуацию, определить подлежащие применению нормы материального права с учетом сложившейся судебной практики, выявить существующие в деле проблемы и продумать пути их решения;

б) установить обстоятельства, подлежащие доказыванию по делу;

в) проанализировать материалы дела с точки зрения допустимости, относимости и достаточности доказательств, запросить недостающие доказательства;

г) определить круг лиц, участвующих в деле (истец, ответчик, третьи лица, не заявляющие самостоятельных требований), оценить возможность вступления в дело третьих лиц, заявляющих самостоятельные требования;

д) установить подведомственность и подсудность дела;

е) установить, должен ли истец согласно закону, иному нормативному правовому акту или договору до обращения в суд обращаться в банк или иное кредитное учреждение за получением задолженности с ответчика, имеются ли в материалах дела доказательства такого обращения, распространяется ли на данный спор претензионный порядок его урегулирования и соблюден ли он истцом;

ж) проверить возможность соединения исковых требований (если их несколько) в одном исковом заявлении (соединение нескольких требований может иметь место, когда они связаны между собой по основаниям возникновения или представленным доказательствам);

з) выяснить, кто будет подписывать исковое заявление, получить документы, подтверждающие полномочия данного лица;

и) установить, какие ходатайства и заявления должны быть заявлены при подаче искового заявления;

к) установить, какие документы должны быть приложены к данным ходатайствам (заявлению). Запросить недостающие документы у третьих лиц.

Таблица 13 - Сводные данные по текущей задолженности ООО «Покупатель» на 12.02.11

Документы	№	Дата	Сумма, тыс. руб.
Счета	103	25.12.10	100
	109	27.12.10	600
	141	03.01.11	650
Итого	1350
Платежные поручения	245	18.01.11	16
	252	20.01.11	20
	265	22.01.11	50
	278	23.01.11	14
	300	06.01.11	200
	312	16.01.11	200
	321	22.01.11	100
	345	23.01.11	50
	356	29.01.11	50
	362	22.01.11	450
	370	30.01.11	150
Итого	1300
Итого текущая дебиторская задолженность			50

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

• данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

• время просрочки платежа по каждому из счетов;

• размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;

• кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

По каждому контрагенту необходимо вести учет его дебиторской задолженности. Пример составления такого учета представлен в таблице 13.

Необходимо определить критический срок оплаты по счетам (таблица 14). Критический срок оплаты - дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.

В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для ресторана условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.

При этом следует отметить, что в любой организации могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Таблица 14 - Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО «Покупатель» на 12.02.11

№ счета	Дата	Сумма, тыс. руб.	Дата услуги	Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб.	Условия оплаты	Отсрочка по договору, дн.	Критический срок оплаты
103	25.12.10	100	27.12.10	100	От даты получения	5	4.01.11
109	27.12.10	600	29.12.10	200	От даты получения	7	06.01.11
			29.12.10	200		5	04.01.11
			29.12.10	150		7	06.01.11
			29.12.10	50		5	04.01.11
141	03.01.11	650	08.01.11	650	От даты получения	7	15.01.11
			09.01.11	150		7	16.01.11

Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, рекомендуется использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов. В результате составляется отчет о списании дебиторской задолженности и реестр ее инкассации (таблицы 15 и 16).

Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты.

Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики оргпнизации в области кредитования контрагентов.

Таблица 15 - Отчет о списании дебиторской задолженности ООО «Покупатель» на 12.02.11

Счета выставленные		Платежные поручения полученные		Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб.	Период просрочки, дн.
№	Критический срок оплаты по выставленному счету	Дата	Сумма, тыс. руб.
103	4.01.11	9.01.11	16	100	5
		11.01.11	20	84	7
		13.01.11	50	64	9
		14.01.11	14	14	10
109	06.01.11	04.01.11	200	200	-2
	04.01.11	07.01.11	200	200	3
	06.01.11	10.01.11	100	150	4
	04.01.11	11.01.11	50	50	5
141	15.01.11	17.01.11	450	450	2
	16.01.11	15.01.11	150	150	-1

Таблица 16- Реестр инкассации дебиторской задолженности на 12.02.11

№ счета	Сумма, тыс. руб.	Критический срок оплаты	Дата поступления платежа	Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб.
				0 дн.	до 7 дн.	до 30 дн.	до 60 дн.	свыше 60 дн.
ООО «Клиент»
146	350	12.01.11	12.01.11	50
			17.01.11		100
			18.01.11		50
			27.01.11			100
			12.02.11				50
147	190	15.01.11	04.02.11			190
Итого	540			50	150	290	50	0
В %	100			9	28	54	9	0
Итого по всем дебиторам	5500			2600	950	750	550	650
Структура дебиторской задолженности, % (коэф. инкассации)	100			47	17	14	10	12

Рекомендуется считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по организации по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Для прогнозирования поступления платежей от покупателей можно использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени.

Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени - декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.

Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики — свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. Структура этого документа предполагает:

1. Цели кредитной политики.

2. Тип кредитной политики.

3. Стандарты оценки покупателей.

4. Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.

5. Действия персонала.

6. Форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.

Целями кредитной политики должны быть повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.

Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения.

Принято выделять три типа кредитной политики:

• консервативная;

• умеренная;

• агрессивная.

Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа.

Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.

Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов.

1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т. д.).

2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам ресторана. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.

3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение: - цены реализации; - времени отсрочки платежа; - максимального размера коммерческого кредита; - системы скидок и штрафов.

Разделы 4-6 кредитной политики призваны разграничить уровни управления дебиторской задолженностью. Необходимо строго распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, имеющие противоречивые задачи. К примеру, менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) - получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений.

Оправданна схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного договора, работа по взиманию задолженности через суд). По словам Натальи Тимофеевой, у них в компании всю работу с дебитором ведет коммерсант, если же платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то дебитор передается в ведение ассистента финансового директора по дебиторской задолженности. В его обязанности входит составление предупредительных писем, телефонные переговоры и другая предупредительная работа. Все это позволяет избежать необходимости решать вопрос о взыскании дебиторской задолженности в арбитражном суде.

Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.

Для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. Этого должно быть вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.

Учет дебиторской задолженности может осуществляться и в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из «1С». Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому при расширении предприятия целесообразно внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.

Если крупных заказчиков больше ста в день, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в больших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов. Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты организации, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены: - количество учетных операций в день; - количество работников, задействованных в системе; - требования к объемам архива данных; - необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами. Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.

Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, — способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют: - автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок; — автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения; — на основании договорных условий начислять пени и штрафы; - оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании.