15. Языковое оформление организационно-распорядительных документов.

Организационные документы - это комплекс взаимоувя­занных документов, регламентирующих структуру, задачи и функ­ции организации, принципы организации ее работы, права, обя­занности, сферу ответственности ее руководства и специалистов.

К организационным документам относятся устав, учредитель­ные документы, структура и штатная численность, штатное рас­писание, инструкции, должностные инструкции, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка орга­низации.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

• положение (о чем?) об отделе кадров;

• структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

• инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

• должностная инструкция (кого?) референта.

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множествен­ного числа.

В тексте положения (правил, инструкции) используются слова: «должен», «следует», «не­обходимо», «запрещается», «не допускается».

Текст должностной инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Например: «секретарь должен знать», «медсестра должна уметь», или: «в работе методист руководствуется», «лаборант подчиняется».

В тексте должностной инструкции рекомендуется использовать формулиров­ки с распорядительными словами: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.

Распорядительные документы - обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

К распорядительным документам относятся постановления, решения, указания, распоряжения, приказы, инструкции, цирку­ляры.

Основная задача распорядительных документов - придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Заголовок является обязательным реквизитом распорядительного документа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

Проект распорядительного документа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В тексте проекта распорядительного документа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в распорядительном документе всякого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В свя­зи...», «В соответствии...», «Во исполнение...»

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Текст распорядительной части начинается словами: «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.