- •Вопросы по доу
- •1) Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
- •2) Бланк, виды бланков. Реквизиты бланка. Бумага документа, её форматы и качество.
- •3) Реквизит «Адресат»: правила, особенности и варианты оформления.
- •4) Деловая переписка. Виды писем. Классификация писем по характеру информации.
- •5) Докладная и объяснительная записки. Реквизиты, особенности составления и оформления
- •6) Трафаретные тексты. Справка. Виды справок. Реквизиты, особенности составления и оформления.
- •7) Реквизит «Отметка о наличии приложения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •8) Доверенность. Расписка. Особенности составления и оформления.
- •9) Срочная передача оперативной информации. Телефонограмма. Особенности составления и оформления.
- •10) Реквизиты «Виза согласования» и «Гриф согласования»: правила, особенности и варианты оформления.
- •11) Распорядительные документы, оформляемые на принципах единоначалия.
- •12) Приказы по основной деятельности. Выписка из приказа. Отметка о заверении копии документа.
- •13) Реквизит «Гриф утверждения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •14) Акт. Виды актов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •15) Протокол. Виды протоколов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •16) Организационные документы. Устав, положение, штатное расписание, правила, инструкции.
- •17) Должностная инструкция. Особенности составления и оформления.
- •18) Кадровые документы. Работа с документами по личному составу.
- •19) Приказы по личному составу. Особенности составления и оформления.
- •20) Организация документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.
- •22) Регистрация документов. Формы регистрации.
- •23) Контроль за исполнением документов. Формы контроля и сроки исполнения документов.
- •24) Номенклатура дел, ее назначение. Особенности составления и оформления.
- •25) Формирование дел. Требования, признаки, рекомендации.
- •26) Общие положения, относящиеся ко всем документам дипломатической переписки.
- •27) Дипломатическая переписка. Вербальная и личная ноты.
- •28) Дипломатическая переписка. Памятная записка и меморандум.
- •29) Частное письмо полуофициального характера.
- •30) Виды информационно-справочных документов мид России. Запись беседы.
23) Контроль за исполнением документов. Формы контроля и сроки исполнения документов.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель. За правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Контроль за сроками исполнения документов ведет служба ДОУ, а в небольшой организации – секретарь.
В ГОСДОУ указано, что «Контроль исполения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование ходя исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».
Основными видами контроля являются текущий (ежедневная подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня) и предупредительный контроль. (для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя)
Формы:
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник, степень загрузки работников и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности.
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Ручной режим: используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель - это числа месяца. За 32-й делитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходятся на след. месяц.
Каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе.
Сроки исполнения документов:
Типовые |
Индивидуальные |
Устанавливаются актами Правительства, федеральных органов власти РФ и органов власти субъектов РФ. Устанавливаются для организаций независимо от их организационно-правового положения и подчинения, формы собственности и направления деятельности. |
Устанавливаются руководителем организации в резолюции. |
- по поручениям Правительства РФ, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства РФ, поступившим от ответственного исполнителя на согласование – до 10 дней.
- по письмам МИД, безо согласования с другими организациями – 15 дней, с согласованием – 30 дней.
- по обращениям граждан , поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок.
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневнй срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ - новый срок, дата изменения, подпись. (регистрационно-контрольная форма.)