11)Организационное планирование в таможенных органах

Планирование - это деятельное рассмотрение в определенной последовательности содержания работ по использованию ресурсов (людских, материальных и других) для достижения поставленными перед таможенными органами. Планирование - это как-бы заблаговременное принятие решения в управлении.

В каждой организации ответственность за планирование возлагается на руководителей высшего или среднего звена. Старшие руководители планируют на перспективу общие действия, которые будут предприняты организацией, обеспечивают необходимые финансовые ресурсы. На более низких уровнях внутри таможенного органа руководитель среднего звена планирует решения задач, способствующих достижению целей всего таможенного органа. Сюда отностися составление графика работ, прогнозирование требований материально-технического планирования.

Планирование - это один из общих путей увеличения знаний о будущем и уменьшение тем самым элемента риска, с которым приходится иметь дело при принятии решений. Планированип позволяет:

• Контролировать будущее;

• Достигать эффективных результатов за ограниченный ресурс;

• Эффективно использовать существующие услуги клиента со стороны таможенных органов;

• Приспосабливаться к переменам;

• Создавать и рекомендовато модели действий, следовать утвержденным моделям действий, достигать целей организации, поддерживать эффективный контроль.

2. Уровни планирования в таможенных органах.

Планирование в таможенной организации осуществляется на нескольких иерархических уровнях.

Имеются следующие уровни планирования:

• Стратегическое;

• Оперативное;

• Рабочее.

Статегическое планирование определяет основную долгосрочную задачу - стратегию и приоритеты данного учреждения. В российских таможенных органах стратегическое планирование производится на три года. В то США оно указывает перспективы развития на 5 лет. Стратегическое планирование на уровне отдельных таможенных органов обновляется ежегодно. Стратегическое планирование является основой для оперативного планирования. Стратегическим планированием занимаются руководители высшего уровня.

Оперативное планирование переводит стратегическую цель в более конкретные оперативные условия и выделяет для них ресурсы, служит звеном между стратегическим планированием и конкретными рабочими планами. Оперативным планированием занимаются руководители среднего и старшего уровня.

Рабочее планирование охватывает парвый год периода, на который составлен оперативный план и включает график выполнения работ, а также, например, план по взиманию таможенных платежей на год на уровне отдельных таможенных органов и тд. Рабочим планированием занимаются руководители персонала среднего уровня.

Планирование людских ресурсов как тип планирования связан со всеми решениями в области планирования. Оно планирует наличие на местах нужных людей в нужное время для того, чтобы достичь намеченных целей и результатов.

3. Этапы планирования в таможенных органах.

Процесс планирования всех типов состоит из следующих этапов:

• Сбор информации;

• Постановка задач;

• Определение намеченных действий;

• Оценка действий;

• Установка приоритетов и предельных сроков;

• Разработка графика выполнения работ.

Эти шаги являются последовательными и каждый шаг должен быть выполнен прежде чем перейти к следующему.

Этап 1. Сбор информации.

Перед сбором информации нужно определить какая информация требуется для того, чтобы выполнить процесс управления. Прежде чем наметить перспективу на будущее необходимо иметь четкое представление на каком этапе находится организация в данный момент.

Существует несколько факторов, способных повлиять на процесс планирования. Поэтому важно знать что для составления плана потребуется следующая информация об этих факторах плана:

• Об организационных факторах - цели и задачи таможенного органа, цели и задачи вышестоящей единицы. Например, если неизвестна задача вышестоящей единицы на планируемый период, то будет очень трудно установить задачи для конкретных подразделений нижестоящего уровня.

• Об обеспечивающих факторах - сведениях об изменениях в законодательстве, политике, новые программы, данные о распределении ресурсов. Если неизвестно изменится ли число сотрудников таможенного органа, то невозможно будет спрогнозировать ожидаемый объем работ. Источниками информации могут служить - практика данного таможенного органа, практика местных организаций, с которыми поддерживает связи таможенный орган, вышестоящий руководитель, другие сотрудники одного должностного уровня.

Этап 2. Постановка задач.

Постановка задач - это словесное выражение ожидаемых результатов работы. Во многих таможенных органах задачи для подчиненного устанавливаются совместно руководителем и подчиненным. Для постановки задач для каждого из подчиненных должны учитываться задачи более общего плана. Отдельный работник должен учитывать как задачи таможенного органп (подразделения), так и свои персональные задачи. В результате этого процесса перед каждым сотрудником таможенного органа ставятся посильные и требующие определенных затрат задачи. Они могут относиться к работе, проекту или к какому-либо заданию. Оцена работы каждого отдельного сотрудника производится исходя из поставленных перед ним задач. Чаще всего задачи ставятся в письменной форме. Обоснованными считаются задачи, которые:

1. Соответствуют целям таможенной деятельности. Если между целями там деятельности и конкретными задачами возникает конфликт, последние должны быть изменены;

2. Просто изложены;

3. Согласованы с подчиненными;

4. Изложены в письменной форме, понятной для тех, кто должен их осуществить: сделать + что именно + срок сдачи.

5. Поддаются изменению.

Под этим имеется ввиду что получаемый при выполнении задачи результат измеряем. Он реалистичный, но требует усилий. Отсутствие реализма - один из самых распространенных недостатков планирования. Задача должна быть реальна, но вместе с тем она должна требовать от сотрудников самоотдачи. Сотрудники будут стремиться выполнятт те задачи, которые не только реальны, но и интересны, хотя и требуют определенных усилий.

Проблемы которые следует избегать:

• Нельзя одновременно ставить слишком большое число задач;

• Задачи следует ставить в порядке их приоритетности;

• Нельзя пренебрегать связью с работником в процессе выполнения задач;

• Задачи, поставленные перед отдельным работником служат основой для оценки его работы. Кроме того условия могут изменяться и задачи могут уже не отвечать новым условиям;

• Следующие четыре шага рассмотрения процесса связаны с составлением плана действий, который согласует действия по выполнению задачи с необходимыми ресурсами и содержит предельные сроки для начала действия.

Этап 3. Определение намеченных действий.