- •Вопрос 13 «Контролируемые организацией пиар-материалы для внешней аудитории. Информационный релиз. Приглашение».
- •Вопрос 14 «Не контролируемые организацией pr-материалы, предназначенные для сми. Статья»
- •Вопрос 15 «Роль связей с общественностью в современном гражданском обществе и рыночной экономике»
- •Вопрос 16 «История Пиар как вида деятельности»
Вопрос 13 «Контролируемые организацией пиар-материалы для внешней аудитории. Информационный релиз. Приглашение».
Информационный релиз
Информационный релиз отличается от рассмотренных выше информирующего и информационного письма прежде всего тем, что он не носит личностного характера, не имеет адресного обращения и может быть направлен не только в разного рода организации, но и в средства массовой информации в том числе. Выделение информационного релиза в отдельную группу письменных материалов важно еще и потому, что в литературе по паблик PRлейшнз выделено несколько типов релизов, которые составляются в организациях службой по связям с общественностью. Именно информационные релизы, хотя напрямую и не предназначенные для средств массовой информации, чаще всего обеспечивают начало контактов организации с журналистами. СМИ — как подлинно массовые, так и специальные и профессиональные издания — могут заинтересоваться и опубликовать ваше сообщение в любой удобной для них форме и объеме (в таком случае ваш материал принимает форму неконтролируемого вами послания), могут прислать репортера для проведения интервью, могут запросить дополнительные материалы, если в сообщении, по их мнению, содержалась важная для широких слоев общества или специалистов новость.
Среди различных типов релизов следует, конечно, выделить пресс или ныос-релизы, но о них подробно речь пойдет в разделе о материалах, специально предназначенных для средств массовой информации. Здесь же следует остановиться на других видах релизов, также регулярно подготавливаемых и рассылаемых организацией. К ним относятся следующие:
- Бизнес-релиз, составляемый для фирм-партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля, которые могут заинтересоваться содержащимся в релизе информационным материалом.
В средства массовой информации такой релиз обычно не направляется.
- Специальный релиз для потребителей с информацией о товаре или услуге, который распространяется либо прямой рассылкой по почте, либо размещается в местах продаж или оказания услуг.
- Финансовый релиз, который содержит информацию о финансовом положении фирмы и предназначен прежде всего для держателей акций данной фирмы. Но он также может представлять значительный интерес для партнеров и конкурентов, а иногда даже и для более широких финансовых или деловых кругов, и тогда им заинтересуются и средства массовой информации, имеющие разделы, посвященные финансам.
Приглашение
Приглашения на участие в каком-либо мероприятии (выставка, презентация, пресс-конференция) печатаются на одной стороне листа плотной бумаги или полукартоне, в сложенном виде легко помещающемся в почтовый конверт. Доставляются приглашения адресатам либо почтой, либо курьером.
Текст приглашения должен быть кратким, но обязательно включать название мероприятия, время и место его проведения; следует также указать виды городского транспорта, проходящие вблизи от места проведения акции. В приглашении в скрытой форме всегда должно содержаться обещание интересно и с пользой провести время либо за счет темы и порядка проведения самого мероприятия, либо за счет указания имен известных людей, присутствие которых на мероприятии заранее запланировано.
Приглашение обычно адресовано конкретному лицу и начинается словами «Уважаемый...» или «Глубокоуважаемый...», а далее следуют имя и отчество адресата. Приглашение также может начинаться с прямого обращения — «Господин/Госпожа...» с указанием фамилии адресата.
Кого приглашать? На каком основании делается выбор и отдается предпочтение тем или иным адресатам? Проблема выбора всегда связана с решением целого PR ряда вопросов. В отделе по связям с общественностью должен иметься список лиц, с которыми организация поддерживает деловые отношения или планирует их наладить. В списке должны быть указаны должности всех лиц, с которыми организация поддерживает регулярные контакты, полное наименование организации, почтовый адрес и номера телефонов. Всякий раз, когда рассылаются приглашения, главный менеджер по связям с общественностью организации, которая ответственна за проведение мероприятия, определяет персональный список приглашенных.
Образец приглашения на конференцию
Организационный комитет Второго Всероссийского социологического конгресса
«Российское общество и социология в XXI веке: социальные вызовы и альтернативы»
Адрес: 119992, ГСП-2, Москва, Официальный сайт:
Воробьевы горы, МГУ http://congress.socio.msu/ru
Социологический факультет Электронная почта: сопдгеззФэосю.тзи/ги
Оргкомитет конгресса Тел./факс: (095) 939-46-98, (095) 939-59-60
Приглашение
Уважаемая Иванова Кира Алексеевна!
Оргкомитет Второго Всероссийского социологического конгресса «Рос-сийское общество и социология в XXI веке: социальные вызовы и альтернативы» приглашает Вас принять участие в работе конгресса, который состоится 30 сентября-2 октября 2003 г. в Московском государственном университете.
В рамках Конгресса будут функционировать более 30 секций, а также PRд круглых столов и выставок.
Заезд и регистрация участников состоится 28-30 сентября 2003 г. с 8:00 до 22:00 на социологическом факультете МГУ по адресу: Москва, Воробьевы горы, III учебный корпус, аудитория 101.
Проезд до университета:
Командировочные расходы и оплата проезда — за счет участников. Просим Вас предварительно заказать обратные билеты.
Будем искренне рады Вашему участию!
Оргкомитет конгресса
Иногда в тексте самого приглашения может не быть персонального обращения к приглашаемому лицу, но характер личностного обращения сохраняется за счет указания имени и фамилии адресата на конверте. Даже в том случае, когда на самом приглашении нет вашего имени, передавать пригласительный билет другому лицу не рекомендуется, так как в списке приглашенных стоит ваше имя, и если с вашим приглашением появится кто-то другой, может возникнуть неприятная ситуация.