2. Организационная структура, цели и задачи группы по работе с персоналом филиала оао «уралсиб» в г. Омск

ПОЛОЖЕНИЕ

О группе по работе с персоналом Филиала ОАО «УРАЛСИБ» в г. Омск

Общие положения:

- Группа по работе с персоналом (далее - Подразделение) является структурным подразделением Филиала Открытого акционерного общества «БАНК УРАЛСИБ» (далее - Банк) в г. Омск (далее - Филиал).

- Основной целью деятельности Подразделения является обеспечение достаточности и сбалансированности штатного состава Филиала, необходимого уровня квалификации персонала и соответствия кадровой документации и процедур, кадровых технологий трудовому законодательству и иным нормативным актам Российской Федерации, содержащим нормы трудового права, а также нормативным и организационно-распорядительным документам Банка.

- Подразделение возглавляет Руководитель Группы (далее - Руководитель), который непосредственно подчиняется Управляющему Филиалом. Руководитель назначается на должность и освобождается от нее в установленном в Банке порядке.

- Функциональное управление Подразделением осуществляется Дирекцией по работе с персоналом СДРД (далее - ДРП) Региональной дирекции (далее - РД), в соответствии с действующим Положением о линейно-функциональном управлении.

- В своей деятельности Подразделение руководствуется:

1. действующим законодательством РФ;

2. Трудовым кодексом РФ;

3. законодательством субъекта РФ, на территории которого расположен Филиал;

4. действующими внутренними нормативными и распорядительными документами Банка;

5. приказами и распоряжениями вышестоящего руководства;

6. Правилами внутреннего трудового распорядка;

7. настоящим Положением.

Основные задачи группы по работе с персоналом:

1. Кадровое планирование;

2. Формирование корпоративной культуры в Филиале;

3. Сопровождение трудовых отношений и учет персонала;

4. Реализация единых кадровых технологий Банка в Филиале;

5. Комплексная и адресная кадровая поддержка подразделений Филиала;

6. Управление кадровыми и репутационными рисками.

7. Управление искренней устремленности работников Подразделения к самосознанию.

8. Обеспечение условий для персонального и профессионального развития сотрудников Филиала.

9. Координация реализации программ Социальной Политики в Филиале.

10. Инициирование, представление и сопровождение социально-значимых мероприятий и социально-ориентированных проектов, реализуемых Банком, в Филиале.

Организационная структура группы по работе с персоналом:

1. Подразделение не имеет внутренних структурных подразделений.

2. Штатное расписание Подразделения утверждается в установленном в Банке порядке.

Функции группы по работе с персоналом:

1. Участие в разработке организационной структуры и штатного расписания Филиала в соответствии с нормативными и организационно-распорядительными документами Банка.

2. Оформление проектов штатных расписаний и ввод утвержденных штатных расписаний Филиала в «Автоматизированную систему управления персоналом и структурой» (далее - АСУПиС)

3. Подготовка и согласование заявок и предложений по организационно-штатным изменениям в Филиале.

4. Разработка предложений и мероприятий по оптимизации численности персонала Филиала, на основании загруженности персонала и анализа функций.

5. Осуществление регулярного анализа потребности Филиала в персонале.

6. Проведение регулярного мониторинга рынка труда региона присутствия Филиала по банковским специальностям (тенденции спроса и предложения, динамика заработной платы, квалификации специалистов, требования работодателей к кандидатам на вакансии).

7. Осуществления своевременного и качественного подбора персонала согласно действующим в Банке нормативным и организационно-распорядительным документам.

8. Участие в планировании расходов на персонал в соответствии с принятыми в Банке технологиями и процедурами.

9. Контроль соблюдения утвержденных лимитов бюджетов подразделений Филиала в части расходов на персонал.

10. Планирование и проведение кадровых мероприятий для вновь открывающихся точек продаж Филиала.

11. Обеспечение соответствия квалификации сотрудников Филиала квалифицированным требованиям.

12. Трансляция корпоративной культуры Банка на всех стадиях работы с персоналом Филиала с целью увеличения доли сотрудников, разделяющих корпоративные ценности.

13. Контроль соблюдения норм и правил корпоративной культуры Банка сотрудниками Филиала.

14. Участие в организации и проведении командообразующих мероприятий в Филиале.

15. Организация участия сотрудников Филиала в регулярных общекорпоративных мероприятиях.

16. Изучение и участие в работе по оптимизации социально-психологического климата в коллективе Филиала, выявление скрытых негативных процессов, профилактика конфликтных ситуаций в коллективе Филиала. Оказание социально-психологической помощи сотрудникам Филиала.

17. Организация в Филиале работы, направленной на повышение социальной и творческой активности сотрудников Филиала, их удовлетворенности трудом.

18. Оформление приказов по личному составу и по основной деятельности по внесению изменений в организационную структуру и штатные расписания подразделений Филиала.

19. Оформление и ведение персональной кадровой документации по сотрудникам Филиала: трудовых книжек, личных дел, личных карточек.

20. Оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам.

21. Обеспечение своевременного прихождения вновь принятыми и переведенными сотрудниками обязательных инструктажей в соответствии с требованиями нормативных актов РФ и внутренних нормативных и организационно-распорядительных документов Банка.

22. Контроль наличия и актуальности, соответствия типовым формам должностных инструкций сотрудников Филиала. Сбор и хранение утвержденных оригиналов должностных инструкций .

23. Введение учета рабочего времени (табели) и времени отсутствия сотрудников.

24. Осуществление контроля за составлением и соблюдением Графика отпусков сотрудников.

25. Введение штатного расписания Филиала.

26. Введение учетных форм кадровой документации (книги, журналы).

27. Организация текущего хранения кадровых документов, в том числе документации строгой отчетности в соответствии с требованиями нормативных актов РФ и внутренних нормативных и организационно-распорядительных документов Банка. Обеспечение подготовки кадровой документации к архивному хранению.

28. Введение персонифицированного учета сотрудников.

29. Введение воинского учета в Филиале.

30. Организация работы по охране труда в Филиале.

31. Оформление полисов обязательного медицинского страхования.

32. Оформление и учет договоров гражданско-правового характера в Филиале.

33. Оформление разрешений на работу иностранным гражданам для работы в Филиале.

34. Формирование и своевременное предоставление информации, связанной с трудовыми отношениями, по запросам сотрудников: справки, копии документов, выписки.

35. Формирование и своевременное предоставление установленной отчетности во внешние регулирующие и надзорные государственные органы.

36. Сбор и подготовка пакетов документов в соответствии с процедурой согласования кандидатур на должности Руководителей филиала Банка.

37. Сопровождение АСУПиС, обеспечение отражения в АСУПиС кадровых данных своевременно и в полном объеме.

38. Контроль соблюдения трудовой дисциплины и требований к внешнему виду сотрудниками Филиала.

39. Участие в работе по внедрению и применению автоматизированных систем управления (по вопросам, связанным с управлением персоналом).

40. Привлечение, ввод и адаптация персонала.

41. Постановка целей и оценка деятельности персонала: обеспечение соблюдения единой методики постановки целей и оценки деятельности персонала Банка в Филиале; своевременная организация, координация и контроль процедур постановки целей и оценки деятельности в Филиале, оказание методической помощи, проведение разъяснительной работы по технологии и процедурам постановки целей и оценки деятельности (презентации, устные и письменные консультации) и другие.

42. Обучение и развитие персонала, кадровый резерв: обеспечение соблюдения и функционирования единой методики обучения персонала Банка в Филиале; анализ рынка образовательных услуг, участие в проведение тендеров и выборе внешних организаций и/или специалистов для проведения мероприятий по обучению и развитию персонала Филиала, регулярный анализ потребностей сотрудников Филиала во внутреннем начальном продуктовом, начальном профессиональном и внешнем обучении; анализ потребностей и подготовка предложений руководителю Филиала по организации стажировок сотрудников Филиала в ЦО, РД и других филиалах Банка; разработка и согласование совместно с ДРП РД планов обучения и развития персонала Филиала; организация и участие в проведении учебных мероприятий в соответствии с утвержденным планом обучения и другие.

43. Мотивация персонала: обеспечение соблюдения в Филиале нормативных и организационно-распорядительных документов Банка, касающихся системы мотивации персонала; регулярный анализ уровня доходов и периодичности повышения размеров заработных плат сотрудникам Филиала; подготовка совместно с руководителями подразделений обоснованных предложений по изменению размеров заработных плат и других видов выплат сотрудникам Филиала, в соответствии с действующими в Банке нормативными и организационно-распорядительными документами; реализация, обеспечение соблюдения и функционирования внутренней социальной политики Банка в Филиале по всем направлениям: охрана труда, охрана здоровья и профилактика заболеваний сотрудников Банка, обеспечение сотрудников Банка социальными гарантиями и льготами и др.

44. Обеспечение эффективного взаимодействия с руководителями Филиала в части работы с персоналом.

45. Своевременная и качественная трансляция стандартов, политик, процедур, регламентов и технологий Банка в части управления персоналом на руководителей и сотрудников Филиала.

46. Оказание методической поддержки и консультирование руководителей и сотрудников Филиала по вопросам применения трудового законодательства, вопросам кадрового учета и технологий управления персоналом.

47. Организация и проведение семинаров и тренингов, касающихся работы с персоналом для руководителей и сотрудников Филиала (с обязательным согласованием с подразделением по работе с персоналом РД).

48. Обеспечение соответствия документов кадрового учета, процедур и технологий по работе с персоналом в Филиале: трудовому законодательству и иным нормативным актам РФ, содержащим нормы трудового права; нормативным актам, содержащим нормы трудового права субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен Филиал; внутренним нормативным и организационно-распорядительным документам Банка.

49. Участие в организации защиты интересов Филиала в государственных органах по вопросам, связанным с ведением кадрового учета, трудовыми отношениями.

50. Своевременное и обязательное информирование руководителя Филиала, руководителя подразделения по работе с персоналом РД о проблемных ситуациях по управлению персоналом в Филиале (предполагаемые увольнения сотрудников, входящих в номенклатуру головного банка, других ключевых сотрудников, угрозы массовых увольнений, серьезные конфликтные ситуации и др.).

51. Обеспечение отсутствия в деятельности Подразделения факторов, негативно влияющих на репутацию Банка в качестве работодателя.

52. Проведение работы по урегулированию конфликтных ситуаций, связанных с персоналом в рамках компетенции Подразделения.

53. Контроль выполнения обязательств Банка в качестве работодателя перед сотрудниками Филиала по принятым решениям.

54. Качественная реализация рекомендаций и устранение недостатков, выявленных при проведении кадрового аудита сотрудниками подразделения по работе с персоналом РД в установленные сроки.

55. Проведение выходных собеседований с увольняющимися сотрудниками с целью сохранения положительного имиджа Банка и минимизации негативного восприятия ситуации и Банка указанными сотрудниками в случае наличия подобного. Получение обратной связи по причинам ухода от увольняющихся сотрудников.

56. Проведение анализа текучести персонала в соответствии с типовой методикой Банка и выработка совместно с руководителями Филиала мер по преодолению негативных факторов, в случае их выявления.

57. Формирование статистической и аналитической информации по персоналу Филиала для подготовки управленческих решений и на запросы подразделений Филиала и РД.

58. Составление и предоставление в ДРП РД установленных форм отчетов, в том числе отчетов в части выполнения общих оперативных планов работ.

Сотрудники подразделения имеют право:

• Запрашивать и получать от структурных подразделений Банка необходимую для осуществления деятельности информацию (устно, на бумажных носителях и в электронном виде), в том числе и конфиденциальную, в соответствии с действующими в Банке регламентами и процедурами.

• Знакомиться с нормативными документами, относящимися к деятельности Подразделения, поступающими в Банк из государственных органов, территориального учреждения Банка России и других контролирующих и регулирующих органов.

• Получать доступ к информационным ресурсам Банка, необходимым для выполнения возложенных на Подразделение функций.

• Взаимодействовать с другими структурными подразделениями Банка в соответствии с внутренними нормативными документами, устанавливающими порядок взаимодействия или по указанию управляющего филиалом.

• На условия труда в соответствии с действующим законодательством о труде Российской Федерации, повышение своей квалификации и реализацию своих профессиональных возможностей.

• Права Подразделения реализуются Руководителем, а также уполномоченными им сотрудниками Подразделения.

Руководитель группы по работе с персоналом имеет право:

1. Инициировать создание рабочих групп и постоянных комиссий для комплексного решения стоящих перед Подразделением задач.

2. Распределять работу среди подчиненных сотрудников согласно их квалификации и занимаемой должности, а также привлекать их к выполнению дополнительных поручений, необходимых для выполнения задач Подразделения.

3. Представлять Филиал во внешних организациях – на основании специальных доверенностей.

4. Выносить на рассмотрение руководства предложения, в рамках своей компетенции, по развитию Подразделения, Филиала и Банка в целом.

5. Права сотрудников Подразделения, помимо настоящего Положения, регламентируется их должностными инструкциями.

Сотрудники Подразделения несут ответственность за:

1. Полноту, качество и своевременное выполнение должностных обязанностей.

2. Соблюдение организационных и дисциплинарных норм и правил Банка.

3. Достижение утвержденных для Подразделения ключевых показателей эффективности.

Руководитель группы несет ответственность за:

• Качественное и оперативное выполнение основных задач и функций, возложенных на Подразделение.

• Полноту, достоверность и своевременность предоставления Подразделением информации руководству и должностным лицам Банка.

• За своевременное прохождение первичного инструктажа сотрудниками, принимаемыми (переводимыми) на работу в подразделения Филиала, реализующие Правила внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (далее – ПОД/ФТ).

• За формирование и помещение в личные дела сотрудников документов, подтверждающих факт проведения обучения и оценки уровня знаний по вопросам ПОД/ФТ.

• Расстановку и использование подчиненных сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией.

• Проведение процедур оценки и планирования деятельности подчиненных сотрудников, определение направлений профессионального роста.

• Соблюдение подчиненными сотрудниками установленных правил внутреннего трудового распорядка, правил внутриобъектного и пропускного режима, корпоративной этики, требований к внешнему виду сотрудников.

• Систематизацию и обеспечение сохранности документарного фонда Подразделения.

• Соблюдение установленных режимов конфиденциальности информации и присвоения грифов конфиденциальности документам и информации в соответствии с установленными в Банке правилами и Политикой информационной безопасности.

Подразделение в процессе собственной деятельности взаимодействует:

1. С региональными органами государственной власти, контролирующими и регулирующими органами, другими учреждениями и организациями, в рамках осуществления задач и функций, закрепленных за Подразделением настоящим Положением и другими нормативными документами Банка, по согласованию с управляющим филиалом на основании специальных доверенностей.

2. С профильным подразделением по работе с персоналом Центрального офиса Банка (далее - ЦО) – по методическим вопросам работы с персоналом, вопросам кадрового делопроизводства, по вопросам изменения организационно-штатной структуры Филиала;

3. С Дирекцией/Отделом по работе с персоналом РД – по вопросам оперативного взаимодействия;

4. Со всеми подразделениями Филиала – по вопросам обеспечения надлежащего уровня квалификации персонала Филиала, выполнения норм трудового права и требований трудовой дисциплины;

5. С Юридическим/ой Отделом/группой Филиала – по вопросам договорной работы, правового обеспечения деятельности Подразделения;

6. С Бухгалтерией Филиала – по вопросам начисления заработной платы, оплаты больничных листов, предоставления отпусков, направления в командировку;

7. С Финансово-экономическим управлением/отделом/группой Филиала – по вопросам ведения бюджета и расходования средств;

8. С подразделениями внутренней безопасности – по вопросам пропускного и внутриобъектового режима в Филиале, военного учета сотрудников Филиала, информации о вновь принятых сотрудниках;

9. С Управлением/отделом/группой информационных технологий Филиала – по вопросам эксплуатации вычислительной техники, программного обеспечения, организации и обеспечении рабочих мест необходимыми коммуникациями;

10. Административным отделом/группой Филиала – по вопросам документооборота и информационно-документационного сопровождения;

11. С Хозяйственным управлением/отделом/группой Филиала – по вопросам оснащения, оборудования и ремонта помещений.

Контроль за деятельностью группы по работе с персоналом:

• Непосредственный контроль деятельности Подразделения осуществляет Управляющий Филиалом.

• Функциональный контроль деятельности Подразделения осуществляет Дирекция/Отдел по работе с персоналом РД.

• Служба внутреннего контроля Банка осуществляет контроль деятельности Подразделения в соответствии с установленными регламентами и процедурами.

• Управление/отдел/группа информационных технологий Филиала контролирует разграничение прав доступа в системах, используемых Подразделением.

• Дирекция/Отдел по работе с персоналом РД контролирует соблюдение трудового законодательства РФ, утвержденных порядков и процедур по управлению персоналом и правил внутреннего трудового распорядка в процессе деятельности Подразделения.

• Финансово-экономическое управление/отдел/группа Филиала осуществляет контроль правильности ведения бюджета и расходования средств, на основе действующих процедур бюджетирования в Банке.

• Департамент информационной безопасности осуществляет контроль за соблюдением требований информационной безопасности.

Оценка деятельности Подразделения осуществляется на основании утверждаемых для данного подразделения набора ключевых показателей эффективности (KPI) в соответствии с установленными в Банке методиками и процедурами.

В ходе прохождения мною таможенной практики в группе по работе с персоналом Филиала ОАО «УРАЛСИБ» в г. Омск, я имела возможность ознакомится со структурой Филиала ОАО «УРАЛСИБ», штатным расписанием, внутренними нормативными документами. (см. Приложение №1) Также изучила цели и задачи группы по работе с персоналом Филиала ОАО «УРАЛСИБ» в г. Омск.

В период прохождения практики мною были изучены:

• Первые лица ФК «УРАЛСИБ» (см. Приложение № 2).

• История развития ФК «УРАЛСИБ» (см. Приложение № 3).

• Традиции ФК «УРАЛСИБ» (см. Приложение № 4).

• Корпоративная культура ФК «УРАЛСИБ» (см. Приложение № 5).

• Миссия, ценность, принципы деятельности и точки опоры ФК «УРАЛСИБ» (см. Приложение № 6).

• Фирменный стиль ФК «УРАЛСИБ» (см. Приложение № 7).

В период прохождения практики мне удалось работать в двух отделах: в отделе архива и в группе по работе с персоналом. В мои обязанности входила работа с документацией, в частности сортировка документов по дате заполнения, фамилиям сотрудников, выборка документов на уничтожение, инвентаризация, а также работа на ПК.

Большая часть времени практики была посвящена работе с личными делами сотрудников.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография (резюме);

• копия документа об образовании, копия трудового договора;

• копия приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводе;

• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;

• аттестационные документы;

• представления к переводам;

• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

• другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении. Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

• порядковый номер дела;

• фамилия, имя, отчество работника;

• дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

·  паспорт;

·  трудовая книжка;

·  военный билет;

·  документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

·  документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».