3. Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации

Согласно статьи 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам предъявляются следующие требования:

1.Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (постановлением Правительства Р.Ф. от 08. июля 1997г. № 835 « О первичных учетных документах» Госкомстат РФ разрабатывает для однородных хозяйственных операций документы одинаковой формы, т.е. проводит унификацию документов) , а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи и расшифровки указанных лиц.

2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

4. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации

4. Понятие о документообороте в бухгалтерском учете и его основных этапах.

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.

Порядок оформления первичных документов должен исключать возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.

Документооборот — организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1. составление графика документооборота;

2. создание технологии обработки учетной информации;

3. разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

4) подготовка дел к длительному хранению. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.

Составление графика документооборота

График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схема документооборота приведена на рис. 1.