4. Комунікація і джерела інформації

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. У сучасному науковому світі все більш наполегливо проводиться ідея про розгортання на базі сучасного етапу розвитку НТР інформаційно-комунікаційної революції. Для виконання своїх функцій організації необхідні ефективні комунікації. Комунікації можна визначити як способи, за допомогою яких люди вступають у контакти один з одним. Комунікації — це спілкування, передача інформації від людини до людини в процесі діяльності. Передача інформації від однієї людини до іншої здійснюється за допомогою жесту, мови, приладів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікацій). Через засоби комунікацій інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення — їхнім виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, тому що без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей. Мережа сучасних комунікацій усе повніше охоплює земну кулю, окремі країни, галузі економіки, окремі підприємства й процеси. Комп'ютер як засіб відправлення й одержання інформації адресатам у всьому світі значно спрощує і прискорює процеси обміну інформацією. Автоматизація опрацювання, збереження й передачі інформації створює принципово нове середовище для ведення підприємницької діяльності, підготовки, прийняття та виконання рішень. Проблема комунікацій одна з найважливіших у сучасному менеджменті. Ефективність інформаційного забезпечення управління значною мірою залежить і від спроможності організаційної системи долати інформаційні бар'єри: комунікаційні, мовні, часові, екологічні, психологічні, організаційні, методичні.

У комунікаціях існує шум, що може спотворити зміст інформації. Джерела шуму коливаються від мови до розбіжностей у сприйнятті, через які може змінитися зміст у процесах кодування й декодування. Інформацію, що передається між керівником і підлеглим, може бути спотворено свідомо. Певні шуми є завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне перекручування її змісту. Високий рівень шуму призводить до помітної втрати змісту і може цілком блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. Шум — це будь-який додатковий сигнал, непередбачений джерелом інформації, який спотворює інформацію або спричиняє помилки в її передачі. До нього належать стенографічні помилки, помилки друкарок, помилки телетайпа, комп'ютера, неправильне тлумачення проголошеної фрази та ін. В усній мові джерелом інформації є мозок, передавачем — голосові зв'язки, комунікаційним каналом — повітря, приймачем — вухо слухача, користувачем — мозок слухача. Шум — це побічні звуки, що утруднюють сприйняття повідомлення. Розрізняють три проблеми в комунікації. Технічна проблема пов'язана з точністю передачі комунікаційних символів. Семантична проблема пов'язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст. Проблема ефективності — ступінь впливу одержаного повідомлення на поведінку об'єкта. Узагальнюючи викладене, зазначимо, що для успішної управлінської діяльності важливішим є опис стану підприємства, ніж самого підприємства. Проблема полягає в тому, щоб, спираючись на знання умов у даний момент, передбачити стан підприємства в майбутньому і спосіб, за допомогою якого цього стану буде досягнуто. Зрозуміти процес функціонування організаційно-виробничої системи — це означає зрозуміти, як входи на підприємстві, фірмі, корпорації трансформуються у виходи. Наприклад, зрозуміти рішення як підсистему підприємства означає зрозуміти процес, за допомогою якого вхідна інформація перетворюється в певну обрану альтернативу. Найбільшу віддачу від інвестицій можна одержати тільки у тоді, коли вони спрямовані в ефективно діючі виробничі системи. Якщо ж організація виробництва на низькому рівні, якість низька, персонал не має достатньо високої кваліфікації і не несе відповідальності за виконувану роботу, то навіть найсучасніше устаткування і технологія не забезпечать зростання виробництва й ефективності. Перед тим як, наприклад, автоматизувати якийсь виробничий процес, потрібно провести раціоналізацію операцій усередині підприємства. Субстанцією економічних явищ є інформація, а праця є механізмом уречевлення інформації, що відбиває пізнання матеріального світу в бажані форми об'єктів, процесів, явищ тощо. Змістом усіх стосунків між людьми в процесі їхньої життєдіяльності є інформаційна взаємодія. Виникнення й існування підприємства, фірми зумовлено існуванням самої можливості інформаційної забезпеченості й інформаційного обміну між персоналом підприємства, як і між підприємством та зовнішнім середовищем. Уречевлені в інформаційному розумінні витрати праці на виробництво товару, як певним чином закодована інформація, одержують доцільну економічну форму вираження — вартість і ціну. До ціни товару в інформаційному розумінні належать не тільки сукупні витрати праці, а і їхня структура, котра знаходить відображення у відповідних статтях витрат виробництва продукції (калькуляція собівартості). Усі економічні категорії насамперед інформаційні, оскільки вони є результатом доцільної людської діяльності, а внутрішнім змістом останньої є інформація. Управлінська діяльність являє собою систему інформаційних взаємодій персоналу фірми.

Спільна (колективна) діяльність людей передбачає контакти між ними у вигляді обміну інформацією. Тільки на цій основі люди, об'єднані в організацію, можуть досягти своєї мети. Будь-яке підприємство, навіть дуже мале, обов'язково має відповідну систему комунікацій.

У вузькому розумінні слова, комунікація - це обмін інформацією між двома й більшою кількістю людей. Тобто основним матеріалом є інформація.

Мескон, Альберт і Хедоурі наголошують, що комунікації виникають між:

o організацією та зовнішнім середовищем (споживачами, державою і т. д.);

o підрозділами та працівниками підприємство (між різними рівнями управління, керівниками й підлеглими, неформальними організаціями тощо).

З огляду на спрямованість потоків інформації розрізняють такі комунікації:

o згори донизу (від вищої інстанції до нижчої, від керівника до підлеглого);

o знизу доверху (від підлеглих до керівників);

o горизонтальні (між членами трудового колективу, які займають рівноправні посади).

Основними елементами комунікації є: джерело інформації, передавач, приймальник, отримувач. Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації. Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформальні (неофіційні). Формальні встановлюються адміністративно і зв'язують працівників як вертикальними, так і горизонтальними щаблями керування. До неформальних каналів комунікацій належать ті, що не збігаються з офіційно встановленими. Для ефективного функціонування виробничих колективів необхідно, щоб в організації діяли як формальні, так і неформальні комунікації, які мають бути збалансованими. Якщо організація володітиме лише системою формальних комунікацій, то процес проходження інформації буде бюрократизуватися. Якщо домінуватиме система неформальних комунікацій, то це призведе до поширення чуток, які заважатимуть нормальній діяльності.

Зв'язок між цими каналами того, хто передає інформацію, та того, хто її сприймає, називається трансакціями. При передачі інформації дуже важливо постійно аналізувати трансакційні зв'язки. Адже якщо в інформації буде домінувати емоційна й нормативна складові, то може і не відбутися її сприйняття отримувачем.

ДЖЕРЕЛА інформації — це встановлені законом бази і банки даних із широким типом представництва, які викори­стовуються у дипломатичній практиці, діяльності міжнарод­них організіцій, у регулюванні міжнародних конфліктів, у передачі особистої інформації. Усі джерела інформації поділяють на відкриті та закриті.

До відкритих джерел інформації відносять: міжосо-бистісні джерела та опосередковані джерела.

Міжособистісні джерела — це джерела інформації, до яких належать міжособистісні контакти на різних рівнях представництва, тобто міжособисті контакти представників зовнішньої політики, відомств, керівництв відповідних відомств за усіма напрямками співробітництва, а також дип­ломатичні контакти і контакти, представлені в державі в рамках міжнародних форумів (організацій). Спеціальні структури використовують для одержання конфіденційної інформаціії.

Опосередковані джерела — це джерела інформації, які виступають посередником між конкретним джерелом інфор­мації та суб'єктами міжнародних відносин. До них відно­сять: засоби масової комунікації, електронні засоби ко­мунікації, інформаційні центри, архіви, бібліотеки та інші джерела збереження інформації. Опосередковані джерела, в свою чергу, поділяються на офіційні та неофіційні.

Опосередковані офіційні джерела — це органи державної влади, спеціалізовані науково-дослідні інститути та відомчі установи (наприклад, Міністерство закордонних справ), си­лові структури та інші державні органи, які виступають з офіційною точкою зору. Офіційним джерелом інформації про стан країни на міжнародній арені є Президент країни та Міністр закордонних справ. До офіційних джерел відносять також органи державної статистики, інформаційно-аналітич­ні стуктури із окремих сфер міжнародного співробітництва, установи соціальної політики і праці, демографічні відомст­ва, промислові концерни (представництва), окремі відомства, які належать до джерел конфіденційної інформації.

Опосередковані неофіційні джерела — це громадські ор­ганізації та рухи, політичні партії, політичні стуктури, соціологічні установи, альтернативні засоби масової ко­мунікації, а також незалежні інформаційно-аналітичні цен­три, які створюють суб'єктивні оціночні прогнози.

Офіційні і неофіційні джерела поділяються на:

- джерела загального характеру. Це — політичні, еко­номічні, військові джерела інформації, які використовують­ся для оцінки економічного та політичного потенціалу дер­жави, для складання прогнозів на довготривалий період, для планування зовнішньої політики і прийняття рішень на рівні економічних, політичних та воєнних відомств;

•   джерела спеціальної інформації. Ці джерела стосуються конкретної сфери економічних відносин. Вони призначені для вузької сфери спеціального моделювання та прогнозу­вання окремих стратегій та економічних кроків;

•   джерела персональної інформації, які особливо важливі для усіх міністерств та відомств, а також розвідки. Ця інфор­мація збирається за допомогою відкритих способів, а також неконституційних методів (підслуховування, стеження).

До закритих джерел інформації належать дипломатичні джерела, розвідувальні, військово-стратегічні, статистичні.

Так, наприклад, до закритої інформації у сфері міжнарод­них економічних відносин належать:

•    Інформація, що міситься у директивах і вказівках поса­довим особам, які представляють державу на переговорах,консультаціях та нарадах 5 питаннь зовнішньої політики. Розголошення такої інформації переслідується в криміналь­ному порядку і віднесено до статей карного кодексу країни.

•  Інформація про стратегію та планування зовнішньої політики.

• Відомості про номенклатуру.

• Обсяги фінінсування операцій з експорту та імпорту озб­роєння, військової техніки, стратегічних видів сировини, а також інформація про військово-технічне співробітництво з іншими державами.

Наприклад, до закритої інформації у сфері зовнішньо­економічних відносин належить інформація про: обсяги фінансування, формування рівня індикативних цін, форму­вання валютних надходжень.

До закритої інформації належать також: інформація про майно воєнного призначення, маршрути, час руху військово-транспортних засобів, місця розташування військової техніки, відомості про діяльність, маршрути і завдання де-пешної служби (дипкур'єри, перевезення цінностей і т. д.).

Кожна країна встановлює закони для регулювання інфор­маційних потоків і захисту державної інформації, що становить державну таємницю. Доповнення до таких законів

публікуються в матеріалах офіційних органів, звітах відомо­стей, віднесених до державної таємниці. Перелік доку­ментів, який входить до доповнення, оновлюється кожного року відповідно до приорітету і інтересів держави.

Конфіденційні джерела йнформації — це джерела спеціального призначення, які захищаються законом і охо­роняються засобами держави. Під конфіденційними джере­лами розуміють: технічні носії інформації, документовані, інформаційні продукти, технічні засоби обробки інформації, джерела розвідки і закриті джерела специфічних міністерств та відомств.

Конфіденційні джерела розкриваються лише у випадку судового слідства і за санкцією прокурора, або у випадку ко­ли конфіденційна інформація свідчить про екстремальні си­туації, які стосуються життєдіяльності людства.

Ще один різновид інформації — дезінформація. Є спе­цифічні прийоми розповсюдження інформації — «пробні ша­ри» для з'ясування суспільної реакції на політичні рішення. Дезінформацію використовують для з'ясування напрямків діяльності військово-промислових відомств або інших відомств для з'ясування важливих проблем. Ці джерела ви-користовуть для впливу на громадську думку для свідомого перекручення інформації.

Наприклад, для вивчення діяльності фірми використову­ють різні джерела інформації, за якими визначають фірми-кокуренти, їх стратегію і тактику, розробляють оптимальну стратегію бізнесу, проводять оптимальний набір контр­агентів, визначають фірми-нейтрали. Вимоги до таких дже­рел: достовірність інформації, повнота інформації, акту­альність змісту, точність даних.

Джерела інформації про фірми класифікують таким чином:

- Інформація про фірми, яка подається міжнародними організаціями та установами ООН. Цю інформацію можна одержати в міжнародних організаціях системи ООН із

спеціальних досьє, які складаються економічними ор­ганізаціями системи ООН. Такою організацією є ЮНІДО (організація об'єднаних націй з промислового розвитку), ПРООН, Департамент економічної та соціальної інформації (ЕКОСОС).

-    Інформація про фірми, яка надається спеціалізованими організаціями. До них належать: кредитно-інформаційні бю­ро, банківські установи, спілки підприємців, торгово-про­мислові палати держав, спеціалізовані державні організації.

-    Інформація, яка надається спеціалізованими банками даних,  які створюються консультативними видавничими фірмами, комп'ютерними фірмами, котрі спеціалізуються на виробництві і поширенні програмних продуктів.  Такі фірми обслуговують кілька банків даних і відповідають за достовірність і своєчасність оновлення інформації.

-    Інформація, яка надається спеціалізованими засобами масової комунікації — це журнали, газети, радіо- телепродукція, електронні засоби масової комунікації, які надають інформацію про поточну діяльність фірм. Найбільша корпо­рація,  яка розповсюджує інформацію є ДоуДжонс.  Вона публікує інформацію про капіталовкладення, стан замов­лень, призначених співробітників, вартість акцій, рівеньділової активності і т. д.

-    Фірмова інформація (інформація, яка надається самою фірмою) — це річні звіти про діяльність фірми, презентативна або представницька діяльність фірми.

-    Неформалізована особиста інформація, яка є найбільш достовірною і конфіденційою. Ця інформація поділяється на 2 різновиди: інформація, отримана під час ділових контактів, ділових переговорів або зустрічей (така інформація система­тизується у формі довідки на фірму), та інформація про фірму, яка отримується з інших джерел (від представництв влади, торгово-промислових палат, від аналітиків, представ­ництв оптово-роздрібної торгівлі або від конкурентної фірми).

Найбільш цінною інформацією про фірми є та, що на­дається спеціалізованими кредитно-інформаційними бюро.

Вони збирають інформацію за різними напрямками і нада­ють таку інформацію тільки за умов перевірки запиту для уникнення шантажу, провокацій і нечесної конкуренції. У довідках на фірми, які видаються кредитно-інформаційними бюро, містяться неопубліковані відомості про фінінсовий стан фірми, її обороти, акціонерний капітал, характер та ос­новні напрямки діяльності, а також короткі біографічні довідки всіх керівників.

Найбільше кредитно-інформаційне бюро у світі — амери­канська компанія Dan and Bradstreetcorporation. Ця корпо­рація заснована в XIX столітті, має найбільшу приватну базу даних. У 70-х роках XXстоліття ця фірма придбала німецьку компанію з усіма дочірніми філіалами, кредитне бюро Італії, англійське кредитно-довідкове бюро, інформаційні фірми скандинавських країн. Ця корпорація збирає інформацію че­рез мережу дочірніх компаній, через усі наявні потоки зв'яз­ку. Компанія публікує щорічно понад 60 різновидів міжна­родних і національних довідників по фірмах і є монополістом у сфері програмного забезпечення довідок про країну, надає фінансову інформацію по галузях високих технологій, аналіз стану ринків та інформацію про страхування фірми. На сьо­годні її представництво діє на территорії СНД.

Другим монополістом в цій галузі є кредитно-довідкова організація Creditshutverband. На вищезгадані дві фірми припадає 85% світового ринку інформації про фірми.