Осуществление делопроизводства в нотариальной конторе.
В соответствии со ст. 9 Основ законодательства о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований стандартов на управленческую документацию.
Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
В настоящий момент действует Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Приказом Министерства юстиции РСФСР от 19 августа 1976 г.
Все нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаимосвязанные части:
1) делопроизводство в нотариальных конторах;
2) порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий;
3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах).
Контроль за исполнением Правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется территориальными органами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, в порядке, определяемом Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Контроль за исполнением Правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции субъектов Российской Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с нотариальными палатами. Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством позволяет обеспечить единообразие его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.
Делопроизводство нотариуса объединяет в себе следующие функции:
ведение документации по совершению различных нотариальных действий;
ведение организационно-распорядительной документации;
разбор жалоб, заявлений и писем от физических и юридических лиц, контроль за их рассмотрением;
составление номенклатур;
ведение канцелярии и архива нотариальной конторы.
Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба Российской Федерации. Наличие печати показывает, что нотариус является официальным лицом, совершающим от имени государства нотариальные действия.
На печати указываются фамилия и инициалы нотариуса, его местонахождение. Это необходимо для того, чтобы знать, кто из нотариусов совершил нотариальные действия, где его местонахождение, поскольку это является одним из оснований обжалования действий нотариуса в суд. Поскольку исковое заявление подается по месту нахождения ответчика, в этой связи необходимо точно знать, где находится нотариальная контора нотариуса.
Нотариус также после своего назначения изготавливает различные бланки, штампы и т.п. — все то, что облегчает его работу и бесспорно обеспечивает защиту изготовленных им документов.
За организацию ведения нотариального делопроизводства и работы с архивом несет ответственность нотариус, на которого эта обязанность возложена приказом органа юстиции. Нотариус, занимающийся частной практикой, лично отвечает за правильное ведение делопроизводства, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.
Делопроизводство нотариуса включает:
ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;
организационно-распорядительную документацию;
работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;
составление номенклатур;
ведение архива нотариальной конторы.
Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет нотариус.
При поступлении на входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп и дата поступления документа. Документы регистрируются, учитываются в журнале входящей корреспонденции. На входящем документе помимо даты поступления проставляется номер регистрации в журнале и номер дела (наряда), в котором документ будет подшит.
После регистрации входящий документ в день его поступления или на следующий день должен быть первично рассмотрен нотариусом, который должен решить вопрос о порядке и сроках исполнения. Входящий документ считается исполненным после решения всех поставленных в нем вопросов. На исполненном входящем документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Отметка об исполнении располагается на нижнем поле первого листа документа, если нет места, то на его обороте.
Отметка об исполнении — это краткая справка об исполнении документа, которая содержит слова «в дело» и номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ.
Исходящие документы подлежат регистрации в журнале исходящей корреспонденции. Исходящий документ содержит порядковый номер по журналу исходящей корреспонденции, номер дела, в котором хранится копия исходящего документа. В соответствии со ст. 5 Основ нотариус отвечает за сохранность документов. Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами. Такое изъятие документов возможно только с разрешения нотариуса и с обязательным составлением заверенной копии изъятого документа, протокола выписки или запроса суда.
Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, в отношении которых совершены нотариальные действия, а также по их поручению или по письменному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.
В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы или органа государственной власти, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.
Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований ст. ст. 5 и 50 Основ, а также соблюдением сохранения тайны совершения нотариальных действий.
Дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа.
Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством РФ. Дубликат завещания может быть выдан указанным в завещании наследникам лишь по предоставлении ими свидетельства смерти завещателя.