Классификация учетных регистров

По назначению

По содержанию записей

По внешнему виду

По характеру разграфовки

хронологические

систематические

комбинированные

аналитические

синтетические

комбинированные

книги

карточки

свободные листы

линейные

шахматные

односторонние

двусторонние

Ведение регистров должно отвечать целому ряду требований, среди которых документальность, краткость, ясность записей и их взаимный контроль. Запись учетной информации из документов в учетные регистры называется регистрацией. Регистрировать информа­цию в регистры можно от руки и с применением средств вычислительной техники.

При ручном способе записи в регистры производят чернилами или на пишущей машинке. Записи в регистры химическим карандашом допускаются для одновременного получения оттиска записей через копировальную бумагу (кассовая книга ф.N КО-4).

При ведении бухгалтерского учета с применением средств меха­низации записи в регистрах производятся с помощью клавишных вы­числительных машин или они составляются на вычислительных электронных машинах, которые автоматически печатают машинограммы. Ма­шинограмма должна иметь необходимые реквизиты, определяющие ее содержание, независимо от того, составляют ли ее на формулярах или на чистых листах.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

В процессе ведения бухгалтерского учета неизбежно возникают ошибки. Характер ошибок бывает весьма различным - это либо описки при записи цифр, либо ошибки в разноске (неправильное занесение сумм в счета или графы), либо арифметические ошибки (при подсчете итогов, таксировке и т.д.), либо, наконец, ошибки в бухгалтерской записи (неправильное указание корреспондирующих счетов).

Ошибочные записи выявляют при сверке записей по счетам син­тетического учета с записями по счетам аналитического учета, сверке записей по синтетическим счетам с данными Главной книги, заключении регистров, проверке данных учета.

При обнаружении ошибок в учетных регистрах используют три способа их исправления: корректурный способ (от латинского слова correcture - исправление, улучшение), способ дополнительной запи­си и способ "красное сторно" (от итальянского слова storno - пе­ревод счета; корреспонденция счетов, исправляющая ошибочную за­пись посредством отрицательной записи).

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в учетных регистрах до проставления в них итогов, если ошибка не требует изменения корреспонденции счетов, т.е. не касается бух­галтерских проводок. В этих случаях неправильно указанные текст или сумму зачеркивают одной чертой, чтобы после этого можно было прочитать неправильный текст или сумму и над зачеркнутым надписы­вается исправленный текст или сумма. Исправление ошибочной запи­си, суммы или текста должно быть оговорено и подтверждено под­писью должностного лица, которое исправило запись в учетном ре­гистре.

Например, необходимо исправить число 1000 на число 500

Число 1000 зачеркивается и над ним надписывается число 500. На свободном месте листа делается запись "исправлено 500" (подпись и дата исправления). В таком же порядке исправляют ошибки в машинограммах и других учетных регистрах при механизированной обра­ботке документов. Об исправлениях, сделанных в бухгалтерии, сооб­щают в письменной форме на машиносчетную установку с тем, чтобы там смогли внести изменения в носители информации и в машинограм­мы. Исправление ошибочной записи суммы или текста в машинограммах подтверждаются подписью лица, которое исправило документ.

Способ дополнительной записи применяется при обнаружении ошибок в регистрах после проставления в них итогов, но до внесе­ния их в Главную книгу в случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но суммы по операциям ошибочно завышены или занижены. Исправление производится обычной записью на сумму раз­ницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогич­ной корреспонденцией счетов. При этом запись делают после итогов на свободных строках в соответствующих графах (обычным или крас­ным цветом) и выводят новые итоги. Так, если ошибочная сумма ока­залась меньше правильной, то на разницу делается дополнительная запись обычным цветом, которая при подсчете итогов прибавляется. Если же ошибочная сумма оказалась больше правильной, то на разни­цу делается запись красным цветом (частичное "красное сторно"), которая при подсчете итогов вычитается. Дополнительная запись оформляется бухгалтерской справкой, которая хранится при соот­ветствующем регистре.

Рассмотрим порядок исправления ошибок посредством дополни­тельной записи на примере. Например, стоимость фактически посту­пивших от поставщика материалов составила 80000рублей, а при об­работке документов в бухгалтерии выполнена запись:

Дебет счета 10, кредит счета 60 - 60000 рублей

При проверке ошибка была обнаружена, в связи с чем делается до­полнительная запись на 20000 рублей (обычными чернилами):

Дебет счета 10, кредит счета 60 - 20000 рублей. Цифры, написанные обычными чернилами, при подсчете итогов прибавляются.

Если бы при обработке документов в бухгалтерии была выполне­на запись с завышением суммы на 20000 рублей, то при указанной выше корреспонденции счетов дополнительная запись на разницу должна быть отражена красными чернилами:

Д

20000 руб

ебет счета 10, кредит счета 60 -

Цифры, написанные красными чернилами при подсчете итогов вычита­ются.

После перенесения в Главную книгу итогов из регистров жур­нально-ордерной формы учета обнаруженная ошибка исправляется пос­редством дополнительной записи обычным или красным цветом как в Главной книге, так и журнале-ордере. Дополнительная запись также оформляется бухгалтерской справкой, которая хранится при соот­ветствующем учетном регистре.

Способ красного сторно применяется для исправления ошибочных бухгалтерских проводок. Его суть состоит в том, что ошибочную корреспонденцию счетов и сумму записывают красными чернилами (от­рицательное число). В результате ошибочная запись уничтожается, так как при подсчете итогов по соответствующим счетам суммы, ука­занные красным цветом вычитают. Затем составляют правильную бух­галтерскую проводку. Все это записывают в соответствующие учетные регистры соответствующим цветом - красными или обычными чернила­ми.

Пример. На центральный материальный склад СУ-75 поступили материалы от поставщика на сумму 120.000 рублей,на что сделана ошибочная запись по счетам бухгалтерского учета:

Дебет счета 10, кредит счета 71 - 120.000 руб.

С целью исправления допущенной ошибки корреспонденцию счетов и сумму повторяют красным и чернилами:

Дебет счета 10, кредит счета 71 - 120.000 руб.

Затем делают правильную проводку чернилами обыкновенного цвета:

Дебет счета 10, кредит счета 60 - 120.000 руб.

Тем самым признается, что отныне исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до выведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности, когда получены документальные подтверждения, что первая изначаль­ная запись недостоверна. Не исключается вариант, при котором ошибка обнаружена самим бухгалтером после формирования итоговой информации.

Вывод. Под учетными регистрами понимают различные виды носи­телей информации, полученной на базе первичных документов или других регистров. Внешний вид и материальная основа учетных ре­гистров весьма разнообразны: книги, карточки, свободные листы, машинограммы, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и другие машинные носители. Все многообразие учетных регистров классифици­руется по назначению, содержание записей, внешнему виду и харак­теру разграфовки. Исправление допущенных ошибок в них производит­ся тремя способами: корректурным способом, способом "красного сторно" и дополнительной записью.

В процессе развития бухгалтерского учета возникали новые виды учетных регистров и использовались разные последовательность и способы записи в них, что нами в общем плане будет рассмотрено во втором вопросе данной лекции.