Структурно-логическая схема настоящего занятия
1-й вопрос.
Организационное
обеспечение бухгалтерского учета
Организа-ционные
формы бухгалтер-ской работы
Функции бухгалтерии
и ее структура
Организация
учетно-вычислите-льных работ
Регламентация
деятельности бухгалтерии и ее работников
НОТ счетных
работников
Положение
о бухгалтерии
Должностные инструкции
работников бухгалтерии
2-й вопрос.
Слагаемые системы
организации бухучета
План организации
бухгалтерского
учета
Первичный учет
План счетов
бухучета
Формы бухучета
Формы организации
учетно-вычислительных работ
Объем и содержание
отчетности
План документации
и документооборота
План инвентаризации
План счетов
бухгалтерского учета
План технического
оформления учета
План отчетности
План хранения
документов
Организация учетного аппарата, его структура и функции. Основные обязанности, права и ответственность главных бухгалтеров.
Бухгалтерский учет как функция управления имеет свою организационную структуру.
Организационное обеспечение бухгалтерского учета должно быть подчинено задаче своевременного представления аппарату достоверной и необходимой информации с наименьшими издержками.
Решение этой задачи обеспечивается совокупностью факторов, каждый из которых реализуется исходя из сложившихся традиций, конкретных условий функционирования организации и объема учетной работы через бухгалтерскую службу.
Деятельность бухгалтерского аппарата регламентируется Законом РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34-н).
Общеизвестно, что оперативное руководство административно-хозяйственной, коммерческой деятельностью в организациях осуществляется, как правило, через аппарат управления, который организует всю работу, координирует и контролирует деятельность внутренних звеньев организации, ведет бухгалтерский учет, составляет установленную отчетность и представляет ее соответствующим органам.
Руководитель самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы исходя из вида организации, объема учетной работы и конкретных условий хозяйствования. В соответствии со статьей 6.2 Закона РФ «О бухгалтерском учете» руководитель организации может:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
При этом случаи, предусмотренные в последних трех подпунктах («б», «в», «г») Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации рекомендуется применять в организациях: относящихся к субъектам малого предпринимательства.
При наличии в составе аппарата управления организации самостоятельного аппарата – бухгалтерии, на нее возлагается выполнение таких функций, как ведение учета хозяйственной деятельности организации, составление отчетности, своевременное представление достоверной информации для руководства и управления, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Перечисленные функции в равной степени относятся к специализированной организации, специалисту–профессионалу, ведущим бухгалтерский учет вместо бухгалтерии на договорных началах.
Важнейшим условием эффективной работы бухгалтерии является правильное построение аппарата бухгалтерии и расстановка учетных работников - то, что принято называть структурой бухгалтерии. Конкретно под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать его деление на составные части на основе принципов разделения труда, т.е. специализации работников бухгалтерии и кооперации совместных усилий.
Структура бухгалтерского аппарата зависит, в основном, от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. Она должна: отражать специфические особенности организации и технологии производства; обеспечить взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями; не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей; использовать достижения научной организации труда; быть максимально простой и компактной; обеспечивать руководство предприятия всей информацией, необходимой для контроля и управления производством при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей – достоверной бухгалтерской отчетностью.
В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).
При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата до 7-9 человек.
При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы). Данная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних организаций и в некоторых крупных организациях. Работники бухгалтерии также непосредственно подчиняются главному бухгалтеру.
В средних организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):
- материальная группа, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведут учет основных средств, инвентаря и хозяйственных принадлежностей;
- группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, начисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
- производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат на производство, калькулируется себестоимость продукции, выявляются результаты внутрипроизводственного хозрасчета, составляется отчетность о производстве;
- группа учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;
общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.
Как видим, деление производится по главным участкам работы бухгалтерии, что наглядно представлено на нижеприведенной схеме.
С х е м а
структуры бухгалтерии в средних организациях
Группы (отделы, секторы)
В крупных организациях, кроме перечисленных, обычно существуют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группа подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.
При комбинированной организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (например, по производствам), выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерии в пределах установленной компетентности. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и в производственных объединениях.
С точки зрения формы организации учетно-вычислительных работ, как отмечалось в теме № 6 “Регистры и формы бухгалтерского учета”, различают централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации бухгалтерского учета.
При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и др.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.
При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных организациях.
Смешенная форма организации бухгалтерского учета основывается на разумном сочетании элементов централизованной и децентрализованной форм организации учета.
Следует заметить, что до широкого внедрения в учетный процесс ЭВМ, более предпочтительным являлось создание централированных бухгалтерий, в которых обеспечивалось более действенное руководство со стороны главного бухгалтера, эффективнее использовались счетные машины, целесообразнее разпределялся труд между работниками учета, то в настоящее время ситуация иная. Большие возможности имеет децентрализация учета. Основной довод – автоматизация рабочего места бухгалтера.
В соответствии со статьей 6.1 Закона РФ “О бухгалтерском учете” за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации, которому непосредственно и подчиняется. Поэтому, а также в соответствии с мировой практикой, он ответственности за организацию бухгалтерского учета не несет.
Независимо от организационного строения бухгалтерского аппарата деятельность бухгалтерии и ее работников должна регламентироваться Положением о бухгалтерии и должностными инструкциями, разрабатываемыми главным бухгалтером и утверждаемыми руководителем организации.
Положение о бухгалтерии – это внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения. Оно определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.
Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций. Кроме того, должностные инструкции позволяют осуществлять объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
Служебное положение главного бухгалтера определено Законом РФ “О бухгалтерском учете” и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Согласно требованиям статьи 7.3 Федерального Закона он обязан обеспечить “...соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств”.
Для осуществления своих функций главный бухгалтер наделен достаточными правами. Так, ему предоставлено право требовать от всех работников организации по вопросам документального оформления хозяйственных операций обязательного представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию. В случае невыполнения или нарушения этих требований (распоряжений) виновные лица могут быть привлечены к ответственности.
Главному бухгалтеру предоставлено право второй подписи документов, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.
В соответствии с требованиями статьи 7.2 Закона РФ “О бухгалтерском учете” главный бухгалтер организации “...несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности”.
В зависимости от обстоятельств в работе бухгалтеров могут встречаться уголовно-правовые аспекты, связанные с преступлениями, которые совершаются при отсутствии профессиональной деятельности. Уголовный кодекс РФ, введенный в действие с 1 января 1997 года, устанавливает уголовную ответственность за ряд нарушений: уклонение от уплаты таможенных платежей (статья 194), уклонение от уплаты налогов с организаций (статья 199), злоупотребление полномочиями (статья 201) и т.д.
Деятельность счетных работников должна быть научно организована и направлена на повышение производительности труда, своевременность, полноту получения необходимой информации, ее аналитичность.
Научная организация труда (НОТ) счетных работников представляет собой комплекс разработанных на основе современных достижений науки и техники мероприятий, обеспечивающих рациональное ведение учета, и включает следующие элементы: разделение и кооперацию труда, его нормирование и стимулирование, методы труда, организацию и обслуживание рабочих мест, создание условий для труда.
Из перечисленных элементов НОТ наиболее важным представляется создание благоприятных условий труда и обслуживание рабочих мест.
Создание благоприятных условий труда учетным работникам включает в себя: выделение специально оборудованного помещения: обеспечение нормативной освещенности, температуры (в пределах 18-200С), влажность воздуха (более 60%): а также его чистоты, правильное цветовое оформление интерьера (стен, мебели, панелей); создание нормального психологического климата, режима работы (время начала и окончания перерывов в работе, сменность, чередование дней отдыха, графиков отпусков и др.).
В этот перечень входят также рациональная организация рабочего места, которая означает: выбор габаритов, форм мебели и оборудования, их размещение с учетом последовательности выполняемых работ; оборудование рабочего места современной вычислительной техникой, нормативно-справочными материалами; создание благоприятных санитарно-гигиенических условий труда.
Вывод. Руководитель самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы. Различают централизованную, децентрализованную и смешанную формы организации бухгалтерского учета. Важнейшим условием эффективной работы бухгалтерии является правильное построение аппарата бухгалтерии и растановка учетных работников. Главный бухгалтер является руководителем службы, для регламентации которой разрабатывает Положение о бухгалтерии и должносные инструкции работникам. Получение своевременной и достоверной информации о хозйственной деятельности организации и ее структурных подразделений во многом зависит от правильной организации бухгалтерского учета и качества планирования работы. Содержание этой работы рассматривается во втором вопросе данной лекции.
Получение своевременной и достоверной информации о хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений во многом зависит от правильной организации бухучета и качества планирования работы. Содержание этой работы рассматривается во втором вопросе данной лекции.