1. База даних Microsoft Excel. Введення, перегляд даних. Робота з формою. Створення і введення списків

Одному з типових завдань, що виконуються за допомогою електронних таблиць, є ведення списків — списків номерів телефонів, клієнтів, торгівельних операцій, матеріальних цінностей і так далі

Щоб досягти максимальної ефективності в роботі із списками, необхідно дотримувати наступні правила:

1. Кожен стовпець повинен містити інформацію одного типа. У списку співробітників, наприклад, ви можете відвести один стовпець для прізвищ, другий для імені, третій для по батькові четвертий для дати прийому на роботу і так далі

2. Одна або два верхні рядки списку повинні містити заголовки, що описують вміст розташованого нижче стовпця.

3. Не включайте в список порожні рядки і стовпці.

4. Краще всього, якщо для списку відводиться окремий аркуш. Якщо це неможливо то список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша, принаймні, одним порожнім рядком і одним порожнім стовпцем.

5. Не розміщуйте дані зліва або праворуч від списку, оскільки вони можуть бути приховані в процесі фільтрації списку.

Для виділення першого рядка в якій знаходяться заголовки стовпців використовується команда Закріпити області в меню Вікно.

Використання форми для додавання, зміни або видалення рядків

Можна внести нову інформацію до списку, перейшовши до першого порожнього рядка в нижній частині списку і ввівши дані з клавіатури. А можна внести дані за допомогою команди Форма в меню Дані. Для цього необхідно виділити ім'я стовпця або групи стовпців і вибрати цю команду. На екрані з'явиться діалогове вікно з ім'ям аркуша на якому знаходиться список і заголовки стовпців списку. Якщо в список вже введено декілька рядків, то праворуч від заголовків стовпців ви побачите значення для першого рядка списку. У правому верхньому кутку виводиться інформація про спільну кількість рядків в списку і номері рядка, що відображується у формі в даний момент. . У правій частині форми знаходяться декілька кнопок призначених для роботи із списком (Додати, Видалити, Назад, Далі, Критерії, Закрити).

Якщо стовпець не містить значень, що обчислюються за допомогою формул, поряд із заголовком стовпця розташовується поле введення інакше заголовка не має поле введення.

Сортування списків і діапазонів

Можна сортувати рядки або стовпці в зростаючому або убуваючому ладі, з обліком або без врахування регістра букв.( При сортуванні рядків змінюється лад розташування рядків в списку, тоді як лад розташування стовпців залишається тим самим. При сортуванні стовпців змінюється лад розташування стовпців).Можна задати свій власний лад сортування.

Щоб відсортувати список потрібно:

1. Виділити в нім яку або вічко

2. Меню Дані – Сортування

3. На екрані з'явиться діалогове вікно Сортування діапазону

4. Задати потрібний лад сортування

5 . Натискуйте кнопку ОК

Д ля того, щоб виключити з сортування рядки заголовків встановите перемикач в полі Підпису(перший рядок діапазону).

Сортування стовпців

Меню Дані – Сортування – Параметри – Стовпці діапазону. Перед сортуванням стовпців необхідно виділити всі дані, які потрібно відсортувати, оскільки Excel не розпізнає заголовків рядків.

Сортування Списків і діапазонів тих, що містять формули.

Щоб уникнути подібних ситуацій при сортуванні списків слід дотримувати наступні правила:

1. Використовувати абсолютні посилання.

2. При сортуванні рядків не використовувати формули які посилаються на комірки, що знаходяться в інших рядках.

3. При сортуванні стовпців не використовувати формули які посилаються на комірки, що знаходяться в інших стовпцях.