7.3. Служба внешнеэкономической деятельности как форма дивизионального типа управления

Служба ВЭД — еще один из вариантов организационной структуры управления, построена по дивизиональному типу. Этот тип структуры уп­равления широко распространен в зарубежных компаниях.

Так, в 1999 г. Международная корпорация «Новозеландский молоч­ный совет», занимающаяся маркетингом и сбытом продуктов питания из Новой Зеландии, учредила в СНГ два новых бизнес-подразделения. Пер­вое будет продвигать в странах Содружества сливочное масло «Анкор» и другие молокопродукты, а второе — молочные ингредиенты. Сегодня этой корпорации принадлежит треть мирового рынка молочных продуктов. Ком­пания экспортирует свою продукцию в 100 стран мира. Создание новых подразделений в СНГ — часть стратегии совета по увеличению своей доли на международном рынке.

Рассмотрим структуру управления службы ВЭД.

Входящие в службу фирмы по маркетингу, экспорту и сервису являются самостоятельными структурными подразделениями, обеспечивающими внешнеэкономическую деятельность предприятия — производите­ля экспортной продукции.

Вся служба ВЭД осуществляет свою деятельность с юридическими и физическими лицами на договорной основе в рамках своей компетенции. Службы ВЭД руководствуются действующим законодательством, отрас­левой нормативно-технической документацией, приказами и инструкци­ями руководящих органов своей отрасли промышленности, постановле­ниями и указами правительства Украины, уставом, приказами и распоряжени­ями по предприятию.

Служба ВЭД возглавляется директором, который подчиняется замес­тителю генерального директора по маркетингу и внешнеэкономической деятельности.

Предметом деятельности службы ВЭД являются:

• систематическое изучение и анализ конъюнктуры внешнего рынка по товарам предприятия-производителя;

• сравнительный анализ технико-экономических и эксплуатаци­онных характеристик отечественной и аналогичной зарубежной про­дукции;

• коммерческое исследование мероприятий по организации техни­ческого обслуживания, ремонта и услуг в отношении продукции, постав­ленной и поставляемой иностранным заказчикам;

• разработка предложений по расширению сфер сбыта с целью уве­личения экспортных возможностей;

• прогнозирование конъюнктуры рынка и организация поставок запча­стей и услуг для определения спроса и стимулирования сбыта продукции;

• выполнение маркетинговой проработки контрактно-договорной документации при поставке продукции и услуг на экспорт;

• анализ ценовой политики и форм торговли конкурентов на рынках с целью обеспечения конкурентоспособности продукции;

• разработка и проведение рекламных мероприятий с целью расши­рения экспорта;

• участие в тематических выставках, ярмарках, симпозиумах с целью рекламирования продукции и получения новейшей информации по рын­кам и научно-техническим достижениям, новым методам продвижения товаров и услуг на внешний рынок;

• создание собственного информационно-справочного фонда.

Деятельность всех подразделений службы ВЭД, так же как и отделов ВЭД и внешнеторговых фирм, невозможна вне внутрипроизводственных взаимоотношений с другими структурами предприятия — производителя экспортной продукции.

Так, служба ВЭД взаимодействует:

• с производственным отделом — по определению производственной гарантии выполнения поставок экспорта изделий, согласованию сроков изготовления изделий, маркетингового сопровождения экспортируемых изделий в производственном цикле, координации действий по устране­нию недостатков при производственном выполнении контрактов и дого­воров;

• с отделом технической документации — в отношении технической до­кументации на изделия, схем и другой нормативно-технической документа­ции; получения информации о материалах и компонентах, применяемых при изготовлении изделий; размножения научно-технической документа­ции по таре, упаковкам; получения рекомендаций по способам транспорти­ровки, информации по специфике технологии изделий, оборудования и ин­струмента и т. п.;

• с отделом управления качеством — координация работы по вопро­сам качества экспортируемой продукции, обеспечение внешнеэкономи­ческой службы документацией, подтверждающей качество продукции;

• с отделом цен — по ценовой политике и ценообразованию, себес­тоимости изделий, запчастей, материалов и т. д.;

• с финансовым отделом — по финансовому обеспечению подготовки договоров и контрактов и их сопровождению, получению, изучению и маркетинговому анализу финансовой информации по экспортным опера­циям, валютно-банковским процедурам, согласованию вопросов финан­сово-коммерческой эффективности контрактов и договоров.

Служба ВЭД взаимодействует также с цехами предприятия — произ­водителя экспортной продукции с целью получения и анализа инфор­мации по недостаткам в производстве, обмена данными по качеству и конкурентоспособности изделий, маркетинговой ориентации цехового производства.

Большую роль в выходе на внешний рынок имеет взаимодействие служ­бы ВЭД с информационно-вычислительным центром по информационно-методическому обеспечению и координации электронной обработки внеш­неэкономических данных на ПЭВМ, разработке стратегического выхода на зарубежные банки данных.

Таким образом, успешная внешнеэкономическая деятельность во мно­гом определяется оптимально организованной структурой управления, координацией деятельности всех отделов и служб, обеспечивающих экс­портно-импортные операции, и адаптацией организационной структуры к изменяющимся условиям внутренней и внешней среды.

Эффективность внешнеэкономической деятельности на уровне фирмы определяется прежде всего на основе анализа прибыльности внешнеторговых операций путем сопоставления доходов и затрат, плановых заданий и их выполнения. Также эффективность внешнеэкономической деятельности определяется путем анализа рыночной доли, повышения степени известности торговой марки товара и фирмы, увеличения числа ее покупателей и контрагентов и т.д.

Контроль внешнеэкономической деятельности на фирме осуществляется в форме разработанных видов отчетности о состоянии и результатах внешнеэкономических операций с разбивкой по товарам и странам и в целом по суммарному итогу, а также с разбивкой по соответствующим филиалам, отделам и сотрудникам. При этом осуществляется путем соотнесения фактических результатов с плановыми. Контроль может быть и в виде спонтанно организуемых ревизий и т.д. Контроль внешнеэкономической деятельности предполагает не только проверку количественных, но и качественных показателей, т.е. выполнение поставленных в планах качественных целей и задач.