2. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В результате создания глобальных компьютерных сетей про-

изошел настоящий переворот в области передачи и распространения информации. использованием средств удаленного доступа реализуются различные бизнес-процессы, участники которых имеют возможность совершать сделки, не покидая своего офиса. Чтобы заключить договор в п сьменной форме, уже необязательно писать его на

Скомпьютерный файл с текстом договора электронной подписью и направить его по телекоммуникационным каналам партнеру.

нения.

бумаге заверять подписью и печатью – достаточно заверить

Именно компьютеризация информационной деятельности помогла человечеству существенно ускорить процессы создания, обработки, по ска, пересылки документов, повысить надежность их хра-

Вместе с тем компьютеризация привела к возникновению целого ряда , в том числе и правовых. К числу таких проблем можно отнести следующие:

проблемпоявление новогоАтипа преступлений – преступлений в сфере

компьютерной информации, связанных с несанкционированным доступом к компьютерной информации, созданием и распространением

регламентация доступа Дк базам данных, содержащим сведения о личной жизни граждан, определениеИответственности за несанкционированное разглашение таких сведений;

компьютерных вирусов и т.п.;

обеспечение правовой охраны программ для ЭВМ;определение правового режима компьютерной информации,

баз данных;

правовое регулирование использования систем электронного документооборота и в связи с этим определение правового статуса электронных документов;

правовые проблемы, связанные с функционированием глобальных сетей, трансграничной передачей данных и трансграничными компьютерными преступлениями, и ряд других.

Развитие электронного правительства – одна из первоочередных задач информационного общества. В рамках данной задачи весь документооборот должен быть переведен в электронную форму.

Общероссийская нормативно-правовая база в области регулирования электронного документооборота, архивного дела включает в

17

себя документы, которые являются фундаментальной основой юридически значимого электронного документооборота [19]:

1.	Гражданский кодекс РФ, часть I.
2.	Налоговый кодекс РФ, часть II.
3.	Государственная система документационного обеспечения
управления (		). В этом документе собраны основные принципы

и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечен ю управлен я и обеспечения работы с документами в ор-

ганизац	ях.
4.	Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Феде-
рации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Данный закон регулирует отноше-
ГСДОУ		и хранения, комплектования, учета и исполь-
в сфере орган зац
зования арх вных документов.
5.	Федеральный закон «Об информации, информационных тех-
нологиях о защ те		нформации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. Дает
понят е электронного документа и смежных с ним областей.
ния			организации предоставления госу-
6.	Федеральный закон «
дарственных мун ц пальных услуг» от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ.
Данный закон регулирует возникающие в связи с предоставлением

Об государственных и муниципальныхАуслуг соответственно федераль-

ными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной

	Д
власти субъектов Российской Федерации, а также местными админи-
страциями и иными органами местного самоуправления, осуществ-
ляющими исполнительно-распорядительные полномочия.
7. Федеральный закон «Об электронной подписи» от
06.04.2011 г. №63-ФЗ. Закон прописывает правила применения элек-
тронной подписи.	И

Для создания целостной эффективной системы информационных технологий в стране была принята государственная программа «Информационное общество», рассчитанная на девять лет – с 2011-го по 2020 год [18]. К наиболее существенным положениям программы в сфере развития электронного документооборота можно отнести:

1. Постановление Правительства РФ от 26.12.2013 г. № 1293 «О федеральной государственной информационной системе «Федеральный портал государственной службы и управленческих кадров» и о создании на ее базе пилотной версии единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации». Постановление позволит на госу-

18

дарственном уровне урегулировать все процессы электронного документооборота.

2. Формирование единого пространства доверия электронной подписи. Этот пункт фактически реализован с помощью ФЗ от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в котором опреде- Слен порядок аккредитации центров, удостоверяющих усиленную ква-

лифицированную подпись. Таким образом, подпись становится обязательна к пр ему на территории всей страны.

3. Разв т е межведомственного электронного взаимодействия

ныхис стемах. С стемы, используемые контрагентами, должны «понимать» друг друга.

на основе с стемы взаимодействия. Это так называемая система госуслуг, при которой любой гражданин может обратиться и получить ответ посредством электронных средств коммуникации.

4. оздан е ед ной системы справочников и классификаторов, используемыхбАв государственных и муниципальных информацион-

Результатом выполнения программы станет решение вполне конкретных задач [17]:

для выполнения отдельных видов профессиональной деятельности не нужно удет тратить средства и время на согласование, достаточно будет включить компьютер и войти в корпоративную сеть обмена электронными документами;

для заключения договора с партнером из другого региона не нужно будет командировать к нему своего представителя, достаточно удостоверить документы электронной подписью;

для проведения бухгалтерско-хозяйственных операций не нужно будет распечатывать и отправлять по почте контрагентам накладные (ТОРГ12), счета-фактуры, акты оказанных услуг, достаточно удостоверить документы электронной подписью;

для сдачи налоговой, страховой и статистической отчетности

не нужно посещать налоговую инспекцию, пенсионный фонд, статистику. ИД

Для полноценной работы программы необходимо обеспечить условия ее исполнения, главное из которых – юридически значимый документооборот.

Основными атрибутами юридически значимого электронного документооборота являются [17]:

19

1. Понятие «электронного документа», которое определено ФЗ №149 (п.11.1 ст.2 ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») [28]: документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием

Сэлектронных вычислительных машин, а также для передачи по ин- формационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных с стемах.

2. Электронная подпись. Это понятие базируется на ФЗ №63 (п.1 ст.2 ФЗ от 6.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подпи-

и формац ейбАкоторая спользуется для определения лица, подписы-

си») [27]: электронная подпись – «информация в электронной форме, которая пр соед нена к другой информации в электронной форме (подписываемой нформации) или иным образом связана с такой ин-

вающего нформац ю».

Вместе эти два атри ута и создают основу для формирования юридически знач мого электронного документооборота.

Проблемы правового регулирования электронного документооборота во многих случаях тесно связаны с вопросом определения юридического статуса документов, представленных в электронном формате. Нормы законодательства позволяют использовать электронные средства при совершении сделок без дублирования на бумаге.

Роль оператора электронногоДдокументооборота состоит в том, чтобы обеспечить единообразную, технологичную и соответствующую нормативным требованиям среду для организации обмена счетами-фактурами. На уровне внедрения операторы ведут разъяснительную и обучающую работу, облегчая темИсамым вступление в новую сферу правоотношений. Профессиональные инструменты – системы обмена счетами-фактурами – обеспечивают совместимость технических средств и возможностей для приема и обработки счетовфактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Любые документы могут быть электронными, если иное не предусмотрено законодательством.

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения.

Сертификат электронной подписи выдается на 1 год. Для признания квалифицированной электронной подписи действительной необходимо (в соответствии с п. 2 ст. 11 федерального закона

20

№63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи») чтобы сертификат подписи был действителен на момент подписания электронного документа.

Таким образом, существуют законодательные основания для то-
го, чтобы считать документ, составленный в электронной форме, рав-
С
нозначным документу на бумажном носителе, подписанному собст-
венноручной подписью, как в отношении заключаемых договоров,
так и в отношен			первичных бухгалтерских документов (актов вы-
полненных работ			товарных накладных) и документов налогового
учета (счетов-фактур).
Задан е 1
1.		помощью справочно-правовой системы найдите ответы на
следующ		е вопросы, составьте отчет:
	Что пон мается под термином «документ»?
иЧто такое электронная подпись и для чего ее можно исполь-
	зовать?
	В чем отл ч е сертификата ключа проверки электронной
	подписи от квалифицированного сертификата ключа провер-
	ки электронной подписи?
	Что представляет со ой удостоверяющий центр?
	Какие		типы	электронной	подписи	определены
	законодательно?			Д
	КакойбАэлектронный документ является юридически
	значимым?
	В	чем	заключаются особенности средств			электронной
	подписи?				И
2.К Вам обратился бухгалтер компании, для того чтобы Вы по-
могли ему выяснить особенности использования электронной подпи-
си в электронном документообороте. Найдите ответы на вопросы
бухгалтера и оформите их в текстовом документе со ссылками на ис-
точники.
	Электронная подпись, используемая компанией, – это под-
	пись юридического лица или подпись конкретного человека
	(директора, бухгалтера)?

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи?

21

Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и
др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их
С
можно представить по требованию налогового органа?
Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достовер-
ность электронного документа?
Есть ли огран чения на срок действия ЭП?
различныеспосо ы оптимизации		-процессов, и в этом сущест-
Можно ли обмениваться документами, если у вашей компа-
н	у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими
центрами?

Задан е 2 бизнес Владельцы компаний лю ой сферы деятельности рассматривают

венно помогает переход на электронный документооборот (ЭДО). В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через интернет, и участие в электронных аукционах.

Участниками ЭДОАявляются юридические и физические лица (налогоплательщики), налоговыеЭДОорганы, операторы Э О (специальные операторы связи). В процессе участники информационного

взаимодействия обмениваются различными документами в электронном виде.

1.Кто обязан подавать налоговую декларациюИ?

2.Какой документ регулирует организацию Э О при предоставлении налоговых деклараций?

3.Что относится к подтверждающим документам, которыми обмениваются участники ЭДО?

4.Какими технологическими электронными документами сопровождается процесс ЭДО при предоставлении налоговых деклараций?

5.Что должны обеспечивать операторы ЭДО?С помощью СПС найдите ответы на следующие вопросы, отве-

22

6. Какова последовательность электронного документооборота с использованием электронной подписи? Опишите кратко своими словами.

7. Какие ситуации при организации ЭДО при предоставлении

налоговых деклараций являются нештатными?
С
Задан е 3
Решен е с туац й
счетами
итуац я 1
В учетной пол		ке организации для целей исчисления НДС
предусмотрено, что		-фактуры, журналы учета и книги покупок и
	бА
продаж ведутся в электронном виде. При этом не у всех контрагентов
организац	есть техн	ческие средства для организации электронно-
го обмена	-фактурами. Может ли организация для себя со-

ставлять счет-фактуру в электронном виде, а для покупателя – на бумажном нос теле в том случае, если у покупателя отсутствуют технические возможности для организации электронного документооборота?

использованием технического средстваД(использование ЭП), указал, что представленные акт сдачи-приемки, платежные поручения, счетафактуры сфальсифицированы, подтверждают мнимость и ничтожность договора.

Ситуация 2

В арбитражный суд Западно-Сибирского округа обратился Свиридов А.В. с требованием о признании недействительным договора на

оказание транспортных услуг.

Истец сослался на выполнение подписи со стороны ответчика с И

Удовлетворит ли суд требование истца?

23

Ситуация 3

В арбитражный суд Западно-Сибирского округа обратилось об-

щество ООО «Полярный мишка» с требованием о признании незаконным решения антимонопольного органа и обязании исключить сведения в отношении общества из реестра недобросовестных поставщиков.

Согласно протоколу подведения итогов электронного аукциона от 01.06.2016 г. № 0387200013015000062-3 победителем этого аукциона признано ООО «Полярный мишка». Заказчик 08.06.2016 г. направил побед телю аукц она проект государственного контракта. В установ-

Заказчиком проведен открытый аукцион в электронной форме для заключен я контракта на поставку продуктов питания (бакалеи).

ленный для подп сан я контракта срок (15.06.2016 г.) общество не направ ло проект контракта, подписанного лицом, имеющим право

Как выясн блось в ходе раз ирательства, на сервере удостоверяющего центра про зошел техн ческий с ой, не позволивший ООО «Полярный мишка» войти в личный ка инет и подписать контракт в установленный законом срок.

действовать от	мени по едителя аукциона, а также документ, под-
тверждающ й		о еспечения исполнения контракта.
предоставление

Будет ли удовлетворено это требование?

рядных работ по капитальному ремонтуДпо замене окон в общежитии № 3, расположенном по адресу: г. Н-ск, ул. уси Ковальчук, 187, об-

Ситуация 4	А
В целях заключения с заказчиком договора на выполнение под-

ООО«Н-кая фабрика окон». И При направлении оператору электронной площадки проекта до-

говора на выполнение работ по капитальному ремонту по замене окон в общежитии № 3 согласно протоколу подведения итогов аукциона в электронной форме от 21.05.2016 г. № 0351100001713000061-3, подписанного электронной цифровой подписью от имени

ООО «Н-кая фабрика окон», вместо электронного файла, содержаще-

24

го в себе банковскую гарантию от 28.05.2016 г. № 2016/05070-БГ, общество ошибочно прикрепило к электронному письму электронный файл, содержащий в себе иную банковскую гарантию, не имеющую отношения к предмету подлежащего заключения договора.

03.06.2016 г. Единой комиссией ФГБОУ ВО «Сибирский университет» был подписан протокол об отказе от заключения контракта № 0351100001713000061-4 и направлено обращение в управление о внесен в реестр недобросовестных поставщиков ООО «Н-кая фаб-

Срика окон» по пр знакам уклонения от заключения контракта на капитальный ремонт ( звещение о проведении открытого аукциона в электронной форме N 0351100001713000061).

знании требован ембАо пр незаконным решения арбитражного суда.

Решен ем управления от 25.06.2016 г. сведения об ООО «Н-кая

фабрика окон» включены в реестр недобросовестных поставщиков в связи с уклонен ем от заключения государственного контракта.

ООО «Н-кая фа рика окон» обратилось в арбитражный суд с

Будет ли удовлетворено это тре ование?

Ситуация 5

При заключении государственного контракта N 12-07/2867-16 (уникальный номер 0113200000114002888) на закупку лекарственного препарата общество ООО « СТД» не подписало размещенный заказчиком – БУЗ Первая КБ – на электронной площадке проект контракта и не уведомило надлежащим образом заказчика в течение одного дня о возникших непреодолимых обстоятельствах, препятствующих заключению контракта.

Было установлено, что 13.10.2016 г., АЙТИв последний день срока подписания контракта, у общества ООО «АСТ» возникла неисправность ЭВМ, на которой была установлена криптографическая программа «КриптоПро» с электронной подписью (ЭП) Горбункова Семена Семеновича, уполномоченного на подписание от имени общества документов при участии в торгах на электронной площадке. Из заключения специализированной организации ООО « », проводившего диагностику и ремонт компьютера в день поломки, следует, что неисправность носила существенный характер, не позволяла осуществлять эксплуатацию ЭВМ и не могла быть устранена силами

ООО «АСТ», носила для него непредвиденный и непреодолимый характер, потребовала замены основных компонентов вычислительной машины. Установленная на неисправном компьютере программа ЭП

25

не могла быть восстановлена и установлена в срок, отведенный для подписания контракта, на иной вычислительной машине, у общества

отсутствовала возможность для получения в указанные сроки новой ЭП. Таким образом, возникли непредвиденные обстоятельства, препятствующие обществу ООО «АСТ» осуществить действия по подписанию контракта.

Са также намерен заключить контракт; сообщение передано в устной форме вв ду отсутств я у представителя полномочий на подписание

Также было установлено, что представитель общества

ООО «А Т» л чно пр езжал в БУЗ Первая КБ 14.10.2016 г. с сооб-

щением о возн кшей неисправности ЭВМ и ЭП, невозможности проведения процедуры подписания контракта на электронной площадке,

письмоих возн кновен я; о щество 14.10.2016 г. направило электронное № 08/2613, посредством почтовой связи письмо от

подобных документов от имени общества; сообщение о возникнове-

нии обстоятельств непреодолимой силы фактически поступило в день

20.10.2016 г. № 08/2613 в адрес БУЗ Первая КБ с сообщением о тех-

ническ х	, возникших при подписании контракта, и с ука-
занием четко выраженного намерения на его заключение.

проблемах БУЗ Первая КБАо ратилась в суд с требованием о внесении

ООО «АСТ» в реестр недо росовестных поставщиков. Будет ли удовлетворено это тре ование?

Д И

26

	Вопросы для самоконтроля
1.	Какие правовые проблемы присущи процессу компьютери-
зации?
2.	Что является одной из первоочередных задач информацион-
ного общества в аспекте электронного документооборота?
С
3.	Какие нормативно-правовые документы составляют право-
вую основу юридически значимого электронного документооборота?
4.	Как е положения государственной программы «Информаци-

онное общество» направлены на развитие электронного документо-

ми
оборота в РФ?
5.	Что относят к основным атрибутам юридически значимого
электронного документоо орота?
6.	чем связаны про лемы правового регулирования элек-
тронного документоо орота?
7.	Как	законодательными актами регулируется электрон-

ный документоо орот для договоров?

8.Как ми законодательными актами регулируется электронный документоо орот для сделок?

9.Какими законодательными актами регулируется электронный документоо орот для первичных учетных документов?

10.Какой законодательный документ регламентирует способ подтверждения достоверности происхождения электронного документа?

11.В чем заключается роль оператора электронного документооборота?

12.Какие документы могут быть электронными?

13.Какой документ признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения?

14.Что необходимо для признания квалифицированной электронной подписи действительной?

15.На какой срок выдается сертификат электронной подписи?бИ

27

3.ЭЛЕКТРОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ

ИОСОБЕННОСТИ

Документ является основным способом представления информации. точки зрения традиционного документооборота можно вы- Сделить две основные функции бумажного документа: информацион-

ную и доказательственную (т.е. возможность использовать его в качестве допуст мого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то,

страненным матер альным носителем, используемым для передачи и

чтоэтимбумага была на протяжении многих столетий наиболее распро-

хранен я нформац . В последние десятилетия ситуация резко из-

менилась, объемы передаваемых в электронном виде данных значительно выросли. С стемы ез умажного документооборота получают все более ш рокое распространение в самых разных областях. В связи

с важное значен е прио ретает определение правового статуса

электронногобАдокумента – очерчивание областей, где возможно и допустимо его пр менен е.

Понятие традиционного документа (на бумажном носителе) можно трактовать как письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а

1.Первая отражает информационнуюДфункцию документа: документом может быть не любая информацияИ, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера.

2.Вторая (требования к форме) группа – это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.).

3.Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить

28

подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая ор-

ганизацией или физическим лицом в качестве доказательства при
ИСО
подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности
(ГО Т Р	15489-1-2007).

Основными пр знаками документа являются реквизиты и связанность содержащейся информации (в т.ч. реквизитов) с материаль-

зитов
ным нос телем, на котором фиксируется информация.
Рекв		ты	документа		позволяют определить (идентифициро-
вать) содержащуюся				тексте документа информацию. Государствен-
ный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы до-
кументац		герб					система	организационно-
		.	Ун ф цированная
распоряд тельной документации. Требования к оформлению доку-
ментов» к составу рекв						как обязательным элементам оформле-
ния документа относ т всего 30 наименований.
При подготовке				оформлении документов используются сле-
дующие	основные реквизиты:
	Государственный					Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
	наименование организации;
						Д
	наименование вида документа;
дата документаА;
	регистрационный номер документа;
	адресат;						И
	резолюция;
	заголовок к тексту;
	текст документа; подпись;
гриф и визы согласования документа;
	оттиск печати;
	отметка об исполнителе;

отметка о поступлении документа в организацию;идентификатор электронной копии документа и др.

В текстах государственных стандартов материальный носитель документированной информации определяется как материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде [4]. Материальный носитель может быть бумажным,

29

магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона № 149-ФЗ «Об информации, информац онных технологиях и о защите информации»).

нформации

огласно определению, представленному в п. 3.1 «ГОСТ

Р 7.0.8–2013. Нац	ональный стандарт Российской Федерации. Систе-
С	, иблиотечному и издательскому делу.
ма стандартов по
Делопро зводство	архивное дело. Термины и определения», элек-

аутентбАчность – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

достоверность – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или

фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности; Д

целостность – определяется его полнотой и неизменностью, т.е. состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

пригодность для использования – свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и Ивоспроизвести в любой момент времени;

системность – документы должны создаваться в условиях упорядоченной системы управления документами, в том числе их использования и сохранности. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ – это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

30

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное –

материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Сдет информац я об меющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем [30].

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о: дате его формирования;

авторе данных; на меновании документа; формате, который необходим для корректного прочтения материалов и т.п. Чем подробнее бу-

В обще же пр нято считать под электронным документом (ЭД) структур рованный информационный объект, в соответствие

которому может	ыть поставлена совокупность файлов, хранящихся
на накоп теле	. Нео ходимым признаком ЭД является
нформации
б

«регистрац онная карточка», состоящая из реквизитов документа, со-

неформализованныйА(произвольный) – это любое сообщение, записка, текст, записанный на носителе информации;

служебный (официальныйД) – записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронный документ и электронный документооборот тесно

взаимосвязаны, без первого невозможно второе. Оборот материалов значительно упрощается, если организации, Иобменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование. При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например формат счета-фактуры). Но если документ неформализо-

ванный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.держащ х перечень нео ходимых данных о нем.

31

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

СЭлектронный документ – документ, в котором информация

представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для пр знан я его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим

ниматьсятребован ям:

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и припомощью программных и технических средств;

содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его под-

болеебАнизкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

более низкая стоимостьЭДархивного хранения ЭД;

возможность контекстного поиска;

новые возможности защиты документов;

упрощение подготовки в сочетании с широкими возможностями;

принципиально новые возможностиИпредставления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например аудио-,ния и др. с целью организации и повышения эффективности работы с

ними.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

по способу документирования: рукописные; электронные;

графические; кино-, фото -, фонодокументы;

32

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетностатистические и др.;

по месту составления: входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (со-

Сставленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные);

с грифом огран чен я доступа.

Документы могут иметь следующие грифы: «Для служебного вестностипользован я» (служебная информация, предназначенная только для работн ков конкретной организации или отрасли); «Секретно», «Совершенно секретно», «Осо ой важности» (информация, содержащая государственную тайну); «Конфиденциально» (информация, доступ к

побАпроисхождению: официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

по юридической значимостиД: подлинники или оригиналы

(первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его

внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которыхИв соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения: индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

33

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея; бумажном носителе; ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на

Сбумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

огласован е проекта электронного документа имеет следующие пре мущества:

кимпрочтен е документа на экране ПК без вывода на бумагу;справлен я вносятся в проект документа;

одновременная рассылка проекта документа сразу нескольвиз рующ м.

	необход
К недостаткам электронных документов можно отнести:
	мость наличия технических средств для прочтения;
	возможность внесения несанкционированных изменений

(при отсутств электронной подписи (ЭП) или других средств защи-
ты).	А

Организация имеет право создавать в электронном виде почти все учетные документы. Первичные документы, которые составлены в электронной форме и подписаны электронной подписью, считаются равными по юридической силе с бумажными документами, подпи-

В организациях используютсяДразличные организационнораспорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки, справки и т.п.), оформленные на бланках. Согласно ГОСТ

санными руководителем лично.
Оформление документов	И

Р 51141–98: бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 указывается, что в бланк документа обязательно включа-

ются реквизиты, идентифицирующие автора письменного докумен-

та: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта,

34

в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Таким образом, набор реквизитов для бланков документов может быть разным, главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в

СВ зав с мости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавл вают два вар анта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использован е углового или продольного бланка не влияет ни на

ней документов.

юридическую с лу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, угловой бланк (рис. 4) является наиболее

удобным для обра		экономичным с точки зрения использова-
отки
ния площади л ста. В этом случае правая сторона верхней части лис-
та может	спользована для размещения реквизитов «Адресат» и
«Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.
На продольных		ланках (рис. 5) название организации, вида до-
	быть
кумента и другие нео ходимые реквизиты размещаются вдоль верх-
него поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма

А целесообразно использовать в случаяхД, когда наименование организа-

ции содержит большое количество печатных знаков, например в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

И

Рис. 4. Фрагмент бланка с угловым расположением реквизитов

35

С
Р с. 5. Фрагмент ланка с продольным расположением реквизитов
Общ й бланк организационно-распорядительного документа
может зготавл ваться для организации, структурного подразделения
и
и должностного л ца.
Общ й	организации может включать следующие основ-
ные реквизиты:

бланк

эмблему организацииАили товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);

наименование организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных документах закреплено наименование на иностранном языке, то его размещают ниже наименования на русском языке или справа;

место составления или издания документа (в соответствии с
		Д
наименованиями объектов административно-территориального деле-
ния и населенных пунктов).
Кроме этого общий бланк может содержать ограничительные
отметки для следующих реквизитов:			И
	регистрационного номера документа;
	даты документа;
	заголовка к тексту.

Расположение реквизитов на общем бланке (см. прил. 1).

36

Задание 4

Создание и использование общего бланка

1. оздайте общий бланк организации ООО «Пример» с угловым расположением реквизитов. Реквизиты, идентифицирующие ор-

ганизацию укажите самостоятельно. Добавьте эмблему организации. С2. На основе созданного бланка создайте приказ о направлении

сотрудников ИТ-отдела на повышение квалификации по программе «Информац онная безопасность». К приказу приложите программу курсов (72 ч.).

для руковод телей отделов предприятия, содержащие уведомление о

необход ознакомить сотрудников с политикой обработки пер-

сональных данных. В качестве источника данных используйте файл

«сотрудн ки орган зац и.xlsx».

мости3. На основе созданного бланка создайте серийные документы

Задан е 5

Формат рован е многостраничного документа

1.Сохраните файл Основные понятия ЭДО.docx в своей папке.

2.Отформатируйте текст в единой манере. Рекомендуется использовать стили для форматирования элементов текста.

3.К оформлению заголовков примените стили.

4.Разместите рисунки в текстеСЭД(не менее 3-х рисунков).

5.Разбейте текст на разделы по темам.

6.Раздел с темой «Основные свойства » на страницах с альбомной ориентацией.

7.Выполните нумерацию страниц.

8.Оформите титульный лист. И

9.Создайте автоматическое оглавление.Создание электронных документовбА

1. Создайте фирменный бланк организации (рис. 6). Укажите название организации, адрес, телефон.

37

С
и
		Р с. 6. Примерный образец документа
2.	После текста Исх. № до авьте элемент управления содержи-
мым «формат рованный текст» для ввода произвольного текста.
3.	Разбейте
	После слова «от» до авьте поле для ввода даты.
4.	После слова Исполнитель добавьте Ф.И.О.
5.	Создайте элементы списка – введите 3 фамилии исполните-
лей.
6.		документ на 3 раздела (используйте разрыв раздела
		А
на текущей странице). Разделите заголовочную часть, часть для соз-
дания основного текста и подпись (исполнитель) (рис. 7).
		Д
		И
	Рис. 7. Разделение документа на разделы
7.	Установите защиту от изменений для 1-го и 3-го разделов.
8.	Установите пароль на открытие документа.

9.Закройте документ и заново откройте, проверьте действие

паролей.

10.По разработанному шаблону создайте письмо о поставке 10 лицензий на систему защиты информации от несанкционированного доступа.

38

Задание 7

1. Создайте бланк «Счет на оплату» средствами MS Excel по образцу рис. 8.

Си бА Д

2.Заполните необходимые реквизитыИ, в качестве товара укажите программно-аппаратные средства защиты информации для ИСПДн с уровнем защищенности УЗ2.

3.Скройте строки с 3-й по 9 включительно.

4.Скройте формулы для расчета итоговых значений

5.Установите парольную защиту на открытие файла.

6.Сформулируйте выводы о возможностях парольной защиты

вMS Excel.

39

		Вопросы для самоконтроля
1.	Как трактуется понятие традиционного документа?
2.	Какие различают функции бумажного документа?
3.	Какие группы требований к документу различают и каковы
их особенности?
С
4.	Что является признаками документа?
5.	Что понимается под материальным носителем?
6.	Как определяют электронный документ?
7.	Как е свойства характерны для электронного документа?
ованиям
8.	Какая	нформация,	необходимая для описания документа,
должна содержаться в файле этого документа?
9.	Чем отл чаются формализованные и неформализованные
документы?
10.	Как м	тре		должен соответствовать электронный
документ?
11.	В чем состоят преимущества электронных документов?

12.По как м пр знакам можно классифицировать документы?

13.Как е разл чают документы по грифу ограничения доступа?

14.В каких видах может ыть воспроизведен электронный до-

кумент?

15.Какие недостатки присущи электронным документам?

16.Для чего используется организационно-распорядительный документ «общий бланк»?

17.Какие виды бланков различают?

18.Какие реквизиты должен содержать общий бланк?

19.Для кого может изготавливаться общий бланк?бАД

И

40