- •Воронеж – 2008
- •Методическое пособие
- •Воронеж – 2008
- •1.1. Общие сведения
- •1.2. Запуск программы
- •1.3. Главное окно Microsoft Access
- •Р ис. 1. Главное окно базы данных
- •1.4.Окно базы данных
- •1.5. Завершение работы ms Access
- •2. Разработка баз данных
- •2.1. Этапы проектирования базы данных
- •2.2. Создание новой (пустой) базы данных
- •2.3. Создание таблицы
- •2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
- •3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
- •4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным
- •2.4. Определение структуры таблицы
- •Р ис. 3. Таблица в режиме Конструктора
- •2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •2.6. Установка первичного ключа
- •2.7. Установка характеристик поля
- •Назначение свойств полей таблицы
- •2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
- •2.9. Сохранение структуры таблицы
- •3. Работа с таблицами
- •3.1. Ввод записей
- •3.2. Переход на нужное поле или запись
- •3.3. Быстрый путь ввода данных
- •3.4. Сохранение данных
- •3.5. Добавление и удаление записей
- •3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
- •3.7. Установление связей между таблицами
- •4. Работа с данными таблицы
- •4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
- •4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
- •4.3. Поиск и замена данных в таблице
- •4.4. Сортировка данных
- •4.5. Фильтрация данных
- •Р ис. 4. Использование расширенного фильтра
- •4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных фильтрах для получения определенных записей
- •4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
- •4.6. Удаление с экрана лишних данных
- •4.7. Фиксация столбцов
- •4.8. Создание простого отчета
- •5. Создание запросов
- •5.1. Создание и открытие запроса
- •Бланк запроса
- •5.2. Запрос на выборку
- •5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра
- •5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •5.5. Вычисляемые поля в запросах
- •5.6. Итоговые запросы
- •Статистические функции для итоговых вычислений
- •5.7. Перекрестный запрос
- •5.8. Запрос на создание таблицы
- •5.9. Запрос на обновление
- •5. 10. Запрос на добавление записей
- •5.11. Запрос на удаление записей
- •5.12. Редактирование запросов
- •5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
- •5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
- •5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
- •Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра
- •Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра
- •Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.8. Изменение имени поля в запросе
- •6. Создание форм и отчетов
- •6.1. Создание формы
- •6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
- •6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
- •6.1.3. Создание формы с помощью мастера
- •6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
- •6.2. Создание разделов формы
- •6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания и колонтитулов формы
- •6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний и других разделов в форме или отчете
- •Изменение ширины или высоты.
- •6.3. Подчиненные формы
- •6.3.1. Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму
- •6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
- •6.4. Создание отчета
- •6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
- •6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •6.6. Создание почтовых наклеек
- •7. Элементы управления
- •7.1 Создание элементов формы или отчета
- •Р ис. 4. Панель элементов
- •7.2. Создание надписи
- •7.3. Создание кнопки с помощью мастера
- •7.4. Создание кнопки без помощи мастера
- •7.5. Выделение текста в текстовом поле или другом элементе управления
- •7.6. Перемещение текстового поля или другого элемента управления вместе с подписью
- •7.7. Изменение размера текстового поля или другого элемента управления
- •7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей и других элементов управления в форме или отчете
- •8. Макросы
- •8.1 Создание макросов
- •8.2. Выполнение макросов
- •Создание макроса
- •Запуск макроса
- •9. Обмен данными
- •9.1. Экспорт данных
- •9.2. Импорт данных
- •10. Связь с таблицами
- •11.1. Предварительный просмотр
- •Пример Разработка базы данных учета и отпуска товаров в Microsoft access
- •1.1. Разработка логической структуры базы данных
- •1.2. Создание таблиц новой базы данных
- •1.3. Установление связей между таблицами
- •2. Ведение базы данных
- •2.1 Создание экранных форм
- •2.2 Использование экранных форм
- •Технология выборки данных из бд и создания отчетов
- •3.1. Создание запросов
- •3.2 Создание отчетов
- •Вопросы для самоконтроля
- •Упражнения
- •Этап 1. Проектирование согласованных таблиц
1.2. Создание таблиц новой базы данных
Выбрать вкладку Таблицы;
Нажать на кнопку Создать в окне базы данных;
Выбрать в открывшемся окне Новая таблица пункт Конструктор;
Описать в окне конструктора поля таблицы, присвоить им имена и выбрать типы данных;
Описать ключевое поле и сохранить таблицу с оригинальным именем;
Войти в окно базы данных и аналогично создать остальные таблицы базы.
1.3. Установление связей между таблицами
Для создания связей между таблицами:
Открыть окно диалога "Схема данных" в режиме Сервис►Схема данных или нажать на кнопку Схема данных на панели инструментов;
Добавить в это окно диалога последовательно все связываемые таблицы (команда Связи►Добавить или кнопка Добавить таблицу на панели инструментов);
Закрыть окно диалога Добавление таблицы;
Для связывания таблиц выбрать и переместить с помощью мыши ключевое поле первой связываемой таблицы (в таблице "Шапка накладной" поле "Номер накладной") на соответствующее поле второй таблицы (в таблице "Отгрузка" - поле "Номер накладной"). На экране откроется окно диалога Связи;
Отметить мышью режим Обеспечение целостности данных (вставить флажок);
Отметить режим Каскадное обновление связанных полей;
Отметить режим Каскадное удаление связанных полей.
Необходимо проверить тип связи: он должен быть "один-ко-многим". В противном случае измените описание ключевого поля в таблице "Отгрузка".
После разработки отдельных таблиц и установления связей между ними создание базы данных, предназначенной для учета данных о продажах товара, можно считать законченным. Следующим этапом работы с базой является ее заполнение, создание различных форм, создание запросов и составление отчетов на основании информации в ней.
2. Ведение базы данных
2.1 Создание экранных форм
Формы предназначены для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных в таблицах в диалоговом режиме на экране. Основными требованиями, предъявляемыми к экранным формам, являются:
максимальное соответствие форме первичных документов;
максимальное облегчение человеку ввода данных.
Экранная форма может содержать не все поля отдельных таблиц, а также содержать поля не в том порядке, как они предусмотрены в таблицах. Это требует определения вида экранной формы, включаемых в нее полей и последовательности их расположения, что может потребовать неоднократного обращения к отдельной таблице для выбора из нее полей.
Накладная на отпуск товара содержит в заголовочной части информацию о собственно накладной, которая находится в таблице Шапка, и информацию о покупателе (таблица Покупатели). В учетной части располагается информация о товарах (таблица Товары) и процессе их отпуска (таблица Отгрузка). Для создания экранной формы накладной необходимо выполнить следующую последовательность действий:
Выбрать в основном окне базы данных вкладку Формы и нажать на кнопку Создать;
Выбрать в диалоговом окне Новая форма опцию Мастер форм и в качестве источника данных таблицу Шапка накладной, поля которой занимают первые места на бланке накладной;
В открывшемся окне диалога Создание форм поместить в список Выбранные поля все поля этой таблицы с помощью кнопки "»";
Для размещения в заголовке информации о покупателе выбрать из списка Таблицы/запросы таблицу Покупатели и поместить в список Выбранные поля все поля таблицы, кроме Код покупателя (это поле уже выбрано из таблицы Шапка накладной);
Далее идет процесс отпуска товаров. Его характеризует информация о товаре (таблица Товары) и информация о количестве отгруженного товара (таблица Отгрузка). Для обеспечения возможности в дальнейшем вводить информацию по покупателям и товарам, используя записи в исходных таблицах, поля Код покупателя и Код товара вводятся из форм, где они имеют вторичные ключи. Код покупателя вводится вместе из таблицы Шапка накладной (вводятся все поля), а Код товара необходимо ввести из таблицы Отгрузка, что предписывает в начале выбрать из таблицы Отгрузка Код товара, потом загрузить таблицу Товары и ввести остальные реквизиты товара, после чего возвратиться к таблице Отгрузка для ввода реквизита Количество отгружено. Порядок ввода реквизитов определяет их порядок в форме накладной;
6. Все необходимые поля, имеющиеся в таблицах, в создаваемую экранную форму помещены. После нажатия кнопки Далее откроется следующее окно диалога Создание форм. Заголовок накладной является главной ее частью, а параметры отпуска товара – подчиненной. Это указывается выбором режима Подчиненные формы;
Нажатие кнопки Далее выводит диалоговое окно для выбора внешнего вида подчиненной формы (вида учетной части накладной). Рекомендуется выбрать форму Табличный;
Нажимая кнопку Далее, в последующих окнах выбирается стиль, задаются имена главной и подчиненной форм;
Для облегчения работы с формой желательно определить возможность ввода значений, имеющихся в таблицах базы данных, используя ключи этих записей. Для этого созданную форму необходимо открыть в режиме Конструктора для внесения изменений;
Установив курсор в поле Код покупателя, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем режим Преобразовать элемент в поле со списком;
В окне свойств поля Код покупателя на вкладке Данные выбрать в качестве источника строк таблицу Покупатели. Оператор при вводе информации о покупателе может выбирать данные о нем из таблицы Покупатели, вводя его код. Подробно данные будут вводиться лишь в том случае, если их не окажется в справочнике базы;
Аналогично преобразуются данные поля Код товара проводим в подчиненной форме, выбирая в качестве источника строк таблицу Товары;
Открыв подчиненную форму в режиме Конструктора, выделить левой кнопкой мыши поле Количество отгружено. В окне свойств этого поля в строке Условие на значение укажем: ">0", в строке Сообщение об ошибке укажем: "Количество отгруженного товара не может быть отрицательным или равным нулю". Это обеспечивает контроль действий оператора и выдачу ему сообщения об ошибке в случае ввода им неправильного значения;
Сохранить внесенные в режиме Конструктора изменения.