- •Вопросы к экзамену по дисциплине «основы делопроизводства»
- •5. Современное состояние системы управления и делопроизводства и пути его совершенствования.
- •6. Истоки официально-делового стиля и его специфика.
- •9. Лексические признаки официально-делового стиля речи.
- •10. Словообразовательные черты официально-делового стиля.
- •13. Номенклатура дел, содержание, использование.
- •14. Организация контроля за исполнением документов.
- •15. Индексация документов.
- •16. Регистрация документов и построение справочного аппарата.
- •17. Этапы движения и порядок обработки документов.
- •18. Специфика языка служебных документов.
- •19. Отметки на документах, порядок их ведения, требования к ним.
- •20. Документация по личному составу (личные документы).
- •21. Порядок передачи дел в архив учреждения.
- •22. Оформление дел с документами.
- •23. Согласование, подписание и утверждение документов.
- •24. Заполняемые реквизиты бланка: вид, дата, автор, место составления, коды документов.
- •25. Основные понятия и определения делопроизводства и формуляр основных реквизитов документов.
- •26. Сроки исполнения документов, организация контроля.
- •27. Формы организации работы с документами.
- •28. Основные задачи и функции службы документационного обеспечения управления (доу).
- •29. Информационно-справочная работа с документами: средства составления и обработки документов.
- •30. Правила оформления распорядительных документов.
- •31. Компьютерные технологии подготовки документов.
- •32. Краткая характеристика гост р 6.30 – 2003 г.
- •33. Основные функции документа.
- •34. Виды приказов. Особенности их написания.
- •35. Требования к подготовке инициативных деловых писем.
- •36. Порядок обработки отправляемых документов.
- •37. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем.
- •38. Стадии создания документов.
- •39. Правила оформления справочно-информационных документов.
- •40. Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция.
- •Темы контрольных работ:
- •Оформление контрольной работы:
- •Контрольная работа по теме: …
37. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем.
ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль – это стиль документов служебных, а также дипломатических. У всех деловых документов есть ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко – обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения – с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип – особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями.(они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.