3. Организация системы управления документооборотом
Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.
Порядок оформления первичных документов должен исключать возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.
Документооборот — организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.
Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:
1) разработка Положения о бухгалтерской службе;
2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;
3) составление графика документооборота;
4) создание технологии обработки учетной информации;
5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;
6) подготовка дел к длительному хранению,
Остановимся подробнее на первых трех этапах.
Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) — внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения. Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.
Текст Положения обычно включает следующие разделы:
Общие положения
Основные задачи
Функции
Права и обязанности
Ответственность
Взаимоотношения (служебные связи)
Организация работы
Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только после этого утверждается руководителем организации.
Срок действия утвержденного Положения о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.
Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.
Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.
Должностная инструкция состоит из следующих разделов.
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (служебные связи)
Организация работы и оценка деятельности
Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.
Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.
На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации разрабатывается график документооборота в организации. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также Конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Схема документооборота приведена на рис. 1.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.