3. Документация

Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие элементы:

документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и отчетность.

Бухгалтерский учет - это сбор информации и ее регистрация. Сбор (первичное наблюдение) и регистрация осуществляются посредством составления первичных документов - письменных свидетельств о совершении хозяйственной операции. Именно документы служат основанием для бухгалтерских записей. Они же подтверждают правильность учета при возможных проверках. Документы имеют правовое значение как доказательства в хозяйственных спорах с контрагентами и в спорах с налоговыми органами. Документы являются основой для руководства и управления предприятием, обеспечивают производственный процесс и контроль за результатами деятельности организации. Правильное и своевременное оформление документов - это главная обязанность бухгалтера!

Согласно п.1 ст.9 Закона 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", учет ведется на основании документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными (первичными) документами. Формы наиболее часто применяемых первичных документов утверждены постановлениями Госкомстата РФ. Если для какой-то операции есть утвержденная унифицированная форма документа, то операцию следует оформлять только по утвержденной форме. Если для операции утвержденная форма документа отсутствует (например, для сдачи-приемки услуг), то форма первичного документа для такой операции утверждается как приложение к приказу по учетной политике организации. Самостоятельно разработанные формы первичной документации должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в законе.   

Первичные документы должны оформляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. Следует избегать записи проводок без документального подтверждения. Например, поставщик обещает немедленно послать недостающую накладную или акт, но забывает о своем обещании. В результате бухгалтер записывает проводки по оприходованию (приемке, получению) товаров, работ или услуг и тоже забывает об отсутствующей накладной (акте). Потом при проверке выясняется, что организация учла и продала товар, который по документам не получала или занизила прибыль за счет неподтвержденных расходов.

Нужно отметить, что в настоящее время в существующих бухгалтерских программах реализован подход ведения учета именно от первичного документа. Бухгалтеру достаточно оформить подходящий документ, а необходимые проводки программа сформирует сама. Естественно, что для успешной работы необходимо сначала настроить программу, а потом не забывать внимательно контролировать результаты.

 

Вопрос из тестов. Нужно выбрать правильный ответ из предложенных вариантов.

Унифицированные формы первичной учетной документации являются:

- рекомендательными;

- обязательными к применению.

4. Двойная запись

Выше перечислены 12 часто используемых счетов (всего в плане счетов 62 синтетических балансовых счета и 11 забалансовых). Можно начинать записывать проводки. Как уже сказано, проводка состоит из двух счетов (метод двойной записи) и денежного выражения.

Предварительно – небольшое пояснение. Представьте, что Вы ведете учет операций по поступлению и расходованию наличных денежных средств из собственного кармана (т.е. учет операций по счету 50 "Касса"). Возможны два способа записи таких операций. Вы можете записывать поступившую в карман сумму положительным числом, а израсходованную - отрицательным числом. Потом сложить все суммы и вычислить остаток.

Второй вариант - записывать все суммы только положительными числами, но при этом поступившие средства записывать в одном столбце таблицы, а израсходованные - в другом. Потом можно сложить суммы по каждому столбцу и рассчитать общую сумму поступлений отдельно, а общую сумму израсходованных средств - отдельно. Затем вычесть одну сумму из другой, получить остаток и сверить его с фактическим наличием денег (провести инвентаризацию кассы).

И бухгалтерском учете применяется второй способ записи операций. Отрицательные числа применяются, как правило, только для исправления ошибок. Проводки с отрицательным денежным выражением называются сторнировочными проводками, при этом отрицательные суммы выделяются красным шрифтом (поэтому говорят о методе "красного сторно").    

Метод двойной записи по сути является следствием фундаментального закона сохранения, который для целей бухгалтерского учета можно сформулировать следующим образом: каждый объект имеет свой источник происхождения.

Поэтому каждый счет (обозначающий некоторую группу объектов учета) может выступать как собственно объект, получаемый из определенного источника (операции по дебету счета), и как источник какого-то иного объекта учета для другого счета (операции по кредиту счета). Для записей операций по счету используется таблица, состоящая из двух столбцов, которые называются дебетом и кредитом счета. Дебет слева, кредит справа! Вычитанием из сумм, накопленных по дебету счета, сумм, накопленных по кредиту счета, получают сальдо (остаток) счета на нужную дату.

Бухгалтерские проводки записывают в следующем виде:

Дебет счета (объект) - Кредит счета (источник) - денежное выражение (сумма)

Пример 1:

Д 10 - К 60 - 1200 руб. В переводе на привычный язык это означает, что организация получила от поставщика материалы стоимостью 1200 руб., и теперь должна поставщику 1200 руб. Документальное оформление: накладная на передачу материалов, счет-фактура от поставщика (может быть и счет на оплату, а также транспортные документы).

Д 60 - К 51 - 1000 руб. Произведена оплата поставщику с расчетного счета за материалы. Средств на расчетном счету стало меньше на 1000 руб. С другой стороны, задолженность (обязательство перед поставщиком) уменьшена на сумму оплаты. Остаток задолженности - 200 руб. Запись в учете производится на основании и по дате выписки банковского счета.

Д 20 - К 10 - 1000 руб. Материалы стоимостью 1000 руб. переданы в производство и поэтому их стоимость списана в состав производственных расходов. Передача материалов оформляется накладной (требованием-накладной или записью в лимитно-заборной карте).

Д 20 - К 70 - 2000 руб. Заработная плата рабочих учтена в составе расходов на производство. По кредиту счета 70 отражена задолженность перед рабочими по заработной плате. Начисление заработной платы производится на основании табелей учета рабочего времени (выработки) и расчетной (расчетно-платежной) ведомости (начисления по единому социальному налогу пока не учитываем).

Д 70 - К 68 - 260 руб. Начислен налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13%. На сумму начисленного налога уменьшена задолженность перед персоналом по заработной плате. По кредиту сч.68 отражена задолженность перед бюджетом. Начисления производятся в расчетной (расчетно-платежной) ведомости и в налоговых карточках работников по форме 1-НДФЛ.

Д 43 - К 20 - 2500 руб. Произведена готовая продукция, себестоимость которой составляет 2500 руб. Документальное оформление: внутренняя накладная на передачу готовой продукции на склад. Остаток 500 руб. по дебету счета 20 отражает стоимость незавершенного производства.

Д 50 - К 51 - 3000 руб. Получены в кассу из банка наличные деньги для выплаты заработной платы и хозяйственные нужды. Документальным подтверждением операции служат выписка банка и приходный кассовый ордер (ПКО).

Д 70 - К 50 - 1740 руб. Выплачена рабочим заработная плата за вычетом удержанного НДФЛ (погашена задолженность по заработной плате). Выплата оформляется платежной (расчетной-платежной ведомостью) с подписями получателей.

Вопросы из тестов. Нужно выбрать правильный ответ из предложенных вариантов.

Суммы полученных авансов за продаваемую продукцию отражаются по кредиту счета:

- 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

- 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

Суммы выданных авансов за приобретаемые материалы отражаются по дебету счета:

- 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

- 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

Заработная плата, начисленная главному бухгалтеру крупной организации, оформляется бухгалтерской записью:

- Д 20 "Основное производство" - К 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- Д 25 "Общепроизводственные расходы" - К 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- Д 26 "Общехозяйственные расходы" - К 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Когда организация отражает по счету "Расчетный счет" движение денежных средств?

- в день выписки платежных документов

- по дате выписки банка о списании средств с расчетного счета

- в день сдачи платежных документов в банк.

Материалы, переданные для переработки другим организациям, списываются с учета проводкой:

- Д 43 - К 10

- Д 60 - К 10

- с баланса не списываются, а учитываются обособленно на счете 10.

 

Недостача материально-производственных запасов учитывается по кредиту счета:

- 10 "Материалы"

- 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"

- 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"