46. Источники информации для экономического анализа. Подготовка исходных аналитических данных.

Успешное выполнение программы экономического анализа во многом зависит от информационного обеспечения.

Система экономической информации – это важная составная часть хозяйственного руководства и основа анализа.

Имеется двоякая связь предмета экономического анализа с информацией: с одной стороны анализ выступает как потребитель информации, с другой как её источник. В переработанном и обобщенном виде информация используется руководителями и специалистами для принятия управленческих решений. Кроме того, предмет анализа выполняет также контрольные и распорядительные функции по отношению к самой информации, вызывая изменение её объема содержания, качества, адреса и цели использования.

Для анализа используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию. Все источники данных для анализа делятся на:

1. плановые;

2. учетные;

3. не учетные.

К плановым источникам информации относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники и проектные задания.

К учетным источникам информации относятся:

• бухгалтерский учет и отчетность;

• статистический учет и отчетность;

• оперативный учет и отчетность;

• выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение, хозяйственные средства и хозяйственные операции, с целью контроля за исполнением бизнес-плана. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, методами строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах, с помощью которых достигается объективная количественная характеристика многообразия хозяйственных операций; обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять необходимые меры по улучшению деятельности предприятия.

Данные статистического учета, в которых содержатся сведения и количественная характеристика массовых явлений и процессов, используется для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность применяется на отдельных участках хозяйственной деятельности, обеспечивает более быстрое получение соответствующей информации, однако не все явления общественной жизни находят отражение в системе учета.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. В этих условиях получают распространение эпизодические выборки, наблюдения и углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их получают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К внеучетным источникам информации относят документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а это: официальные документы (законы, указы Президента, постановления кабинета министров, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия), хозяйственно-правовые документы (договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламация), решение общего собрания коллектива, или советы трудового коллектива предприятия, материалы изучения передового опыта, приобретенные из различных источников; техническая и технологическая документация, материалы специальных исследований, состояния производства на отдельных рабочих местах; устная информация.

Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономического анализа позволяет всесторонне изучать работу предприятий и полнее выявлять резервы их экономического и социального развития.

Потребность конкретных источников информации зависит от анализируемых объектов, предмета изучения, целей и задач и периода проведения анализа. Чем полнее и разнообразней информация, тем глубже и действеннее выводы по повышению эффективности производства.

В настоящее время практическая полезность анализа в значительной степени ограничивается недостатками его информационной базы.

Доброкачественность и достоверность анализа выводов зависит, прежде всего, от качества исходной информации. Ошибки, неувязки и все другие недостатки, содержащиеся в информации, могут отразиться на аналитических расчетах и исказить результаты анализа. Поэтому предварительным условием анализа является тщательная проверка всех привлекаемых к анализу материалов. Важная роль принадлежит внешнему и внутреннему аудиту. Проверка отчетных материалов производится с целью установления:

• правильности оформления отчетов;

• полноты охвата всех предприятий, подлежащих включению в сводный отчет, правильность подсчетов и вычислений;

• полнота, качество и сроки проведения инвентаризации, отражение её результатов в учете и мер, принятых по обнаруженным недостачам;

• соответствие показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данных финансовых органов;

• обоснованность и законность списания на счет прибыль и убытки изменений уставного капитала, списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам, списание потерь от стихийных бедствий, от ликвидации основных средств и другие;

• правильность оценки статей баланса в соответствии с действующими положениями;

Особое внимание при проверке отчетных материалов следует обращать на их полноту и соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей на сопоставимость и преемственность отчетных показателей по сравнению с бизнес-планом и предыдущим периодом.

Все предприятия и организации обязаны составлять и предоставлять отчетность в объеме и по составу показателей, утвержденных в надлежащем порядке. Единство состава отчетных показателей обеспечивает сводимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности. Взаимная увязка показателей бухгалтерского баланса и других форм отчета является непременным условием правильного их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь между показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкции. Поэтому последующая проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных ошибок и неточностей.

Подготовка и систематизация источников информации для анализа есть важный этап организационной работы. Процесс подготовки материалов к анализу можно разделить на 2 этапа: 1 – проверка содержания; 2 – обработка и изучение материалов.

Для предварительной оценки документов можно применить одну или несколько процедур в зависимости от того, проверялась ли одна или группа хозяйственных операций.

Основные процедуры проверки документов:

1. проверка арифметических расчетов путем их перерасчета;

2. выборочная инвентаризация;

3. проверка соблюдений правил учета отдельных хозяйственных операций;

4. прослеживание (в ходе данной процедуры проверяются некоторые первичные документы, отражающие данные в регистрах синтетического и аналитического учета). Прослеживание позволяет изучить нетипичные статьи и события, отражаемые в документах.

5. аналитические процедуры (под которыми подразумевается анализ и оценка полученной информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей с целью выявления необычных и неверно-отраженных в бухгалтерском учете факторов хозяйствования, а также выяснения причин таких ошибок и искажения).

При проверке обращают внимание на логическую увязку отдельных показателей, выявляют, нет ли расхождений между сведениями текущей отчетности и данными за предшествующими периодами, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности, обращается внимание на доброкачественность состояния планово-учетных и отчетных данных. Это имеет значение не только для обеспечения правильных результатов анализа, но и в борьбе с приписками в учете и отчетности.