Построение организационных структур.
Организационную структуру можно определить как совокупность устойчивых связей и отношений между субъектами, предметами их деятельности, необходимых для осуществления внешних и внутренних функций организации.
Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов — формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирования структур (системного подхода) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должны быть положены сначала цели, а затем — механизм их достижения.
Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:
1. Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной.
2. Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до мастера участка.
3. Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления.
4. Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.
Исследование влияния внешней среды на проектирование организации включает следующие этапы:
Первый этап — выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания).
Второй этап — выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия.
Третий этап — определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь).
Четвертый этап — проектирование каждого элемента организационной структуры с учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.
Пятый этап — формирование механизма управления с учётом специфики элементов организационной структуры и её внешней среды.
Построение организационных структур предполагает следующие действия:
1. Выделение микро-, мезо-, макроуровней структуры:
– микроуровень – это группы участников организации, самые ее мелкие структурные подразделения;
– мезоуровень – относительно автономные организационные образования, например, подразделения, филиалы и т. п.;
– макроуровень – это мультиорганизации внутри организации как целого, например, министерство, комитет и т. д.
Эти уровни определяют, «что считать организацией». В отдельных случаях это может быть даже один человек (нулевая ступень организации), в других – даже самостоятельные группы в организациях сами организациями не являются, а рассматриваются как ее блоки.
2. Уточняется полный элементный состав организации, выделяются в ней активные и поддерживающие элементы.
3. Проверяется обеспеченность устойчивых связей между элементами с определенной временной и пространственной конфигурацией.
4. Определяется спецификация связей и отношений, входящих в структуру, чтобы затем понять или задать их вид.
5. Описываются все слои организационной структуры (структурный портрет организации).
6. Формулируются показатели процедур, стандартов (эталонов), эффективности частей и всей организационной структуры.
При построении структур принято выделять и учитывать ряд общих характеристик организации: размер, сложность или дифференциация, формализация, контроль, административный компонент, бюрократизация, централизация, уровни власти, традиционализм и конфигурация.
Размеры организации измеряются числом работающих в ней сотрудников, (а иногда, и количеством оборудования, объемом материальных ценностей, информации и т. д.).
Административный компонент – это та часть персонала, которая не связана непосредственно с технической стороной производства, это менеджеры организации, специалисты – работники штаба и клерки.
Специализация – разделение труда в управлении организации, включая распределение официальных обязанностей среди множества должностей.
Дифференциация – состояние разделенности на части: горизонтальная (число единиц одного уровня) и вертикальная (число уровней подчинения).
Интеграция – показатель участия элементов в совместной работе и их организационные формы. Все это характеризует сложность организации.
Стандартизация – это наличие процедур, которые производятся регулярно и признаны в данной организации, описываются правилами и неизменно применяются, а также наличие таких же отношений между субъектами или субъектами и предметами их деятельности. Чем больше правил, тем выше стандартизация.
Традиционализм – наличие строго регламентированных правил, которые не расписаны документально, но тем не менее действуют.
Формализация – расписанность правил в документах и инструкциях.
Централизация – означает концентрацию элементов оргструктуры вокруг одного из элементов, получающих преимущества как «центр». Централизоваться может власть, информация, географически единицы организации, планирование, экспертиза и т. д. Как и все в организации, централизация и децентрализация имеет свои плюсы и минусы.
Конфигурация – характеризует пространственную или временную упорядоченность элементов и связей.
По изображению структуры можно определить тип организации управления, а также судить о происходящих в них процессах, зависящих от того, какой тип организационной структуры реализован: функциональный, дивизиональный, смешанный, матричный и т. д.