2.2. Анализ информации и информационных технологий организации
При анализе информации необходимо учесть как входящую, так и исходящую информацию, принятые в компании правила делового оборота, а также обратить внимание на степень конфиденциальности в соответствии с действующим законодательством (коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная тайна, государственная тайна, персональные данные), (табл.3).
Таблица 3 – Основные характеристики информации компании
|
Основное струк-турное подраз-деление |
Виды доку-ментов |
Коли-чество докумен-тов, обраба-тываемых за месяц |
Тип по степени структурированности (структури-рованная, полу-структурирован-ная, неструкту-рированная) |
Направле-ние движения (входящая, исходящая, внутренний документо-оборот) |
Степень конфиденциальности (общий доступ, конфиденциальная с указанием регламентирующего законодательства) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Для характеристики аппаратных информационных технологий необходимо заполнить табл.4, при этом учесть нормативный и фактический сроки полезного использования и сделать вывод о степени их морального износа.
Срок полезного использования основных средств указать в соответствии с текущей редакцией Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы». Возможность ускоренной амортизации или списания активов без ее начисления заложена в налоговом учете (п.6 ст.259, ст.259.3 НК).
Таблица 4 – Основные аппаратные ИТ, используемые в организации
|
Тип ИТ/ Наименование, марка, производитель |
Код ОКОФ |
Количес-тво, шт |
Норма-тивный срок полезного использо-вания, лет |
Дата приобретения и фактичес-кий срок эксплуатации, лет |
Наличие ускоренной амортизации, либо возможность списания без ее начисления (да – основание, срок/нет) |
|
Компьютерные ИТ |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
Коммуникацион-ные ИТ |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
Оргтехника |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
При анализе основных программных ИТ (табл.5) необходимо обратить внимание на наличие прав на результаты интеллектуальной деятельности в отношении как заказных (в т.ч. служебных произведений), так и адаптивных программ.
Таблица 5– Основные программные ИТ, используемые в организации
|
Тип ИТ/ Назначе-ние ПО |
Степень уникаль-ности (заказная, адаптив-ная) |
Разработ-чик, название, версия, |
Тип лицен-зии |
Количест-во лицензий, шт |
Cрок лицензии, лет |
Дата приобретения и фактический срок эксплуатации, лет |
|
Систем-ное ПО |
|
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
4… |
|
|
|
|
|
|
|
Приклад-ное ПО |
|
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
4… |
|
|
|
|
|
|
Срок лицензий определяется исходя из условий договора на корпоративные или индивидуальные лицензии. Индивидуальные однопользовательские лицензии (FPP, OEM) могут действовать бессрочно, однако их использование компаниями ограничено сферами малого бизнеса (микропредприятия). Для продлеваемых лицензий типа подписки необходимо указать частоту их обновления.
В конце раздела после оценки информационных технологий, использующихся на предприятии, сделать выводы об уровне информатизации организации, а также об эффективности использования информации как основного современного ресурса компании.
Анализ ИС организации и разработка предложений по их оптимизации
После изучения объема используемой информации и характеристики технических и программных ИТ необходимо установить основные информационные системы, существующие в организации.
Согласно закону "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" информационная система - это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
Принято дифференцировать информационные системы в соответствии с уровнями управления, табл.6.
Таблица 6 – Информационные системы, применяющиеся на предприятии
|
Уровень ИС/ Тип системы/ Наименование |
Масштаб ПО (коробочный софт, средний класс, высший класс) |
Основные функции управления, реализуемые ИС |
Основные подразделения, использующие ИС |
Количество компьютеров пользователей ИС, шт, наличие коммуникаций |
Количество обращений к ИС в день, месяц |
|
Стратегического уровня |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
Тактического уровня |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
Оперативного уровня |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Для реализации основной миссии ИС – производство нужной для организации информации для эффективного управления всеми ее ресурсами необходимо сопоставить стратегии развития организации и обслуживающие их информационные системы и сделать вывод о необходимости повышения уровня информатизации предприятия в отдельных направлениях, табл.7.
Таблица 7 – Анализ соответствия ИС основным стратегиям развития организации
|
Наименование стратегии
|
Требуемые ИС (тип, назначение) |
Наличие или отсутствие ИС |
| ||
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
Сделав вывод о направлении оптимизации информационных систем организации необходимо проанализировать потребности в основных элементах новой ИС для дальнейшей разработки принятого решения.
Определение, закрепленное законом, выделяет два основных элемента информационных систем управления – информацию и информационные технологии. Однако данное определение не учитывает еще один элемент, который выделяют литературные источники – это персонал, от работы которого в полной мере зависит реализация основной задачи информационных систем управления – обеспечение принятия эффективных управленческих решений за счет своевременного и полного представления необходимой информации. Покупая программный продукт, мы можем рассчитывать лишь на потенциальную возможность построения информационной системы управления.
Поэтому необходимо разработать основные требования ко всем элементам будущей ИС. Основные требования к информации и персоналу ИС привести в табл.8,9
Таблица 8 – Анализ потребности в персонале организуемой ИС
|
Персонал ИС |
Структурное подразделение |
Количество сотрудников, чел. |
Избыток, недостаток сотрудников, чел |
Необходимость в приеме, увольнении, переводе сотрудников |
| ||||
|
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
| ||||
|
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
Таблица 9 – Основные требования к информации и персоналу организуемой ИС
|
Персонал |
Тип входящей информации |
Тип исходящей информации |
Степень конфиденциальности, тип конфиденциальной информации |
Уровень доступа (полный, ограниченный) |
Необходимость в ознакомлении персонала с правилами, аттестационные требования |
Необходимость в ЭЦП, паролях и др. мерах по защите информации |
| ||||||
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
|
II. Персонал, обслуживающий ИС | ||||||
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
Проанализировав данные таблицы необходимо сделать вывод о кадровых перестановках и правовых, организационных и технологических мерах по защите информации.
Основные требования к программному и аппаратному обеспечению ИС необходимо привести в табл. 10,11. При рассмотрении программного обеспечения сделать вывод о необходимости приобретения прикладных и системных продуктов и состоянии аппаратного ПО, на котором будут установлены требуемые программы.
Таблица 10 – Потребность в программном обеспечении
|
Требуемое ПО |
Наличие либо отсутствие ПО (+/-) |
Требуемая степень уникальности (заказная, адаптив-ная) |
Разработ-чик, название, версия (при наличии) |
Тип лицен-зии |
Количество требуемых лицензий, шт |
|
Системное ПО |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
4… |
|
|
|
|
|
|
Прикладное ПО |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
4… |
|
|
|
|
|
Таблица 11- Потребность в аппаратных ПО
|
Тип ИТ/ Наименование, марка, производитель |
Код ОКОФ |
Требуемое количес-тво, шт |
Наличие соответствующего оборудования,шт |
Необходимость в приобретении оборудования, шт |
Нормативный срок полезного использования, лет |
|
Компьютерные ИТ |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
Коммуникаци-онные ИТ |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
Оргтехника |
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
3… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Описание и выбор ПО на основе функционально-стоимостного анализа (ФСА)
Для внедрения ИС, соответствующей кругу задач оптимизации бизнеса, необходимо изучить рынок прикладного ПО.
Для выбора рекомендуется подобрать не менее трех программных продуктов различных фирм-разработчиков, которые требуется кратко описать, по возможности привести примеры функционирования, интерфейс и др. характеристики ПО, данные свести в табл. 12, 13,14.
Таблица 12 – Основные характеристики выбранного ПО
|
Наименование параметра |
ПО 1 |
ПО 2 |
ПО 3 |
|
Фирма-разработчик |
|
|
|
|
Юридический адрес |
|
|
|
|
Сайт в Интернете |
|
|
|
|
Региональный дилер |
|
|
|
|
Юридический адрес компании -РД |
|
|
|
|
Сайт в Интернете компании-РД |
|
|
|
|
Условия приобретения и стоимость лицензии, руб. |
|
|
|
|
Количество требуемых лицензий, шт. |
|
|
|
|
Стоимость необходимого дополнительного оборудования, развития коммуникаций, руб. |
|
|
|
|
Стоимость консалтинга и обучения персонала, руб. |
|
|
|
Таблица 13 – Сравнительная характеристика функциональных возможностей выбранного ПО
|
Наименование параметра |
Ранг
|
ПО 1 |
ПО 2 |
ПО 3 | |||||
|
Балл |
Рейтинг |
Балл |
Рейтинг |
Балл |
Рейтинг | ||||
|
Функциональные возможности |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
1. |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
2. |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
3. |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
… |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
Итого, балл |
1 |
Х |
|
Х |
|
Х |
| ||
Для сопоставимости данных балльную оценку приводить по шкале: 1балл – функция отсутствует; 2 – представлена минимально; 3- представлена хорошо; 4- представлена избыточно.
Таблица 14 – Итоговая таблица параметров ФСА по выбранному ПО
|
Наименование параметра |
Ранг
|
ПО 1 |
ПО 2 |
ПО 3 | |||||
|
Балл |
Рейтинг |
Балл |
Рейтинг |
Балл |
Рейтинг | ||||
|
1.Функциональные возможности. |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
2. Стоимость. |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
… |
|
|
|
|
|
|
| ||
|
Итого, балл |
1 |
Х |
|
Х |
|
Х |
| ||
Функционально-стоимостной анализ является одним из наиболее удобных инструментов для выбора ИС. В случае если в источниках приводятся данные о Совокупной стоимости владения (ТСО - Total Cost of Ownership), на них необходимо обратить пристальное внимание и использовать данные об опыте внедрения ИС при выборе ПО.
Экономическое обоснование выбора и учет факторов риска при организации ИС
Оценка эффективности внедрения ИС проводится по методике инвестиционного анализа. Расчет денежных потоков рекомендуется осуществлять с помощью программного обеспечения, например с помощью программы «Project Expert» либо др. аналогичного ПО.
Для осуществления расчета необходим учет как инвестиционных затрат, так и анализ факторов увеличения прибыли по доходам, либо по затратам, табл. 15, 16, 17.
Таблица 15 – Расчет инвестиционных затрат
|
Наименование этапа |
Стоимость, руб. |
Сумма, уплачиваемая единовременно, руб. |
Срок полезного использования, срок действия договора, лет |
Сумма годовой амортизации, либо других периодических платежей (РБП, роялти и др.), руб. |
| ||||
|
|
|
Х |
Х |
|
2.Разработка проекта автоматизации |
|
|
|
|
|
3.Исследования сторонних организаций |
|
|
|
|
|
4.Расходы на обучение персонала |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
При анализе затрат, если сумма уплачивается единовременно, то необходимо ее включать в инвестиционные затраты. Если уплачивается периодическими платежами, то относится на текущие затраты как и амортизация.
Таблица 16 – Оценка факторов возможного увеличения прибыли при организации ИС
|
Факторы увеличения дохода |
Возможное изменение объема производства и цены, % | |||
|
Товар 1 |
Товар 2 |
… |
Товар n | |
|
Факторы увеличения объема реализации после организации ИС по i-тому товару (продукту, услуге) : |
|
|
|
|
|
1. Увеличение производительности оборудования |
|
|
|
|
|
2. Снижение простоев |
|
|
|
|
|
3. Рост продаж за счет снижение потерь от брака |
|
|
|
|
|
4. Увеличение скорости реализации |
|
|
|
|
|
5. Рост продаж за счет снижения цены товаров |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
|
Факторы увеличения цены после организации ИС по i-тому товару (продукту, услуге): |
|
|
|
|
|
1. Повышение качества продукции |
|
|
|
|
|
2.Изменения рыночной конъюнктуры (инфляция и др.) |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
По итогам таблицы необходимо рассчитать новые цены реализации и новый объем реализации по каждому продукту, участвующему в реализации и учесть их в плане денежных притоков.
Как правило, внедрение ИС производится с целью осуществления организационных инноваций и не затрагивает производственные подразделения или подразделения, связанные с непосредственной реализацией товаров. В этом случае после внедрения ИС эффект от увеличения дохода может отсутствовать. Основным источником приращения прибыли при организации ИС может стать экономия текущих затрат (табл.17). Рассчитав новые текущие затраты необходимо скорректировать денежные оттоки проекта.
Оценка рисков может повлиять на корректировку ставки дисконта, либо потребует введения поправки в расчет текущих или инвестиционных затрат.
В данной работе рекомендуется провести классификацию факторов риска по стадиям реализации проекта (прединвестиционная, инвестиционная, эксплуатационная), рассматривая мероприятия по организации информационной системы как инвестиционный проект (табл.18).
Интересно проследить связь между некачественной организацией ИС и риском внеплановых затрат на этапе ее эксплуатации, т.к. ошибки проектирования, излишняя экономия и недоучет требований ФСА при выборе могут существенно увеличить совокупную стоимость владения ИТ.
Таблица 17 – Расчет затрат после организации ИС, руб.
|
Наименование затрат |
З1 |
-Экономия, +рост |
З2=З1-Э+Р |
|
Переменные |
|
|
|
|
1. Сырье и материалы без возвратных отходов |
|
|
|
|
2. Топливо и электроэнергия на технологические нужды |
|
|
|
|
3. Основная и дополнительная зарплата производственных рабочих (ЗПл) |
|
|
|
|
4. Отчисления на социальные нужды производственных рабочих = ЗПл х(тариф ОСС+тариф по классу проф. риска) |
|
|
|
|
5. Потери от брака |
|
|
|
|
Условно постоянные |
|
|
|
|
1.Цеховые расходы |
|
|
|
|
2.Общехозяйственные расходы, в т.ч.: -электроэнергия; -расходные материалы; - основная и доп. заработная плата; непроизводственного персонала; -отчисления на социальные нужды; - амортизация; -прочие. |
|
|
|
|
3. Расходы на содержание и эксплуатацию внедряемых ИТ: - электроэнергия; -основная и доп. зарплата персонала ИТ; - отчисления на социальные нужды персонала ИТ; -амортизация ИТ; - прочие. |
|
|
|
Таблица 18 – Оценка факторов риска этапов организации ИС
|
Стадия инвестиционного проекта |
Вид (подвид) |
Рейтинг критич-ности вида (в сумме по подгруппе =1) |
Вероятность наступления рискового собы-тия, % |
Средняя вероятность 7=(4+5+6)/3 |
Общий балл по виду риска 8=3*7 | ||||
|
Эксперт 1 |
Эксперт 2 |
Эксперт 3 | |||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 | ||
|
1. Прединвес-тиционная |
1. |
|
|
|
|
|
| ||
|
2. |
|
|
|
|
|
| |||
|
… |
|
|
|
|
|
| |||
|
Итого |
1 |
|
|
|
|
| |||
|
2. Инвес-тиционная |
1. |
|
|
|
|
|
| ||
|
2. |
|
|
|
|
|
| |||
|
Итого |
1 |
|
|
|
|
| |||
|
3. Эксплуа-тационная |
1. |
|
|
|
|
|
| ||
|
2. |
|
|
|
|
|
| |||
|
Итого |
1 |
|
|
|
|
| |||