- •6. Формирование дел
- •7. Основные этические принципы деловых взаимоотношений руководителя
- •8. Трудовой контракт. Оформление. Применение
- •Форма трудового договора
- •9. Особенности процесса чтения специальной литературы
- •10. Документы по персоналу. Характеристика
- •11. Диалог с деловым партнером. Факторы успеха
- •12. Реквизит «Визы согласования документа». Оформление. Применение
- •13 И 25. Факторы успеха публичных выступлений
- •14. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •15. Паблик рилешнз. Формы взаимодействия со сми.
- •16. Реквизит «Гриф утверждения документа». Правила оформления и применения
- •17. Обязанности секретаря при проведении срокового контроля.
- •18. Организационные документы. Характеристика. Правила оформления.
- •19. Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя
- •20. Особенности составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •21. Правила ведения телефонных деловых бесед
- •22. Реквизит: «Гриф согласования документа»
- •23. Самоконтроль руководителя
- •24. Документы, входящие в состав личного дела. Характеристика.
- •26. Формы представления унифицированных текстов документов. Примеры
- •27. Планирование личного рабочего времени руководителя
- •28. Оперативное хранение документов
- •Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов
- •29. Тактика действий в конфликтных ситуациях
- •30. Организация исполнения и контроля внутренних документов
- •31. Совершенствование техники чтения. Факторы, способствующие хорошему усвоению прочитанного материала.
- •32. Подготовка документов к архивному хранению
- •33. Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя
- •34. Распорядительные документы. Характеристика. Правила оформления
- •35. Автоматизированное рабочее место руководителя (арм). Средства автоматизации
- •39. Пути самосовершенствования руководителя
- •41. Техника ведения коммерческих переговоров
33. Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя
Персональный менеджмент — это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью. Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Правильная организация рабочего места предполагает: • соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места; • цветовую композицию рабочего помещения; • правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями; • оснащение техническими средствами. Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиальной деятельности; 3) дружеского общения.
34. Распорядительные документы. Характеристика. Правила оформления
Эти документы носят административный характер, обращены к нижестоящим или к подчиненным должностным лицам (организациям). Обязательны для исполнения. Постановление – издается высшими органами гос. власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Создается министерствами, ведомствами, научными советами, общ. организациями. Указание – все реже и реже создается. Структура документа. РД имеет вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы издания; распорядительную часть. Вступительная часть заканчивается ключевым словом на отд. строке заглавными буквами «постановляет» или «приказывает». «Решил»-решение; «обязываю»-распоряжение; «постановляю»-постановление. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруется арабскими цифрами. Пункты распорядительной части содержат: -конкретные поручения; -кому поручается; -срок выполнения.
35. Автоматизированное рабочее место руководителя (арм). Средства автоматизации
Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.
Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по "накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник сферы управления (экономист, технолог, руководитель и т.д.) выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности.
Электронное сообщение — это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «ги» — Россия), предпоследний обозначает город (msk— Москва) или организацию внутри страны и т. д.
Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Перечисленные средства обработки документов требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс (например телефон — факс — модем), должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.
36. Понятие «Дело». Правила оформления дел. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Оформление дел Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов. - при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Протоколы и документы к ним формируются в разные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: - наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; - наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; - заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации - дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. 37. Неформальные деловые контакты.
Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени на неформальные контакты. 38. Обработка исходящих документов
Исходящими называются документы, отправляемые из орга¬низации. Их обработка включает следующие этапы: • составление проекта документа исполнителем; • согласование проекта документа; • проверка правильности оформления проекта документа; • подписание документа руководителем; • регистрация документа; • отправка документа адресату; • подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. При регистрации исходящих документов записываются сле¬дующие данные: • индекс документа, включающий номер дела; • дата документа; • адресат (корреспондент); • краткое содержание или заголовок; • отметка об исполнении; • исполнитель. Номер, присвоенный документу при регистрации, проставля¬ется на обоих экземплярах документа. При рассылке документа более чем в четыре адреса исполни¬тель готовит список на рассылку и после его регистрации орга¬низует размножение документа. Экспедиционная обработка исходящих документов включа¬ет сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправле¬ния осуществляется в соответствии с действующими почтовы¬ми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция — в течение дня. Если документ, отправ¬ляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих доку-ментов.