- •Общие сведения о табличном процессоре Excel
- •Рабочая книга Excel и ее элементы
- •Понятие объекта, свойства, методы и события
- •Элементы окна приложения Excel
- •Окно документа
- •Настройка Excel
- •Настройка интерфейса Excel
- •Настройка параметров Excel
- •Создание новой рабочей книги
- •Открытие существующей рабочей книги
- •Сохранение рабочей книги
- •Удаление файла рабочей книги
- •Операции над рабочими листами
- •Связывание рабочих листов таблицы
- •Прямое связывание
- •Операции с элементами рабочего листа
- •Ввод данных и формул в ячейки рабочего листа
- •Выражения и операции Excel
- •Типы данных Excel
- •Ввод данных
- •Ввод формул
- •Организация ссылок
- •Ввод специальных данных
- •Автоматическое вычисление сумм
- •Ввод в ячейки таблицы текущих значений даты и времени
- •Режимы вычислений
- •Выбор ручного или автоматического режима вычислений
- •Вычисления с точностью как на экране
- •Сортировка данных таблицы
- •Корректировка табличных документов
- •Перемещение по табличному документу
- •Выделение фрагментов таблицы
- •Редактирование данных
- •Копирование данных и формул
- •Автозаполнение
- •Оформление табличного документа
- •Изменение ширины столбцов
- •Операции над длинным текстом ячейки
- •Изменение высоты строки
- •Выбор шрифта
- •Ввод затенений и цветов
- •Изменение вида выравнивания по горизонтали
- •Изменение расположения текста относительно вертикали
- •Изменение ориентации вывода текста
- •Подготовка табличного документа к печати
- •Предварительный просмотр таблицы перед печатью
- •Печать
- •Работа с диаграммами
- •Создание диаграмм
- •Объекты диаграммы
- •Форматирование объектов
- •Изменение типа диаграммы
- •Добавление к диаграмме новых данных
- •Справочная система MS Excel
- •Использование встроенных функций Excel
- •Суммирование ячеек, удовлетворяющих определенному критерию
- •Подсчет количества значений в диапазоне
- •Подсчет количества пустых ячеек в диапазоне
- •Расчет среднего значения
- •Определение максимального значения
- •Определение минимального значения
- •Генерация случайного числа
- •Функции прогнозирования
- •Определение ранга числа
- •Определение процентной нормы числа
- •Функции для работы с матрицами
- •Функции даты и времени
- •Функция текущей даты
- •Функция текущей даты и времени
- •Функция определения дня недели
- •Функция определения номера месяца
- •Функция определения количества дней между двумя датами
- •Функция проверки условия
- •Использование функции И / ИЛИ
- •Использование функции И
- •Использование функции ИЛИ
- •Функция поиска данных в некотором диапазоне
- •Оценка ежемесячных выплат
- •Работа с именами ячеек
- •Создание имен
- •Замена адресов ячеек их именами
- •Вставка имен в формулы
- •Использование примечаний
- •Подбор параметра
- •Таблицы автоматической подстановки данных
- •Поиск решения
- •Консолидация данных
- •Консолидация по расположению
- •Консолидация по категориям
- •Удаление результатов ошибочной консолидации
- •Одновременная работа с несколькими табличными документами
- •Обмен данными через буфер
- •Динамический обмен данными DDE
- •Связь и внедрение объектов OLE (Active-X)
- •Общие принципы работы с большими таблицами
- •Фиксация на экране титулов
- •Создание нескольких окон для одного табличного документа
- •Разбиение документа на страницы вручную
- •Печать повторяющихся заголовков
- •Работа со списками (базами данных)
- •Создание списка (базы данных)
- •Поиск записей в списке
- •Редактирование записей с помощью формы
- •Удаление записей с помощью формы
- •Добавление записей
- •Подведение промежуточных итогов в списке
- •Фильтрация списка
- •Выбор элементов списка с помощью автофильтра
- •Функции для работы со списками
- •Сводные таблицы
- •Импорт данных в список Excel из внешних источников
команду ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ из меню ФАЙЛ, нажать кнопку ЛИСТ. В поле СКВОЗНЫЕ СТРОКИ ввести диапазон строк, содержащих повторяющийся текст. Если повторению подлежит текст, содержащийся в ячейках некоторого столбца, то в той же команде, но в поле СКВОЗНЫЕ СТОЛБЦЫ ввести диапазон соответствующих столбцов. Нажать ОК. Повторяющиеся строки (столбцы) можно увидеть в режиме Предварительного просмотра и при печати таблицы.
2. Работа со списками (базами данных)
Список - определенным образом сформированный на рабочем листе Excel массив данных со столбцами и строками. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия полей (столбцов). Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи – одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки.
Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполнения, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в Excel используются формы (маски данных), в которых отображаются значения только одной записи.
2.1. Создание списка (базы данных)
На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
Для удобства обработки списков необходимо:
•Для имен полей задать формат (шрифт, цвет фона), отличный от формата ячеек с хранимыми данными.
•Значения, хранящиеся в одном столбце (значения одного поля) должны иметь один и тот же тип.
•Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
•В списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
•Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.
•Области ячеек, содержащей список (вместе с первой строкой, хранящей имена полей) следует дать имя.
Для создания списка с помощью формы (маски ввода):
1.Сформируйте заглавную строку списка. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.
2.Щелкните на любой из ячеек заглавной строки и выберите команду
ФОРМА из менюДАННЫЕ.
74
3.В открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов введите данные в каждое поле. Ширина полей соответствует самому широкому столбцу заголовка. Для перехода между полями можно пользоваться указателем мыши, либо клавишами <Tab> - для перехода вниз и <Shift><Tab> - для перехода вверх.
4.Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ для помещения значений данной записи в список и введите следующую запись.
Для завершения процесса ввода данных нажмите кнопку ЗАКРЫТЬ.
2.2. Поиск записей в списке
Для того чтобы в большой таблице найти записи, удовлетворяющие некоторому условию:
1.Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду ФОРМА из
меню ДАННЫЕ.
2.Нажмите кнопку КРИТЕРИИ.
3.Введите критерии поиска в одно или несколько полей записи. Так, для поиска всех фамилий, начинающихся на букву А, достаточно в поле фамилии набрать А. Для поиска записей с величиной оклада, большей 500000, в поле оклада следует ввести >500000.
4.Нажимайте кнопки НАЗАД и ДАЛЕЕ, либо кнопки полосы прокрутки для поиска записей, отвечающих установленному критерию.
Для задания нового критерия поиска нажмите кнопку ОЧИСТИТЬ.
2.3. Редактирование записей с помощью формы
Для исправления значений (но не формул) в любом поле записи:
1.Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду ФОРМА из
меню ДАННЫЕ.
2.Найдите требуемую запись с помощью кнопок НАЗАД и ДАЛЕЕ.
3.Отредактируйте запись.
4.Нажмите кнопку ЗАКРЫТЬ.
2.4. Удаление записей с помощью формы
Для удаления записи:
1.Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду ФОРМА из
меню ДАННЫЕ.
2.Найдите требуемую запись и нажмите кнопку УДАЛИТЬ.
3.Подтвердите удаление, нажав ОК.
4.Нажмите кнопку ЗАКРЫТЬ.
2.5. Добавление записей
При использовании диалогового окна команды ФОРМА вновь создаваемые записи заносятся в конец списка. Чтобы увидеть результат в нужном месте, следует таблицу отсортировать.
Для добавления записи внутрь списка:
75