Как составлять письма на английском
Письма, с которыми мы сталкиваемся, можно разбить на две группы: повседневные и деловые. В свою очередь деловые письма могут быть разных типов: информационное письмо, письмо-просьба, письмо-благодарность, письмо-жалоба, рекламное письмо и т.д. Письмо может быть официальное или неофициальное. Кроме того, письмо может быть составлено в разных стилях/форматах: блокированный/полублокированный стиль и неблокированный стиль. Отличие блокированного формата от неблокированного состоит в том, что все строки письма начинаются слева, с линии поля. Красная строка (абзацный отступ) отсутствует. Между абзацами соблюдается пробел в одну строку. В общем виде (независимо от типа письма) его структура выглядит следующим образом:
Если Вы пишите на чистом листе бумаге, а не на бланке организации, составление письма (letter) начинается с Вашего обратного адреса (return address), который, как правило, пишется в правом верхнем углу страницы (в блокированном формате может писаться и слева). При этом соблюдается обратный по сравнению с русским порядок написания: номер дома, улица, город, почтовый индекс, страна.
Под адресом также указывается дата составления письма (о различии написания даты в британском и американском варианте говорилось выше).
Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя (addressee) и адрес компании или организации, в которую вы обращаетесь. Адрес дается также в обратном порядке.
Ниже в деловых письмах, как правило, дается ссылка (Reference (Ref), если Вы отвечаете на письмо и предмет/тема ((subject/regarding (Re), о которой пойдет речь в письме. Иногда ссылка (Ref) и тема (Re) указывается после приветствия. Здесь указывается самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются.
Вполне достаточно написать ссылку или предмет отдельной фразой и подчеркнуть ее.
Затем идет приветствие (об этом подробно говорилось выше).
После изложения сути проблемы (problem) следует конец письма (ending). В деловом письме, как правило, указывается подпись (signature) и должность отправителя (position).
Нередко (особенно в деловых письмах) пишутся реквизиты и телефон отправителя.
Наконец, указываются (если таковые имеются) приложения (enclosures (Enc.). а также при необходимости имена получателей копии (сс) этого письма.
Вариант схемы делового письма (внутри CША), написанного в блокированном формате, выглядит следующим образом:
Writer`s Street Address
Writer`s City, State Zip Code
(2 lines) пропуск две строки
Date
(2 lines)
Reader`s Name
Reader`s Job Title
Reader`s Organisation/Company
Organization`s City, State Zip Code
(1)
Subject:
(1-2)
Dear Name of Reader:
(1-2)
Reference to past correspondence,
if any
(1)
___________________________________________________________________
(1)
____________________________________________________________________
(1)
____________________________________________________________________
(1)
Sincerely yours,
(3)
Writer`s Signature
(1)
Writer`s Typed name
(1)
WRITER`S INITIAL: typist`s initials (if writer did not type the letter)
(1)
Enclosure (if appropriate)
(1)
сс: Name of Recipient of copy of letter
Пример делового письма, написанного в блокированном формате.
Прочтите и переведите следующее письмо, обращая внимание на его оформление:
Hotel „The City“
2 Pine Avenue
Milford, CA 89765 (реквизиты фирмы на бланке организации)
(689) 556-4780
March 21, 2007
Mr. Keith Hardy
698 Rose Street
Albion, MI 48902
Subject: /Re:/ Word processing equipment
Dear Mr. Hardy:
With reference to you letter of 22 February
I would like to learn more about the word processing equipment that was advertised in the January issue of „Modern Office Equipment“.
Our office costs have increased about 25 percent a year. We must do something to control these costs. Your word processing equipment may be the way to control some of them.
Please call my office, 789 – 065, to set up an appointment.
Sincerely yours,
Margaret Jonson, Office Manager
Enclosures: profit and loss account for the year ended December 2006 (отчет о прибылях и убытках с 1 января по 31 декабря 2006).
сс: Mr. David Hurray