STM_posobie

	Этап	Клиенты	Трудности	Причины	Возможные решения
	(ТЗ)	Генеральный	Неизвестность	Слабый бессистемный	Создание системы и
		директор	потребности	маркетинг	службы маркетинга
	ЗАЯВКА
		Главный инженер	Неполные и неясные	Низкая квалификация	(исследование,
		Главный технолог	заявки	заказчика	информирование и
		Менеджер	Неоснащение ТЗ	Нежелание раскрывать	продвижение)
			техническими	информацию	Разъяснение
			требованиями всех	Сами не знают чего хотят	возможностей
			заинтересованных	Изменение потребности в	Типовые проекты
			сторон		Предварительное
				результате затягивания
			Неизвестны границы	сроков	обоснование
			проекта	Затраты вместо	инвестиций и согласие
			Неопределенное		генерального /
				инвестиций
			финансирование и		собственника
			обязанности сторон
	ТЕХНОЛОГИИ	Главный инженер	Затягивание сроков и	Большое кол-во людей,	Помощь в принятии
		Главный технолог	невыбор технологии	принимающих решения,	решений
			Негибкость	отсутствие у них	Работа параллельно по
			заказчика при	практического опыта	всем уровням
			выборе технологии	Отстраненность первых	(«клиентский
			(отсутствие	лиц (ген.дир +	бутерброд»)
	ВЫБОР
			лояльности)	собственник + головная	Активный
			Предпочтение	компания + совет	переговорный процесс
			западных технологий	директоров) от	(команды
				разработки и принятия	переговорщиков) +
				решения	вовлечение первых
				Отсутствие собственных	лиц / акцент на
				технологий	приоритетах первых
				Отсутствие продвижения	лиц
				(информированности)	НИР (новые +
				своих технологий (+опыт	модификация старых)
				эксплуатации)	Структурные
					подразделения,
					программы,
					процедуры,
					инициативы (активное
					продвижение +
					создание и
					поддержание
					профессионального
					сообщества) +
					активная пропаганда
	ПРОЕКТ	Генеральный	Неудобство,	Недостаточная	Более глубокая
		директор	недоработки,	вовлеченность института	вовлеченность в
		Главный инженер	несоответствие	в процесс (выбора	процесс разработки
		Главный технолог	нашим требованиям	лицензиара, подготовки	базового проекта
	БАЗОВЫЙ
			Затягивание сроков	ТЗ для базового проекта)	(консультирование
		Менеджер
					заказчика; начиная с
		Специалисты
					выбора лицензиара; в
		Финансист
					процессе, а не только в
					итоге)
					Итог: сокращение
					времени на
					дальнейшей стадии (в
					конечном счете)

101

	Этап		Клиенты	Трудности	Причины	Возможные решения
	УТВЕРЖДЕНИЕ		Собственник	Утверждают не то	Низкая вовлеченность в	См. выше
			Генеральный		процесс утверждения
			директор
			Главный инженер
			Финансист
	ПРОЕКТНАЯ	ДОКУМЕНТАЦИЯ	Генеральный	Изменение входных	Нет опережающего	Нормативная база
			директор	данных в процессе	(авансового)	(договоры, требования,
			Главный инженер	разработки	финансирования и угроза	позиции)
			Главный технолог	проектной	невыплаты дебиторской	Поддержание диалога
			Менеджер	документации	задолженности	по всем уровням
					недостаточная жесткость	клиента
			Специалисты
					изначальной
			Финансист
					договоренности
	ЭКСПЕРТИЗА		Главные	Затягивание сроков	Несогласие экспертов	Работа с экспертами
			специалисты	экспертизы	Неспособность г.д.	(консультирование,
			заказчика		адекватно представить	давление, 8-800-7-8-
			Инспектирующие		проект	800)
			лица			Сопровождение
						экспертизы по
						агентскому договору
	РАБОЧАЯ	ДОКУМЕНТАЦИЯ	Главный инженер	Длительные сроки	Тормозят их службы	Событийные даты (х
			Главный технолог	тендеров	снабжения	дней после получения
			Менеджер	Опять изменения	Неправильное	информации)
			Специалисты	(уже проектной	планирование сроков	Санкции и доп. оплата
				документации)	изготовления сроков	заказчика
			Финансист
				Изменение графика и	Изменение финансовой	Фиксация
				факта платежей	ситуации у заказчика	ответственности
						заказчика при
						несоответствии факта
						документации
	ЗАКУПКА		Снабженцы	Закупают не то	Ошибаются	Обязательное
			Зам. ген. дир.		Экономят	согласование
			Поставщики		Хотят быстрее	Включение процедуры
			(тех.специалисты)			в договор
	СТРОИТЕЛЬСТВО	И МОНТАЖ	Руководитель	Строят не так	Ошибки, экономия,	Договор авторского
			проекта (объекта)	Не то	изменения,	надзора и оплата по
			Рук-ли строит.-	Не те	недостаточный контроль	факту
			монтажных		Заказчика/подрядчика
			организаций
	ПУСКО-	НАЛАДКА	Специалисты	Отступления от		Привлечение ПНО на
				проектной		ранних стадиях
			Специалисты	технологии
			(пуско-наладочной
			организации)

После завершения Поисковой Конференции автор подготовил руководству НИИ отчет о проделанной работе, содержащий приведенную выше таблицу, структурированное

102

описание всех обсужденных проблем, решений и предложений, а также рекомендации по организацию и проведению дальнейшей работы.

Закрепление результатов

На основании предоставленного отчета руководством НИИ была разработана программа реализации выработанных в процессе Поисковой Конференции решений, сформированы наделенные необходимыми полномочиями рабочие группы, налажена система оперативного контроля за выполнением программы.

103

ЧАСТЬ 5. ПРИМЕРЫ СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ МЕНЕДЖМЕНТА.

В части приведены примеры готовых к внедрению социальных технологий менеджмента различных типов: исследовательские, диагностические, внедренческие, преобразующие и т.п. Предложены case study их практического применения.

104

5.1. ПОИСКОВАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ194

Назначение

∙Планирование стратегии и основ политики системы.

∙Создание новой системы с целью управления чрезвычайными ситуациями и застарелыми проблемами.

∙Урегулирование основных конфликтов в контексте стратегического планирования и развития.

∙Выявление проблем и возможностей различных частей системы или всей системы в целом.

Ниже приведены примеры организаций и решаемых задач.

Организация			Объект	Цель
		планирования
Разработчик программного		Стратегическая		Разработать планы стратегических и тактических
обеспечения		бизнес единица		действий для проникновения на целевые рыночные
				ниши с определенными продуктовыми линиями
Телекоммуникационная		Два	объединенных	Разработать общее стратегическое и тактическое
компания		отдела		направление для двух разнородных отделов
Государственная	служба	Община		Поддержать развитие общины после сокращения
США				регионального финансирования на $200 млн.
Производитель самолетов		Две	объединенные	Сформулировать будущее отрасли самолетостроения
		компании		на основе сильных сторон каждого объединившегося
				партнера

Ожидаемые результаты

Тип результата		Примеры
Видимые результаты	∙	Ряд четко сформулированных целей, представляющих	наиболее
		желаемое достижимое будущее и график реализации действий
	∙ Скоординированный план действий по достижению поставленных целей
	∙ Группа людей, научившихся активно и гибко планировать
Взаимное обучение,	∙ Изучение всеми участниками среды организации и обмен мнениями о
понимание и высокая		воздействии внешних сил на систему
мотивация	∙	Общая готовность всех участников реализовывать план,	вызванная
		принятием на себя ответственности за будущие цели организации
	∙ Всеобщее понимание прошлого, настоящего и будущего организации, её
		возможностей
	∙ Общие идеалы, позволяющие преодолевать незначительные различия
Коммуникации	∙ Среда для открытого всестороннего обмена идеями
	∙ Общая терминология для интерпретации внешних и внутренних событий
		и условий
	∙ Пониженное/устраненное осознание статуса, должности и влияния
	∙ Критическое мышление и проработка предположений до их реализации

Частные результаты Поисковой Конференции (ПК) могут быть крайне разнообразными и зависят от поставленной цели. Примеры с общинами включают экономическое развитие с учетом экологии окружающей среды, реструктуризации дорожно-транспортной системы и системы здравоохранения.

Общее описание

Поисковая конференция – это партисипативный процесс, в котором группа людей

разрабатывает стратегические цели и тактические планы действий для последующей реализации (самой группой). Любая группа людей – корпорация, государственная служба, общественная организация или отрасль (в дальнейшем – система) – может применять

194 Источник: Emery M., Devane T. Search Conference. // in The Change Handbook: group methods for shaping the future / edited by Peggy Holman and Tom Devane. – San-Francisco: Berrett-Koehler Publishers, Inc., 1999. – pp. 25-41. Перевод и адаптация: Плотников М.В., 2010

105

технологию Поисковой Конференции для разработки плана развития своей системы. Кроме того, Конференции можно проводить по проблемам национального или регионального значения. Оптимальное количество участников ПК – 20-35 человек. Длительность, как правило, – два полных дня (с утра до позднего вечера). Процесс и структура каждой Конференции разрабатываются под реалии конкретной системы. Для крупных, комплексных систем можно несколько конференций, одновременно проводимых в одно и то же время и в одном и том же месте, с перегруппировкой для

планирования действий или последовательно несколько Конференций с последующей координацией и интеграцией результатов.

Отличительные черты ПК

	Другие подходы часто…	Вместо этого ПК…	Теоретические исследования и
			практика показывают, что…
	Предполагают, что у	Предполагает, что	Поведение менеджера ПК происходит
	участников/клиентов есть	участники/клиенты являются	не в режиме «родитель-ребенок», а как
	определенные проблемы и они	взрослыми ответственными	«взрослый-взрослый», что в свою
	нуждаются в помощи.	людьми, готовыми учиться и	очередь преображает участников из
		создавать собственное	беспомощных жертв в активных
		будущее. Менеджеры ПК	планировщиков собственного
		выступают только в качестве	будущего.
		фасилитаторов группы и не
		участвуют в обсуждениях.
		Участники учатся само-
		менеджменту, активному
		участию и гибкому
		планированию.
	Направлены на то, как люди	Ожидает возникновения	Когда люди ориентированы на
	взаимодействуют в группе.	некоторых разногласий во	выполнение задачи, касающейся
	Фасилитатор сосредотачивается	время работы над делом общей	общих целей, они способны выявить и
	на том, чтобы создать условия	важности.	преодолеть разногласия и совместно
	комфорта.		работать для достижения общей цели.
	Избегают конфликтов или	Подразумевает обсуждение	Несколько, даже существенных,
	пытаются их решить.	конфликтов и сортировку	разногласий не мешают работать
		позиций и разногласий.	людям вместе.
	Пренебрегают принципами	Структурирует события	Принципы организационного
	устройства организации.	согласно второму принципу	устройства оказывают мощное
		организационного устройства с	воздействие на поведение людей.
		целью раскрытия идеалов,
		позитивных эмоций, энергии и
		мотивации.
	Не интегрируют работы малых	Пытается разработать	Детально оговоренная общая позиция
	групп для того, чтобы	стратегический план и ряд	крайне важна при выполнении
	сформулировать общие цели.	действий для всей группы.	стратегического плана и
			рационального использования
			ресурсов.
	Мало времени посвящают	Посвящает примерно одну	Действенный план действий должен
	планированию конкретных	треть времени планированию	быть тщательно выверен с общими
	действий.	конкретных действий.	целями.
	Основаны на смеси концепций	Основан на последовательной,	Различные подходы не всегда можно
	различных подходов.	состоятельной и внутренне	смешать. Иногда результат может
		согласованной теории.	быть негативным.
	Игнорируют общий социальный	Сосредотачивает на этом	Внешнее социально окружение
	план окружения, что делает	основное внимание.	значительно сильнее любой системы.
	систему уязвимой по отношению
	к сдвигу ценностей, например,
	на рынках или в области
	технологий.
	Не создают условий для	Создает все необходимые	Полностью открытый публичный
	эффективных коммуникаций.	условия для эффективных	диалог и признание того, что все мы
		коммуникаций и должным	люди и живем в одном мире является

106

	Другие подходы часто…	Вместо этого ПК…	Теоретические исследования и
			практика показывают, что…
		образом управляет ими.	существенным условием для создания
			атмосферы доверия и разработки
			реалистичного действенного плана; в
			таких условиях часто происходят
			озарения.
	Пытаются проектировать исходя	Выявляет ценности и идеалы в	Идеалы объединяют и мотивируют
	из данных прошлого. Это не	качестве основы для разработки	людей. Они помогают преодолеть
	позволяет увидеть явных	модели наиболее	различия в ценностях и взглядах на
	перспектив.	благоприятного будущего.	жизнь.
		Совмещение внешних и
		внутренних ограничений
		гарантирует реалистичность
		подобного будущего.
	Ориентированны на решение	В первую очередь	Непредсказуемая окружающая среда
	конкретных проблем.	ориентированы на креативную	обусловливает потребность в новых
		генерацию моделей будущего.	идеях. Решение вчерашних проблем,
			как правило, не приносит ничего
			нового.
	Представляют ситуацию в	Начинает и заканчивает	Когда люди совместно трудятся над
	искаженном виде, например,	процесс с полной ориентацией	решением общих задач, нет
	проигрывая игры.	на задачу.	необходимости тратить время на
			сторонние виды деятельности.
	Используют варианты	Гарантирует, что каждый план	Люди без энтузиазма воспринимают
	стандартных стратегических	воплощает индивидуальность	навязанные им планы, авторами
	планов.	системы и людей в ней.	которых они не являются.

Теоретические основы

Теория открытых систем гласит, что всякая система имеет проницаемые границы и, таким образом, открыта окружающей среде. Некоторые системы могут также иметь релевантную «среду взаимодействия» (task environment), лежащую между социальным окружением и самой системой, как показано на рисунке. Проще говоря, теория открытых систем утверждает, что для долгосрочного поддержания жизнеспособности системы ей необходимо:

∙постоянно отслеживать в релевантной среде изменения, способные сказаться на жизнеспособности, и

∙активно адаптироваться к новой информации, которую она получает, так, чтобы влиять на эту среду.

Социальная среда

(поле сдвига ценностей в

процессе изменения людьми окружающего мира)

Среда взаимодействия

(например, конкуренты, регулятивные органы, изменяющаяся демографическая ситуация, технические инновации)

Система

(например, корпорация, община, торговая ассоциация, государственная структура) В

центре находятся целеустремленные люди, которые, в свою очередь, также

являются открытыми системами

Открытая система

107

Недавняя практика с такими организациями, как IBM, Sears и Digital Equipment Corporation (теперь часть Compaq) также показывает важность скоротечной адаптации, или, по крайней мере, занимающей достаточно малое время, не приводящее к многомиллиардным убыткам в результате организационных изменений. По последним данным оценочная стоимость нововведения в IBM составляет около $8 миллиардов. Согласно теории открытых систем, система и окружающая среда взаимно определяют будущее друг друга. То есть, они развиваются не независимо друг от друга, а совместно. Кроме того, теория открытых систем утверждает, что система и окружающая среда управляются некими законами, и что представляется возможным эти законы сформулировать. В процессе проведения Конференции участники формулируют эти законы и используют их для планирования будущего своей системы и её окружения.

Алгоритм проведения

Поскольку метод ПК основан на теории открытых систем, ключевыми элементами работы являются система, окружающая среда и интеграция знаний о них в планы действий, что позволяет создать активную адаптивную систему. Сам процесс, таким образом, представляет собой интеграцию научения и планирования. Важной составляющей успеха

Поисковой Конференции является последующая разработка конкретной программы действий, направленных на фактическую реализацию выявленных возможностей и составленного плана.

ПОИСКОВАЯ

	Этап
КОНФЕРЕНЦИЯ	Понимание и анализ
	окружающую среду
	окружающей среды
	Понимание и анализ
	системы
	Интеграция системы в

Содержание

∙Анализ изменений вне системы

∙Анализ сценариев варианты развития событий вне системы

∙Анализ исторических событий и сил, сформировавших систему

∙Анализ текущего состояния системы

∙Описание наиболее благоприятного будущего системы

∙Формулирование ограничений и способов их преодоления

∙Разработка плана действий

ПОСЛЕДУЮЩИЕ

МЕРОПРИЯТИЯ

	Завершения процесса	∙	Разработка программы реализации планов действий
	активной адаптации
	Распространение	∙	Создание рабочих групп
		∙	Реализация программы
	результатов
		∙	Институционализация новой практики

Вначале участники рассматривают все возможные варианты, постепенно сужая спектр до наиболее применимых в данном конкретном случае. Они начинают с широкого

рассмотрения всех последствий изменений в социальной сфере и в процессе проведения Конференции постепенно сужают фокус до ряда частных случаев и способов достижения желаемого будущего в качестве адаптивной системы, способной оказывать влияние на окружающую среду. ПК – это мероприятие, охватывающее весь коллектив, а не отдельную его часть. Работу каждой отдельной группы, чтобы её результаты стали собственностью компании, следует включать в общие обсуждения более крупных групп. Такое включение, кроме всего прочего, подразумевает выявление и устранение почвы для конфликтов.

Важно отметить, что проведение Конференции совсем не обязательно приводит к радикальным изменениям во всей организации в целом. Тем не менее, существенные изменения имеют место в процессе стратегического планирования.

Перед проведением Конференции, необходимо: 108

∙Определить, что представляет из себя система (или потенциальная система). При необходимости, тщательно сформулировать цель.

∙Определить, что должен знать каждый участник до мероприятия.

∙В случае если подобная информация недоступна, провести необходимые исследования.

∙Решить, кто должен принять участие и составить пригласительный список.

∙Проинформировать участников по поводу Конференции, её целей, содержания и методики работы.

∙Разработать программу Конференции.

∙Включить в общий план использование помещений, транспортных и технических средств.

Роли, обязанности и взаимоотношения

До Конференции

Во время Конференции

После Конференции

∙

Оценить применимость ПК

∙

Воздержаться

от

∙

Предоставить

участникам

в

качестве

механизма

применения

позиционной

время

для

реализации

∙

планирования

власти

с

целью

планов,

разработанных во

ПК

Объявить

и

доминирования

в

∙

время ПК

продемонстрировать

обсуждении

или принятии

Проверить,

согласовывают

Организатор

в одностороннем

порядке

картине», которой обладает

лидерство в новой парадигме

организации

(системе)

∙

решения

ли

группы

планирования

∙

важность ПК

В случае

необходимости

друг

с

другом выполнение

Согласовать,

что

ни

предоставить

участникам

∙

разработанных планов

организатор и никто другой

информацию

об

«общей

Продемонстрировать

не

опровергнут

и

не

организатор

в силу своего

стратегического

откажутся

от

результатов

положения.

планирования и научения

ПК

∙

Проработать

с людьми

в

∙

Управлять всеми аспектами

∙

Как правило, не участвует.

системе все аспекты целей

среды и процесса научения,

∙ Возможно участие в формате

и

процесса

проведения

∙

например:

процессного

∙

мероприятия, например:

назначать время и задачи

консультирования.

разработка

списка

∙

обеспечить

предельно

∙

участников

понятные

и

простые

)

выработка

потребности

в

∙

формулировки задач

ы

партисипативных встречах

определить

структуру

менеджер(

∙

разработка

серий

∙

малых групп

∙

партисипативных встреч

на

этапе

интеграции

горизонт планирования

выявлять и представлять на

ПК

∙

проведение

необходимых

обсуждение

почву

для

исследований

возникавших

ранее

∙

просвещение участников и

∙

конфликтов

прочих сотрудников

на

следить за и предотвращать

счет

цели

и

методики

негативную

динамику

в

∙

проведения мероприятия

∙

группе

разработка

при необходимости, «на

предварительного плана

ходу»

корректировать

∙

должная логистика

процесс

∙

Нет ролей, на этом этапе

∙

Предложить

∙

Следовать

ранее

ПК

участники

еще

не

последовательную

согласованным курсом, т.е.

определены

∙

экспертную оценку

реализовывать планы

Участники

Изучить

систему

и

её

∙

окружение

Разработать план будущего

системы, так чтобы она

была

способна влиять

на

окружающую среду

109

Условия успеха

Главным руководящим принципом Поисковой конференции является предоставление людям ответственности и контроля за собственными делами и собственной судьбой. Каждый аспект теории и практики нацелен именно на это.

Для успешного проведения ПК необходимо соблюсти ряд условий:

∙Руководство продемонстрировало важность и значимость ПК.

∙Предварительная работа проведена тщательно и в полном объеме – ПК хорошо настолько, насколько хорошо его планирование.

∙Имеется доступ ко всей существенной информации, необходимой для сбора мозаики стратегического планирования.

∙Участники выбраны из системы и осознают ответственность за реализацию плана.

∙ПК-менеджеры владеют необходимой для успешной практики теорией и обладают навыками фасилитации/модерации групповых обсуждений.

∙Во время и после ПК в группах участников и рабочих группах создается открытая равноправная демократическая система взаимоотношений и власти.

Не применяйте этот метод в случае, если:

∙Не созданы вышеперечисленные.

∙Целью является реализация конкретного решения, а не его поиск спектра задач.

∙Руководство не готово к децентрализации решений и полномочий.

Закрепление результатов

Условия для закрепления результатов автоматически возникают, при условии правильной реализации технологии Поисковой Конференции и указанных последующих мероприятий. Люди, разработавшие определенные планы и структуры, взявшие на себя ответственность за их реализацию, координацию, контроль и т.п., высоко мотивированы на поддержание и закрепление достигнутых результатов.

Распространенные ошибки в применении технологии

Категория

Ошибка

Пример

Нецелевое

∙

ПК принятия непопулярного решения.

∙

Руководитель

компании

хочет

использование

∙

Высшее руководство хочет оправдаться

убедить

людей

в

необходимости

после

принятия

непопулярного

сокращения штата. Собрание людей

решения

может создать ложное впечатление

∙

коллективного решения.

Фирма

хочет

определить

правильность

состоявшегося

размещения нового завода.

Неадекватный

∙

Все совокупное

знание

системы не

∙

Опыт и знания НИОКР не

список участников

доступно

во

время

проведения

представлены

на

Конференции

∙

Конференции.

(если будущее фирмы зависит от

Некоторые

участники

(например,

∙

технологических инноваций).

«стейкхолдеры») не могут быть

На Конференцию

по внутренним

ответственными

за

реализацию плана

проблемам

организации

действий.

приглашены клиенты.

∙ Для

участия

в

ПК

приглашены

сторонние эксперты.

Отсутствие

∙

Имеет

место

недостаток

∙

Группам

не предоставлено

время

адекватного

взаимопонимания

и

согласия

для реализации плана, повседневная

понимания

относительно процесса и

последствий

нагрузка поглощает их, и они

∙

мероприятия.

постоянно откладывают действия

Неспособность довести до сотрудников

по доработке и реализации.

110