7.2. Обычный фильтр

Применение фильтра этого типа дает более широкие возможности фильтрации данных таблицы.

Откройте таблицу «Сотрудники». У вас возникла идея найти в ней сведения о начальниках отделов или представителях фирмы.

Выделите команду «Изменить фильтр» вкладка «Дополнительно».

В верхней части окна установки фильтра расположены все поля таблицы. В нижней части окна выведены два ярлычка «Найти» и «Или».

Установите указатель мыши (сделаете щелчок) в поле «Должность» таблицы. В этом окне появиться кнопка со стрелкой, при нажатии на которую откроется список всех возможных значений этого поля.

Из предложенного списка выберите поле «Начальник отдела».

Нажмите кнопку «Применить фильтр».

В результате выполненных действий, на экране появиться таблица, содержащая записи, содержащие сведения о начальниках отделов.

Щелкните на ярлычке «Или» в нижней части окна и выполните все необходимые операции по выборке из таблицы сведений о представителях фирмы.

Объединение по «Или» означает, что после фильтрации в таблице будут показаны совместно все записи, отобранные по критериям на каждой из вкладок. Результат представлен ниже. Таким образом вы можете добавлять критерии «Или» один за другим.

В строке критериев вы можете задавать дополнительные условия, такие как: операторы отношений, объединения (конкатенации), сравнения строковых объектов, логические операторы и функции. Более подробно на их использовании мы остановимся в разделе запросов Access.

Для того, чтобы организовать фильтрацию данных по критерию «И» достаточно выбирать критерии поиска в разных полях фильтра.

7.3. Расширенный фильтр

В некоторых случаях, оказывается, достаточно трудно организовать фильтрацию данных, используя вышеописанные типы фильтров и сложные критерии фильтрации. Расширенный фильтр позволяет это сделать значительно проще и при этом появляется возможность провести дополнительную сортировку данных по любому полю (или любому их сочетанию).

Расширенный фильтр запускается командой Главная  Сортировка и фильтр  Дополнительно  Расширенный фильтр.

В открывшемся окне вы имеете возможность создать фильтр самостоятельно.

Это окно очень похоже на окно Запроса в режиме конструктора. Позднее, в разделе Запросы вы детально изучите создание запросов.

8. Поиск данных

Access, имеет в своем распоряжении очень простое, но эффективное средство, позволяющее быстро найти требуемую запись по значению одного из полей. Более того, кроме поиска требуемого значения вы можете внести необходимые изменения, воспользовавшись средством поиска и замены.

Вам необходимо найти все записи, касающиеся представителей фирмы. Для этого:

• Выделите поле «Должность» по значению которого вы хотите отыскать запись.

• Выполните команду Главная  Найти, либо щелкнув по кнопке инструментальной панели.

Действие данной процедуры аналогично той, что вы изучали в Word и Excel.

В поле «Образец», открывшегося диалогового окна «Поиск и замена» введите значение «Представитель», которые Access должен найти.

10. Итоговые задания по разделу

1.Введите данные в созданные ранее таблицы.

• При вводе в таблицы данные используйте способы копирования и вставки информации. Например, если часть Ваших сотрудников живет в одном и том же городе, задайте это значение «по умолчанию».

• Для ввода номеров телефона, даты рождения и даты приема на работу введите в соответствующие поля «свойства» маски ввода информации.

• В строки «Сообщение об ошибке» введите текст, который будет выводится на экран при попытке не правильного ввода.

2. Создайте новую базу данных и импортируйте в нее таблицы «Сотрудники» и «Клиенты» вашей базы данных, дав им названия «Сотрудники1» и «Клиенты1»