Сумма: [цена]*[количество]

где: сумма: - название нового поля,

[цена] – название первого поля, участвующего в вычислении,

* - знак операции умножения,

[количество] – название второго поля, участвующего в вычислении.

Для определения вычисляемых столбцов введите выражение в строку Поле. Выражение вводится непосредственно в ячейку, заметьте, что имена полей заключаются в квадратные скобки. Можно использовать построитель выражений для создания вычисляемого поля, для этого необходимо щелкнуть на кнопке Построить или использовать кнопки Shift+F2- и в диалоговом окне вводят формулу, при нажатии кнопки Ок формула переносится в бланк запроса.

Новое вычислительное поле может быть отображено в результирующей таблице отсортированное.

Итоговые запросы. Запросы отбирают не только нужную информацию из таблиц и обрабатывают её путём создания новых (вычисляемых) полей, но и производит, так называемые, итоговые вычисления. Для итоговых вычислений используются групповые операции, позволяющие выполнять статистические операции со значениями конкретных полей. Для выбора групповых операций необходимо вывести дополнительную стоку бланка Запроса на выборку. Для этого необходимо нажать на кнопке Групповые операции (Σ) панели инструментов.

Например, если нужно вычислить общую сумму или среднее значение необходимо использовать статистические функции (Sum или Avg), которые выбираются из списка в соответствующей ячейке строки Групповые операции. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке в этой строки, открыть список функций и выбрать нужную.

Так как типовые функции для данной записи не имеют смысла и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку. В полях, где производится группировка, нужно установить (или) оставить функцию Группировка.

В полях, где производится итоговое вычисление, раскрывается список группировки и выбирается нужная функция.

Рис. 3.11. Бланк запроса с использованием операций группировки

Чтобы запустить запрос для предварительно просмотра нажмите на кнопку Выполнить, которая выдаёт результирующую таблицу с итоговыми данными.

В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию в поле. Если нужно произвести другие итоговые вычисления, то необходимо включить это поле столько раз, сколько это необходимо.

Перекрестный запрос – это специальный тип итоговых запросов, называемый перекрестным запросом. Перекрестный запрос отражает результаты статистических расчетов, выполненных по данным одного поля. Эти результаты группируются .по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк. Второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.

Такой запрос позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную таблицу, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля.

Для получения итоговых значений записи группируются по поля, используемым в качестве заголовков строк и столбцов, и для значений третьего поля в полученных группах записей применяется одна из выбранных статистических функций. Можно предусмотреть выполнение статистической функции и получение общего итогового значения для каждой строки в целом.

Запросы на изменение. Все виды запросов на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Однако запросы могут применяться также для добавления, удаления и обновления группы записей таблицы. Такие запросы являются мощным инструментом преобразования данных, они называются запросами действия. Запросы на изменение позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющие.

Существует несколько видов запросов на изменение: обновление группы записей, создание новой таблицы, вставка данных из другой таблицы, удаление группы записей, удаление неиспользуемых данных.

Логика использования запросов на изменение такая:

• создаётся запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создаёт новые данные путём вычисления;

• после запуска образуется временная результирующая таблица;

• данные из этой временной таблицы используют для создания новых таблиц или изменение существующих.

Самый простой и понятный – это Запрос на создание новой таблицы, порядок выполнения действий для его создания следующий.

1. Создаётся запрос на выборку, в который войдут все поля базовой таблицы плюс вычисляемое поле.

2. При нажатии на кнопку Вид - можно убедиться, что запрос работает, как положено и создаёт результирующую таблицу, более полную, чем базовая.

3. Далее использование пункта меню Запрос, который доступен только в режиме конструктора, и выбор команды Создание таблицы из списка.

В результате выполнения этих операций создастся новая таблица в разделе Таблицы, а перед именем запроса установится восклицательный знак, говорящий о том что на базе этого запроса создана новая таблица. Сам запрос после этого уже не откроется.

В этом же меню присутствуют команды для создания запросов на обновление данных, добавление и удаление записей. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично в соответствии с данными результирующих таблиц.