Dolgova_Informatsionnye_sistemy_i_tekhnologii

Печать документов из списка. Операция Печать в списке до-

кументов позволяет распечатать названия документов, а также их тексты, источники опубликования и примечания к документам, подготовленные специалистами «КонсультантПлюс».

Находясь в окне со списком документов, для печати названий отдельно выбранных документов их предварительно необходимо пометить с помощью комбинации Ctrl + левая кнопка мыши или

спомощью клавиши Insert. Снять пометки можно с помощью соответствующей команды контекстного меню.

Если требуется распечатать весь список, то его можно пометить

спомощью команды Пометить все контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши).

Если ни один документ в списке не помечен, то будет распечатан тот документ, на котором стоит курсор.

После того как будут помечены нужные документы, выберите любой удобный способ печати (рис. 6.4).

Рис.6.4. Печать списка документов

Следует обратить внимание на поле Что печатать в окне Пе-

чать:

− чтобы распечатать только названия выбранных документов, выберите опцию Названия;

81

− чтобы распечатать по своему выбору так называемые поля для печати (к которым, помимо названия документа, относится и его текст, источник опубликования и примечания), выберите опцию Выбранные поля, нажмите кнопку Поля, в появившемся окне Параметры печати установите галочки напротив нужных вам полей и нажмите кнопку ОК.

Обратите внимание, что если в документе установлены закладки с вашими личными комментариями, то при нажатии на кнопку Печать система запросит подтверждения печати этих комментариев вместе с основным текстом.

Задание параметров страницы. Пункт меню Макет страницы

активен в окнах со списком документов и с текстом документа. Выбрав в главном меню данный пункт, вы попадаете в диалого-

вое окно выбора макета страницы при печати, которое позволяет задать такие параметры, как размер бумаги, ориентация текста, отступы, колонтитулы и другие (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Окно настроек макета страницы

По умолчанию в системе установлены оптимальные параметры макета страницы.

Настройки колонтитулов. В системе предусмотрены верхний и нижний колонтитул. В соответствующих окнах задаются управляющие символы для их вывода на печать.

82

Символ & означает, что следующий за ним символ воспринимается как команда. Все остальные используемые символы воспринимаются как простой текст.

Используемые команды: f – имя документа (при печати из списка это имя папки, при печати из текста – название документа); p – номер страницы; d – дата печати; x – название системы; y – нижнее подчеркивание для верхнего колонтитула или верхнее отчеркивание для нижнего; l – выравнивание текста колонтитула по левому краю; c – выравнивание текста колонтитула по центру; r – выравнивание текста колонтитула по правому краю причем каждая следующая команда (l, c, r) отменяет предыдущую.

Например, по умолчанию при печати текста документа окно верхнего колонтитула заполнено следующим образом: &l&f &y – это означает, что в верхнем колонтитуле будет напечатано название документа, выровненное по левому краю с нижним подчеркиванием.

По умолчанию при печати текста документа окно нижнего колонтитула заполнено следующим образом: &lДата печати: &d&c&y &x &r Лист &p. Это означает что в нижнем колонтитуле будет напечатано следующее: дата печати, выровненная по левому краю, верхнее отчеркивание и название системы, выровненные по центру, номера страниц, выровненные по правому краю с текстовым сообщением

Лист.

Если в тексте документа отключены примечания, то вместо имени системы будет напечатано сообщение: «Внимание! Документ напечатан без важнейших примечаний». Для документов, утративших силу и не применяющихся, также будет напечатано соответствующее предупреждение.

Если нужно напечатать колонтитулы, удалите в соответствующих окнах все управляющие символы

6.3.СОХРАНЕНИЕ В ФАЙЛ

Всистеме «КонсультантПлюс» можно сохранить в файл тексты или фрагменты текстов документов.

Для создания файла используется кнопка Сохранить в файл пиктографического меню. В появившемся окне можно выбрать папку, задать название и тип файла, в частности:

− текст в формате MS DOS (*.txt), если работа с файлом планируется с помощью программ, поддерживающих формат .txt;

83

− текст в формате RTF (*.rtf), если планируется работа с программами, поддерживающими формат .rtf.

Затем следует нажать кнопку . С созданным файлом можно работать так же, как и с любым другим текстовым файлом.

В системе «КонсультантПлюс»: Технология Проф 2012» появилась возможность сохранения документов в форматах для электронных книг (.epub, .pdf) и в формате .html для просмотра текстов на мобильных устройствах и смартфонах.

6.4. КОПИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ В MS WORD

Как уже отмечалось, система «КонсультантПлюс» позволяет в удобной для пользователя форме копировать выделенные фрагменты текста или весь текст документа из системы в текстовый редактор MS Word. За это отвечает операция Экспорт в Word, которая может быть осуществлена с помощью:

−кнопки пиктографического меню;

−пункта Экспорт в Word главного меню;

−пункта Экспорт в Word контекстного меню (вызывается щелчком по тексту правой клавишей мыши);

−комбинации клавиш Ctrl+W.

Если необходимо экспортировать в MS Word фрагмент текста документа, то его нужно заранее пометить, нажав левую кнопку мыши на начале или окончании фрагмента и, не отпуская эту кнопку, пометить весь фрагмент. Система позволяет выделить несколько фрагментов одновременно.

Если необходимо экспортировать в MS Word весь текст документа, то ничего помечать не требуется.

Возможны два варианта копирования.

1-й вариант. При работе в текстовом редакторе MS Word возникла необходимость ввести в редактируемый текст документ (или часть документа) из системы «КонсультантПлюс». В этом случае:

1)установите курсор в то место редактируемого текста, куда требуется внести документ из системы «КонсультантПлюс»;

2)не выходя из редактора MS Word, запустите систему «КонсультантПлюс», найдите требуемый документ и войдите в его текст;

3)если нужно скопировать только фрагмент текста, то выделите этот фрагмент; если требуется скопировать текст документа целиком, то выделять ничего не нужно;

84

4) щелкните мышью по кнопке пиктографического меню; появится окно, в котором система предложит выбрать, куда следует копировать текст: в уже открытый документ, в то место, где стоит курсор, или же в новый документ; выберите первый вариант;

Требуемый текст будет скопирован в открытый документ, причем в то место, где установлен курсор.

2-й вариант. При работе с системой «КонсультантПлюс» возникла необходимость скопировать текст документа (или его фрагмент) в текстовый редактор MS Word. В этом случае выполните следующие действия:

1)если требуется скопировать только фрагмент текста, то выделите этот фрагмент; если требуется скопировать текст документа целиком, то выделять его не нужно;

2)щелкните мышью по кнопке пиктографического меню;

3)автоматически будет открыт текстовый редактор MS Word,

внем будет создан новый документ, в который будет перенесен искомый текст документа из системы «КонсультантПлюс».

При копировании выделенных фрагментов текста можно вы-

брать опцию Добавить информацию об источнике. При выборе этой опции непосредственно под скопированным текстом автоматически будет добавлена информация о документе, фрагмент которого копировался, включая информацию о местонахождении фрагмента

вструктуре документа (раздел, глава, статья).

Установка в тексте Word гиперссылок на документы системы «КонсультантПлюс».

В «КонсультантПлюс» предусмотрена возможность установки в тексте Word гиперссылок на документы системы «КонсультантПлюс».

Для создания такой гиперссылки установите курсор в документе «КонсультантПлюс» в нужное место или выделите фрагмент текста, затем в контекстном меню выберите пункт «Получить гиперссылку». После этого перейдите в документ Word, установите курсор в то место, где хотите установить ссылку, и вставьте ссылку из буфера обмена, выбрав пункт «Вставить» контекстного меню. В тексте документа Word появится системы «КонсультантПлюс». В дальнейшем при переходе по такой ссылке документ из «КонсультантПлюс» откроется на фрагменте, на который была установлена ссылка.

85

6.5.ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Спомощью кнопки можно через установленную на компью-

тере почтовую программу отправить в виде текстового вложения документ или несколько документов из системы «КонсультантПлюс». Если отправка осуществляется из окна со списком, то система запросит уточнения, что отправлять: можно отправить только названия документов из списка, а можно выбрать поля для отправки из предложенного системой перечня.

Например, если мы находимся в тексте документа и нажмем кнопку , то откроется окно почтовой программы и файл с текстом

документа будет прикреплен к созданному сообщению (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Пересылка документа системы «КонсультантПлюс»

86

6.6. ИНСТРУМЕНТ ИЗБРАННОЕ

Избранное – это удобный инструмент для работы с закладками, папками и документами на контроле. До настоящего времени в системе «КонсультантПлюс» было два отдельных инструмента для сохранения результатов работы (Папки и Закладки), а также отдельный инструмент контроля изменений документов (Документы на контроле). Все эти три инструмента имеют одну суть – выделение из всего информационного массива документов, которые необходимы для дальнейшей работы.

В новой версии системы «КонсультантПлюс» эти инструменты были объединены в один раздел, названный Избранное. Для сохранения результатов работы пользователям теперь можно не задумываться над тем, чем им сейчас необходимо воспользоваться – закладками или папками: программа автоматически создаст закладку в документе или сохранит отдельный документ.

Работа с Избранным привычна для пользователей Интернета. С помощью Избранного формируется личное рабочее пространство пользователя – сохраняются результаты работы с документами, вследствиее чего можно быстро переходить к документам и их фрагментам, сохраненным ранее.

Кнопка доступна в любой момент работы с систе-

мой, в том числе и в окне со списком документов. С помощью этой кнопки открывается специальное окно Избранное, в котором для удобства работы со структурными единицами системы предусмотрены три вкладки:

1)Закладки и документы – здесь сохраняются отдельные документы и закладки на нужные фрагменты документов;

2)Папки – здесь сохраняются группы документов;

3)Документы на контроле – здесь сохраняются документы, для которых требуется отслеживать их изменения и статус.

Вкладка Закладки и документы

Довольно часто, работая, например, с печатными изданиями кодексов, необходимо поставить закладки в нужных местах, сделать пометки на полях. Такая возможность предусмотрена и в системе «КонсультантПлюс» за счет вкладки Закладки и документы (рис. 6.7),

переход к которой осуществляется с помощью кнопки панели быстрого доступа.

87

Во вкладке Закладки и документы можно сохранять отдельные документы, а также электронные закладки на фрагменты документа (по аналогии с обычными бумажными закладками). Закладка позволит

в	дальнейшем быстро найти сам документ,	моментально перейти
к	нужному его фрагменту, вспомнить свои	личные комментарии

к нему (если они были написаны). Закладку можно поставить к любому фрагменту любого документа. О том, что закладка установлена, свидетельствует значок слева от строки документа. Для перехода по закладке в текст документа достаточно дважды щелкнуть мышью по названию этой закладки.

Рис. 6.7. Вид вкладки Закладки и документы

Закладку можно поставить не только на фрагмент текста, но и на документ в целом. В списке закладок они группируются по документам (в том числе в одну группу включаются закладки, поставленные на разные редакции одного документа). Это ускоряет навигацию по закладкам, так как пользователи часто указывают собственное название закладки и потом могут забыть, в каком документе она была поставлена. Для каждой закладки указываются дата и время ее создания (изменения), что также облегчает навигацию по закладкам. Закладки можно сортировать по их названию и дате.

Все закладки, установленные на актуальных документах, по умолчанию синхронизируются с новыми действующими версиями этих

88

документов. Но если закладки были установлены на недействующих редакциях или в окне добавления был отключен флажок Открывать актуальную редакцию документа при переходе, то они всегда ука-

зывают на конкретные редакции документов. Для таких закладок в списке выводится префикс с указанием даты, например «(Ред.

от 26.07.2011)».

Функция автоматического переноса закладки в действующую редакцию позволяет не беспокоится о том, что в документ могут быть внесены изменения и фрагмент, на который стоит закладка, устарел.

Структура хранения закладок. Закладки и отдельные доку-

менты могут располагаться в созданных пользователем папках или сразу в корневой папке .

Верхним уровнем для каждой закладки является название документа, в котором содержатся ссылки-закладки на конкретные фрагменты в этом документе. Само название документа также является ссылкой, по которой можно перейти в начало документа.

Во вкладку Закладки и документы можно занести и отдельный документ, не создавая закладку (например, из построенного списка документов) – во вкладке будет содержаться только название этого

документа.
В папках	можно создавать дополнительные папки с помо-
щью кнопки	пиктографического меню или соответст-

вующего пункта контекстного меню (вызывается по правой клавише мыши). Максимальное количество уровней вложенности таких папок с закладками – 10.

Добавление одного документа или фрагмента документа.

Операция занесения одного документа в раздел Закладки и документы может быть осуществлена с помощью:

− кнопки панели быстрого доступа и выбора вклад-

ки Закладки и документы;

−пункта главного меню и выбора вкладки

Закладки и документы;

−пункта контекстного меню (вызывается по правой клавише мыши) и выбора вкладки Закладки и документы;

−клавиши F5 и выбора вкладки Закладки и документы.

Во вкладке Закладки и документы с помощью кнопки можно создать новую папку и в ней разместить нужный документ, либо разместить его в корневой папке .

89

После того как место размещения документа определено, следует нажать кнопку внизу окна. Теперь данным документом

легко воспользоваться в любой момент, вызвав его из окна Избранное. Экспорт и импорт закладок. В системе предусмотрена возможность переноса созданных закладок с одного компьютера на другой (экспорт/импорт), т. е. вы можете создавать закладки, в том числе

ссобственными комментариями, и передавать их коллегам, а коллеги, в свою очередь, могут передавать свои закладки вам. Эта процедура предусматривает передачу служебного файла небольшого размера (этот файл можно, например, передать на флеш-носителе или по электронной почте).

Для передачи (экспорта) закладки пользователю, работающему

ссистемой «КонсультантПлюс» на другом компьютере необходимо выполнить следующие действия:

1)в окне Избранное, на вкладке Закладки и документы, уста-

новить курсор на названии нужной закладки;

2)в контекстном меню (нажать правую кнопку мыши) выбрать команду ;

3)в открывшемся окне Сохранить как выбрать папку (директорию) и присвоить имя файлу, в который будет сохранена закладка;

4)нажать кнопку Сохранить в окне Сохранить как.

Чтобы загрузить (импортировать) закладку в систему, сохраненный файл нужно перенести на другой компьютер (с помощью флеш-носителя, электронной почты и т. п.) и интегрировать его в систему «КонсультантПлюс», установленную на этом компьютере. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1) открыть систему «КонсультантПлюс» и по кнопке перейти на вкладку Закладки и документы;

2)если нужно поместить интегрируемую закладку в конкретную папку с закладками, то следует установить курсор на название этой папки и вызвать правой клавишей мыши контекстное меню. Обратите внимание, что если вы вызовете контекстное меню вне поля какойлибо папки с закладками, включая закладки этой группы, то интегрируемая закладка после установки будет находиться в корневой папке

.

3)выбрать пункт меню .

4)в открывшемся окне найти директорию, в которую был предварительно сохранен интегрируемый файл, и щелкнуть мышью по его названию и нажать кнопку Открыть. После этого закладка должна

90