- •Требования к оформлению документов усорд
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Основные требования к оформлению дел
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Формирование дел. Понятие и основные требования
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Понятие и организация экспертизы ценностей документов
- •Организация работы экспертной комиссии
- •Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •Понятие номенклатуры дел
- •Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначения
- •Методика составления номенклатуры дел
- •Сроковый контроль и контроль выполнения по существу
- •Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле
- •Построение контрольной картотеки
- •Цель создания поисковых систем
- •Признаки, используемые для справочных картотек
- •Технология работы с традиционными картотеками.
- •Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами
- •Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •Цель, задачи регистрации
- •Процедура регистрации
- •Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Нормативное положение о службе одд
- •Принцип разделения труда в процессе управления документацией
- •Анализ структуры документооборота.
- •Должностные инструкции сотрудников
- •Численность службы обеспечения документооборота
- •Положение о службе одд
- •Совершенствование состава и форм документов
- •Основные задачи, функции, права, ответственность службы одд
- •Типовые структуры службы одд
- •Основные понятия и терминология одд
- •Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •Унифицированные системы документации
Унифицированные системы документации
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники. Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации. Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации: 1) по созданию организации; 2) по реорганизации предприятия, организации; 3) по ликвидации предприятия, организации; 4) по приватизации гос. и мун. предприятий, организации; 5) по распорядительной деятельности предприятия; 6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия; 7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия; 8) по приему на работу; 9) по переводу на другую работу; 10) по увольнению; 11) по оформлению отпусков; 12) по оформлению поощрений; 13) по оформлению дисциплинарных взысканий.. Их назначение - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления. Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.