63.Поняття облікових регістрів та їх класифікація.

Після оформлення первинних документів облікова інформація відображається в облікових регістрах.

Регістри бухгалтерського обліку - це спеціальні таблиці певного формату та будови, які призначені для систематизації та групування інформації про документально оформлені господарські операції.

Проведення записів в регістрах називається обліковою реєстрацією, що є окремим групуванням інформації про зміни кожного виду активів, власного капіталу та зобов'язань протягом звітного періоду. В результаті на кінець звітного періоду в регістрах накопичується облікова інформація, яка потрібна для складання звітності підприємства, а також для формування джерела даних для використання в аналітичній роботі, плануванні, розробці бюджетів і в управлінні господарськими процесами. Своєчасність та правильність облікової реєстрації є досить відповідальною ділянкою облікової роботи і набуває значення для ведення бухгалтерського обліку та здійснення інших функцій управління.

Для повного забезпечення облікових потреб у деталізації інформації за напрямками її майбутнього використання в практиці застосовують різноманітні облікові регістри. Можна виділити дві їх групи:

1) типових форм (наприклад, журнали - ордери, Головна книга, Касова книга);

2) довільних форм, які розробляються бухгалтерами підприємств для додаткового узагальнення даних за потребою менеджерів.

Крім того, облікові регістри поділяють на види за такими ознаками:

За зовнішнім виглядом

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, листки.

Бухгалтерські книги складаються з переплетених листів (аркушів), які обов'язково прошнуровуються і нумеруються. На зворотному боці останнього аркуша вказується загальна кількість пронумерованих аркушів, проставляється печатка і підпис головного бухгалтера. На обкладинці зазначається назва підприємства (організації, установи) та код його реєстрації в органах статистики, назва книги та період, на який її заведено (дата початку та закінчення заповнення).

Призначення кожного аркуша книги відповідає або синтетичному рахунку - в Головній книзі, або виду матеріальних запасів - в Книзі складського обліку, або певному робочому дню - в Касовій книзі. Для зручності в Головній книзі синтетичні рахунки проставляються за порядковим номером, а в Книзі складського обліку кожна назва запасів - в алфавітному порядку.

Бухгалтерські картки - це листки цупкого паперу, призначені для довготривалих записів шляхом накопичення (Картки складського обліку, інвентарні картки), зберігаються в спеціальних ящиках або папках як картотека, яку складають за певними ознаками. Для зручності роботи картки певного виду мають однаковий (стандартний) розмір, що особливо актуально для неавтоматизованих ділянок аналітичної облікової роботи, де вони безпосередньо й використовуються. При відкритті карток їм присвоюють номер, що полегшує їх пошук у картотеках. Відповідальність за складання картотек, їх поновлення та правильність записів у картках покладається на працівників бухгалтерії відповідно до посадових обов'язків.

Окремі листки призначені для обліку певної групи господарських операцій (журнали-ордери, відомості тощо). Листки, як правило, за один звітний період (місяць) зберігаються в папках, що дає можливість використовувати їх незалежно один від одного та окремо опрацьовувати.

За будовою або формою

За будовою або формою в практиці розрізняють регістри двосторонні, односторонні, багатографні та шахові.

Двосторонні регістри призначені для реєстрації операцій в двох частинах: дебетовій - зліва та кредитовій - справа. Записи в дебетовій частині проводяться для відображення збільшення активів або зменшення власного капіталу та зобов'язань, записи у кредитовій частині, навпаки, - для зменшення активів або збільшення власного капіталу та зобов'язань. За будовою двосторонні регістри є найпростішими, що пояснює їх широке використання для облікових записів

Кількісно-сумові регістри призначені для аналітичного обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями у натуральних і грошових вимірниках (картки обліку матеріалів, сировини, готової продукції тощо).

Кількісно-сортові регістри використовуються для аналітичного обліку товарно-матеріальних цінностей у розрізі сортів або розмірів і ведуться в основному на складах промислових та торгівельних підприємств з метою оперативного інформаційного забезпечення поточного управління.

Багатографні регістри призначені для ведення різноманітних господарських об'єктів і операцій (Головна книга (табл. 5.4), журнали при журнальній формі обліку, відомості при спрощеній формі ведення обліку, Журнал реєстрації господарських операцій при простій формі обліку).

У багатографних регістрах дебетова або кредитова графи мають підграфи, де розшифровуються записи в кореспонденції за іншими рахунками.

Відмінністю шахових облікових регістрів від багатографних є деталізація оборотів одночасно як по дебету, так і по кредиту певної групи рахунків або всіх синтетичних рахунків за певний період. Такою є шахова оборотна відомість, яку доцільно використовувати для перевірки дебетових та кредитових оборотів за всіма синтетичними рахунками за звітний період.

Характерною ознакою будови шахових регістрів є подання облікових даних за двома ознаками. Так, сума господарської операції повинна відображатися за правилом подвійного запису по дебету одного та кредиту іншого рахунка, тому загальна сума всіх господарських операцій з однаковою кореспонденцією рахунків буде відображатися в шаховій відомості на перетині стовпчика "дебет кореспондуючого рахунка" та рядка "кредит кореспондуючого рахунка". До таких регістрів можна віднести також Оборотно-сальдову відомість при спрощеній формі ведення обліку.

Шаховий принцип будови облікових регістрів базується на балансовому рівнянні, тобто на рівності записів по дебету рахунків та по кредиту рахунків. Використання цього принципу також можливе для характеристики окремих об'єктів обліку за двома іншими ознаками. Наприклад, при складанні бухгалтерських звітів про фонд оплати праці за структурою виплат та підрозділами підприємства, для розшифрування та підсумку всіх витрат підприємства за їх видами та місцем виникнення.