Лабораторная работа № 9 Разработка базы данных (ms Access 2007) Теоретический материал

База данных (БД) – средство организации хранения и управления большим количеством упорядоченной разнородной информации. Обычно ее характеризуют жесткая внутренняя структура и взаимосвязь между отдельными элементами хранящихся данных.

Существует необходимость различать ядро базы данных, средства для управления ею и пользовательский интерфейс. Ядро обеспечивает сохранность введенных данных и возможность оперативного реагирования на поступающие к этим данным запросы. Средства управления отвечают за создание и модификацию БД, добавление в них новых структур, типов данных. Пользовательский интерфейс служит для того, чтобы можно было составлять запросы, а также надлежащим образом оформлять полученные отчёты.

Реляционной считается такая база данных, в которой все данные представлены для пользователя в виде таблиц значений данных, и все операции над базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами. В реляционной базе данных записи, содержащиеся в различных таблицах, имеют определенные отношения друг с другом. Реляционная БД всегда основана на наборе таблиц, связь между которыми осуществляется на основе ключевых полей – столбцов, совпадающих по типу и хранящих информацию об одном и том же объекте. В реляционной базе каждый объект задается записью (строкой) в таблице.

Для обращения к информации, содержащейся в БД, используют системы управления базами данных (СУБД), которые, с помощью специальных языков запросов, могут находить, структурировать, изменять данные и иными способами манипулировать информацией. СУБД предназначены как для создания и ведения баз данных, так и для доступа к данным. В настоящее время насчитывается более 50 типов СУБД для персональных компьютеров. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access и др.

Microsoft Access - самая популярная в мире система управления базами данных (СУБД) для операционной системы Windows. Она может использоваться как автономная и как сетевая СУБД в многопользовательской среде. Система MS Access позволяет:

• создавать реляционные базы данных как совокупность таблиц и сами таблицы;

• анализировать и выводить информацию из БД в удобном для пользователя виде;

• создавать запросы для извлечения нужной информации;

• разрабатывать формы, облегчающие ввод и редактирование информации;

• создавать отчеты, включающие данные, текст и графику.

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для удобного и надежного управления данными, которые хранятся в таблицах. В Access 2007 используются связанные таблицы. Управление данными значительно упрощают шаблоны, которые широко используются в Access 2007.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить данными таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в базе данных и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

Базу данных в Access 2007 можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Шаблоны не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При создании БД данные сохраняются в таблицах — списках строк и столбцов, относящихся к конкретной области. Например, можно создать таблицу «Контакты» для сохранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для сохранения сведений об этих товарах. Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных.

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом. Каждое поле характеризуется своим именем и типом данных, представляющих некоторые значения.

Поля могут содержать данные следующих основных типов:

• счетчик - целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;

• текстовый - тексты, содержащие до 255 символов;

• числовой - числа;

• дата/время - дата или время;

• денежный - числа в денежном формате;

• логический - значения Истина (Да) или Ложь (Нет);

• гиперссылка - ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт).

Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

• размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;

• формат поля - устанавливает формат данных;

• обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице. В качестве ключевого поля таблицы можно использовать следующие поля: код товара, инвентарный номер и т. п.

После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки. Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является родительской (главной), а другая – потомком (подчиненной). Возможны следующие типы связей: «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-ко-многим». Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.

Таблицы заполняются соответствующими данными, после чего с ними можно работать. Для отображения содержимого таблицы кроме обычного табличного режима можно выбрать режим сводной таблицы или режим сводной диаграммы. Переключение режимов осуществляется кнопкой Вид панели инструментов.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются: в запросе, в форме, в отчете, на странице доступа к данным.

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.

Существует несколько различных типов запросов:

• Запросы на выборку содержат набор критериев для выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц.

• Запросы с обобщением предусматривают выполнение вычислений над данными, например, суммы, среднего значения для некоторой группы записей.

• Запросы с параметрами позволяют при исполнении ввести в диалоговом окне один или несколько конкретных значений параметров запроса.

• Перекрестные запросы предназначены для выполнения статистических вычислений в больших объемах данных и представления их в формате электронной таблицы.

• Активные запросы (запросы на изменение) служат для внесения изменений во множество записей. Изменения заключаются в удалении, добавлении, обновлении записей таблиц, а также в создании новых таблиц.

• Специальные запросы, которые могут быть созданы и оптимизированы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В MS Access 2007 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например, итоговые суммы.

Отчеты и формы MS Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм.

Форма – средство интерфейса пользователя БД, используемое чаще всего для просмотра, ввода и редактирования данных в таблицах. Если записи изменяются или вставляются редко, то для ввода, редактирования и отображения данных достаточно использовать таблицу. Но когда данные меняются часто, то более удобным средством является форма. Форма может также служить некоторой защитой базы данных от неквалифицированного пользователя. В форму можно добавить объекты, созданные в других приложениях – например, иллюстрации, диаграммы и др. Наряду с режимом формы можно также задать отображение формы в режиме таблицы, сводной таблицы или сводной диаграммы.

В основе формы лежат данные таблицы или запроса. При изменении данных в форме автоматически изменяются данные в соответствующей таблице или запросе. В форму можно вставить другую форму (подчиненную – отношение «один-ко-многим»).

MS Access поддерживает импорт данных из других приложений и экспорт данных в другие приложения, слияние данных с документами MS Word, анализ данных средствами MS Excel.